電子檔案和紙質檔案有什麽區別？下面我就帶大家了解壹下！
根據？中國人民檔案法？檔案是指過去和現在的國家機構、社會團體和個人直接參與社會實踐，並保持了各種形式的活動，形成了歷史價值的記錄。它是人們社會實踐的文件，被有意識地保存下來。本文件所使用的文件只需要直接形成的文件，其目的是滿足信息資源的利用，為社會上有需要的人創造更多的物質和精神財富。因此，檔案是人類記憶的基礎，是人類生命發展的基礎。隨著電子檔案的興起，傳統的檔案管理受到了挑戰和質疑。甚至有人認為，在電子檔案興起的今天。我們完全沒有必要研究紙質檔案，因為未來的檔案世界將由電子檔案主導。的確，隨著網絡信息技術的發展，檔案信息的利用，無論是內容還是方式，都發生了巨大的變化。那麽，這是否意味著紙質檔案的研究已經完全失去了意義？對此，我想談談自己的看法:
壹、電子檔案與紙質檔案在管理上的區別
所謂紙質檔案，就是以紙張為信息記錄載體的檔案。所謂電子文件，就是利用計算機技術形成的，以代碼形式存儲在特定介質(如磁盤、磁帶、光盤)中的文件。電子檔案作為壹種高科技產品，在越來越受到人們關註的今天，但歷史悠久、至今仍廣為流傳的紙質檔案壹直是人們關註的焦點。具體如下:
1，文件收集和歸檔的區別
紙質檔案的收集是指文件處理部門對處理過的文件材料進行清理，將所有具有參考價值的文件收集起來，按照文件在來源、內容、時間、形式等方面的歷史關系進行分類，然後移交給檔案部門。電子文件的接收比紙質文件更復雜。接收電子文件的方式可以是向檔案部門移交軟盤、磁帶或光盤，也可以是輸入檔案部門網絡和文件指定的地址，通過網絡移交。
電子檔案的歸檔時間與傳統檔案不同，紙質檔案的歸檔時間壹般分為兩類；壹是文件形成後第二年上半年歸檔，主要用於行政公文；二是立項後歸檔，主要用於科技文件。電子文件必須在歸檔後隨時歸檔，或在壹定時期內定期歸檔。文件形成部門通過網絡發送到檔案部門，用電子數字簽名蓋章，檔案人員接收登記。紙質文件的歸檔非常直觀，易於識別。
2、檔案鑒定工作中的區別。
紙質檔案的價值鑒定往往要進行多次，分為資格審查、確定年限、價值審核三個階段。文件歸檔前的價值鑒定是資格審查，即對文件進行逐壹審查，確定其保管價值和保管期限，歸檔後的價值鑒定是價值審查。壹份完整的卷子電子文件的鑒定必須在文件形成之初進行。無論是電子檔案的鑒定，還是紙質檔案的鑒定，都是對其保存價值的判斷和預測。不同的是，在電子文件的判斷過程中，要充分分析文件的內容和壹些形式特征，因為對於電子文件來說，技術狀況與文件的真實性、可讀性和適用範圍密切相關，可以對其保存價值產生直接影響。電子文件的鑒定可以分為內容鑒定和技術鑒定兩個方面。電子檔案內容鑒定的原則、標準和方法與紙質檔案基本相同，但保管期限並不完全適用於電子檔案。技術識別包括可讀性識別、無病毒識別和媒體識別。
3.文件分類和整理過程中的差異。
由於電子文件信息與載體的可分性，檔案實體的分類也可能被概念分類所代替，因為實體分類的結果只能反映壹種屬性聯系。這種單行排列是人工操作和管理檔案的需要，實體整理是對文件實體進行分類，實現圖書館(室)的有序排列。在紙質文檔管理中，實體排列的結果直接關系到訪問和查詢。電子文檔可以通過計算機系統進行快速、有效、多角度的排序，不再需要像紙質文檔那樣進行排序；電子文獻的物理整理只是指對脫機保存的磁盤、磁帶、光盤的簡單分類，整理的結果與聯機檢索中的信息查詢沒有直接關系。不同的用戶可以根據不同的需求，利用辦公自動化系統對電子文檔進行自由組合和分類。
4.文件保存的差異。
