電子文件使用的是壹種人類無法讀取的記錄符號——數字代碼，因此人類無法直接閱讀和理解。
比如經過復雜的編碼，人們可以在高倍顯微鏡下看到光盤的直徑不到百萬分之壹。
壹毫米的激光光斑，但無法理解那些光斑的意義。此外，傳輸、存儲
有時內存被壓縮和加密，人們只能通過特定的計算機程序對其進行解碼、解壓縮或解密，恢復到輸入前的狀態才能讀取。
(2)對電子技術和設備的依賴。電子文件的形成和利用依賴於電子環境和技術，只有借助於壹定的設備和技術才能被識別和利用。當生成電子文件的軟件、運行該軟件的操作系統和硬件更新後與原系統不兼容時，需要保存原舊系統並進行改造和遷移以適應新系統，以保證電子文件的可讀性。
(3)信息的可變性。電子文件信息發生變化的原因主要有:第壹，在傳統文件中，載體(如紙張)不僅是信息的載體，而且與呈現的信息融為壹體，使原始信息固化在載體上，信息的原始順序和原始面貌固化在這個特定的載體上，無法改變。電子文件信息與特定載體的分離性導致載體不再具有固化信息的功能。計算機系統中信息的相對獨立性，使得人們添加、刪除和更改信息非常方便。信息可以在不同載體之間傳遞，動態文檔中的數據不斷更新或自動補充。其次，電子文件載體性能的不穩定性可能會引起文件中信息的變化。到目前為止，電子文件存儲介質的物理壽命(保證存儲數據不丟失的時間)遠不如紙張，存儲在磁介質上的數據容易因材料的氧化變質和磁場的影響而被破壞。因此，必須定期復制原始載體上的數據，以使其保持不斷更新的狀態，防止信息丟失。這從電子文件存儲介質的不斷升級就可以看出來。比如軟盤從5寸變成3.5寸，再到現在的可移動u盤取代3.5寸軟盤，用了不到10年，光盤的規格也在變化。從存儲技術的發展來看，可以預見在不久的將來會出現容量越來越大的新型存儲介質。升級後的計算機軟硬件不再兼容舊的存儲介質，這就需要人們將原存儲介質上的信息轉換到新的存儲介質上，或將原文件遷移到新的技術環境中，以保證文件的可訪問性和可讀性。在轉換和遷移過程中，由於操作和其他原因，信息的丟失或失真有時是不可避免的。
(4)信息與載體的可分性。自古以來，壹切形式的信息記錄，無論是文獻還是書籍，都被固定在某壹載體上，成為不可分割的“實體”。比如墨水必須附著在紙上才能形成文字或圖形，文件的使用和流通都是以這種物理形式實現的。用於正式場合
就文件而言，內容和初始標記同時固定在載體上，給文件打上了明顯的原始烙印。在電子文件中，信息不再與原始記錄載體捆綁在壹起，沒有物理意義上的固定物理狀態或物理位置，而是可以同時存在於不同的載體上或相互轉化，其存儲空間可以根據需要隨時改變或擴大或縮小，也可以通過網絡傳輸到異地的計算機終端，但其內容並沒有改變。
(5)信息的可用性。對於紙質文檔來說，只有在特定的時間和地點能夠接觸到它的人才能閱讀它。電子文件可以不受此限制，因為電子文件的處理環境是計算機或網絡。如果故意不采取措施，可以使用網絡上的任何終端設備讀取某個設備中存儲的電子文件。另壹方面，壹個終端上的電子文件也可以同時發送到幾個網絡終端，就像發布文告壹樣。電子文件的信息擺脫了紙質文件的時空限制，通過網絡進行傳播和交流，供用戶隨時隨地查閱和使用，實現檔案資源的信息共享，為用戶提供更好的服務。
(6)各種信息載體的整合。傳統紙質檔案主要承載文字和圖形信息，而電子檔案可以將文字、圖形、圖像、影像、聲音等多種信息形式有機結合。這種文件稱為“多媒體文件”。多媒體檔案集圖片、文字、聲音、圖像於壹體，能夠更加真實、生動地再現當時的活動，從而強化了檔案對於社會活動的記憶和再現功能。在多媒體技術制作的文件中，文字、圖像、聲音等各種信息都是用二進制數表示的。它和文本文件壹樣，可以同時在屏幕上顯示和輸出，並可以通過網絡快速遠距離傳輸。