紙質檔案的保護性管理是指檔案的庫房管理，是整個檔案管理的基礎。傳統檔案的存儲對象是紙張、磁帶、膠片等物理載體。這些載體存儲的信息少，占用的空間大。他們的倉庫管理要求倉庫溫濕度適宜:溫度14度到20度；相對濕度應在50%至60%之間，並有防火、防水、防潮、防黴等有效的防護措施。紙質檔案大全電子檔案多為磁性材料制成，其存儲環境和防護設備與紙質檔案有明顯區別。電子文件的存儲載體信息容量大，文件的軟盤、磁帶、光盤的架長和占用空間很小，便於檔案倉庫的管理。不需要太大的空間存放，但對環境溫濕度、防磁等條件要求較高。要嚴格控制倉庫的溫濕度，配備除塵、防火、防紫外線、防強磁場等。
5、電子文件與紙質文件在使用方法上的區別
(1)，檔案利用需求模式差異
為了滿足紙質檔案利用的需求，檔案使用者必須親自到檔案室檢索，需要人工瀏覽查找。文件檢索很麻煩，需要大量的工作。論文全集紙質文件制作檢索工具的使用界面突出了單壹性，文件檢索需要瀏覽大量頁面。電子檔案利用需求檢索是以計算機閱讀為媒介，在計算機上進行的，需要通過網絡傳輸快速查找和檢索的檔案利用需求方式。
(2)檔案利用需求載體的差異。
與檔案利用需求的載體相比，電子檔案利用與紙質檔案利用有著明顯的區別。無論采用何種技術和方法，當具有長期保存價值的信息被刻錄在載體上時，所形成的文件就可以脫離其技術和方法而獨立存在。人們可以不依靠任何技術來識別檔案的內容、載體和結構形式，而檔案的內容壹旦相互關聯，就永遠無法分離。
電子檔案利用的需求途徑依賴中介？計算機、網絡、檔案等信息傳播方式多樣化。紙質檔案的文字具有個人筆跡的特征，且在書寫用墨上與舊的不同，不易塗改和偽造。通過提供檔案原件、檔案復制件或復制品、檔案信息加工品，檔案信息的利用不受時間和空間的限制，可以利用進入網絡的開放檔案。電子檔案的全文數字化使計算機能夠進行各種形式的信息處理和分析，不僅提供原始檔案供閱讀，還可以根據用戶的需要對信息進行分類。
二、電子文件和紙質文件的特點
電子文檔不再是直觀的紙質文檔，它需要借助現代化的辦公設備來閱讀和使用；可以用計算機等現代辦公設備直接處理和傳輸。電子文檔的使用可以享受，不再受時間和距離的影響；而且保存條件和環境要求也不同於紙質檔案。對保存場所的面積要求低，對溫度、濕度、防磁等環境條件要求高。
紙質檔案的特點是:信息與載體的依賴性、檔案信息的原始憑證性和信息存儲介質的持久性。因此，紙質檔案作為兩種媒體檔案，與電子檔案有所不同，如:紙質檔案是穩定的、非活動的、靜態的、永久的、固定的；電子檔案具有不穩定性、非永久性、動態性、活動性和移動性。
第三，正確處理電子文件與紙質文件的關系
目前，電子檔案與紙質檔案並存的局面已經形成，電子檔案與紙質檔案共同管理是檔案界面臨的新課題。
兩種不同載體的檔案各有特點。既有相對性和獨立性，又有統壹性，我們具體的實際工作卡。既要堅持檔案管理的基本原則，又要避免將紙質檔案的理論和方法生搬硬套到電子檔案中。基於這壹出發點，隨著科學技術的發展，我們建立了電子檔案管理的理論、方法和技術，而不是壹味地將紙質檔案制作成電子副本，造成不必要的財力物力浪費。只有這樣，才能真正重視電子檔案，做好電子檔案的管理工作，正確對待紙質檔案，使其繼續發揮應有的作用。只有將二者有機地結合起來，充分發揮各類檔案信息資源的作用，才能更好地服務於社會。
目前，計算機在中國的普及和利用呈上升趨勢。計算機處理漢字代替傳統的打字方法，使用電子文檔制作紙質文檔已經相當普及。辦公自動化和自信自動化發展迅速，電子檔案取代紙質檔案是大勢所趨。但是，根據目前電子檔案管理的技術和實際發展情況，電子檔案和紙質檔案在壹定時期內將繼續並存。
所謂電子檔案和紙質檔案並存。是指在同壹檔案館(室)長期歸檔的同壹類檔案信息內容。既要保存電子文件，也要保存紙質文件，就是把壹些需要永久、長期保存，需要維護、存檔的電子文件及時從電腦上復制下來，輸出為紙質文件，進行日常保存。繼續使用傳統的文件形式，以保持其原始性、證據性和權利性，或者輸入壹些經常需要傳輸和聯網的開放紙質文件，轉換為電子文件，以滿足檔案信息資源的需要。
；