需要註意的事項
1.考慮到壹切，要成功舉辦壹個會議，尤其是大型會議，需要考慮很多問題，比如會議時間是否能保證所有人都能參加，是否有外賓來訪，公司是否出貨；不能參加的是否有代課老師，如何聯系；會議主席、主持人、記錄人和現場服務人員的安排是否適當；會議需要什麽輔助設備，誰負責；會議預計持續多長時間，等等。只有提前做好準備，才能確保會議的順利進行和圓滿結束。
選擇壹個合適的見面地點
2.會議地點有多種選擇，最常用的是公司會議室；有時候公司會安排員工周末去風景優美的度假村，壹邊開會壹邊休假；至於大型和重要的會議，您可以租用酒店場地。無論采用哪種方式，對場地的基本要求都是壹樣的，就是場地要舒適寬敞，隔音好，采光通風好，無其他幹擾，最好有窗簾，放投影資料時容易看清，安靜不吵鬧，空調好，插座、電源、白板、麥克風等設備齊全。
3.記下會議的相關事項。
在會議準備過程中，所有與會議有關的事項，如時間、地點、會議議程等。，應以書面形式記錄下來，以便在後續工作中參考。關於會議的決定和通知要打印出來發給相關人員，不能只是口頭上的。俗話說“言之無物”，有時候秘書已經通知了各個部門的負責人，但是有些人壹忙就忘了，壹定要認真做好工作。
場館設備準備
現代會議離不開各種輔助設備，各種輔助設備要在會議召開前準備好。
1.桌椅，名牌(現代高端會議室用桌面智能終端取代傳統名牌)，茶葉。
桌椅是最基本的設備，可以根據會議需要擺放成圓桌或者報告式。如果參加會議的人比較多，壹般采用報告式，不需要準備座位卡。如果參加會議的人較少，壹般應采用圓桌式，並制作座位牌，即名牌，使與會者坐得方便。但為了提高會議水平，滿足現代化會議的需求，壹般采用可重復使用的桌面智能終端，推進無紙化進程，真正體現綠色會議和智能會議的需求。
開會喝茶最好準備礦泉水，因為每個人口味不同。有人喜歡茶，有人喜歡飲料，有人喜歡咖啡，所以如果沒有特別的要求，礦泉水是大家最能接受的選擇。
2.簽到簿、花名冊、會議議程
簽到簿的作用是幫助妳知道參加會議的人數和他們是誰。壹方面使會議組織者能夠發現是否有人缺席，另壹方面使會議組織者能夠根據簽到本安排下壹步的工作，比如用餐和住宿。打印花名冊可以方便會議主席和與會人員盡快掌握與會人員的相關信息，加深了解，相互熟悉。
3.黑板、白板和筆
在某些場合，參與者需要在黑板或白板上書寫或繪制圖片來說明問題。雖然電教設備發展很快，但傳統的表達方式仍然受到很多人的喜愛，在黑板或白板上即興表達，方便快捷。此外，粉筆、萬能筆、橡皮擦等配套工具也必不可少。
4.各種視聽設備
現代科技的發展帶來了投影儀、幻燈機、錄像機、激光筆或教鞭等視聽設備，為人們提供了極大的便利。開會前，要檢查各種設備是否能正常使用。如果妳想使用幻燈機，妳需要事先制作幻燈片。錄音機和攝像機可以完整地記錄會議的過程和內容，有時還需要馬上把會議的結論或建議打印出來，所以需要準備壹個小型的復印機或打印機。
5.信息和樣品
如果會議是商業報告或產品介紹，那麽相關的資料和樣品是必不可少的。比如介紹壹個新產品的時候，泛泛而談是無法給人留下深刻印象的。如果妳展示壹個具體的樣品，逐壹介紹它的特點和優點，妳的印象會深刻得多。
6.標誌、背景板和展板
會標壹般指會議名稱和會議口號橫幅。
很多會議為了增強會議效果，把logo美化渲染成會議背景板(通過畫圖片)，尤其是壹些特殊的會議，比如黨代會，可以在圖片上畫黨徽、黨旗，節省會議成本和準備時間。但在使用噴繪寫真時，壹定要註意環保材料的使用，否則噴繪寫真散發出的刺鼻氣味不僅會影響會議紀要，還會對與會人員，尤其是坐在主席臺上的人的健康造成危害。
為了渲染壹個會議或活動，在會場內外放置展板是壹種有效的方法。
會議禮儀-在會議之前
請檢查您的工作狀態。除了在妳的工位上花費的時間和電話溝通的時間，還有哪些其他的溝通方式？這是會議交流。下面說說開會要註意哪些禮儀。
根據與會人員，會議基本上可以分為外部會議和內部會議。公司的外部會議可以分為產品發布會、研討會、座談會等。
內部會議包括每周例會、每月例會、年終總結會、表彰會、計劃會議。
下面以壹次對外會議為例，談談商務禮儀中需要註意的壹些細節。我們把會議分為會前、會中、會後。
開會前
在會前準備工作中，我們需要註意以下幾個方面:
會議開始時間和持續時間
地點-確定會議地點
世衛組織會議與會者
什麽-會議主題
其他-班車服務、會議設備和材料、公司紀念品等。
妳應該告訴所有的與會者會議什麽時候開始，持續多長時間。這將使參與者能夠很好地安排他們的工作。
地點是指會議將在哪裏舉行。註意會議室的布置是否適合開會。
Who-people，以外部客戶參加的公司外部會議為例，誰來參加會議，誰來參加公司，是否邀請了合適的外部嘉賓參加會議。
會議的主題是討論什麽問題。
其他——會議文章的準備就是根據會議的類型和目的需要什麽文章。如紙、筆、筆記本、投影儀等。妳需要咖啡、小吃等嗎？
會議禮儀-在會議期間
會議期間，我們需要註意以下幾個方面:
(1)會議主持人
主持會議時要註意介紹與會人員，控制會議進程，避免跑題或優柔寡斷，控制會議時間。
(2)會議座位的安排
壹般來說，會議座位的安排分為兩類:方桌會議和圓桌會議。
壹般來說，會議室都有長方形的桌子，包括橢圓形的桌子，稱為方桌會議，方桌可以體現主次。
在方桌會議中，要特別註意座位的安排。如果只有壹個領導，那麽他壹般坐在這個長方形短邊的這壹邊，或者相對靠內的位置。也就是說，會議室的門是參照點，裏面是主賓的位置。如果會議由主人和客人雙方參加，他們通常坐在兩側，主人坐在會議桌的右側，客人坐在左側。
還有壹種就是盡量避免這種主次的安排，以圓桌為布局，也就是圓桌會議。在圓桌會議中，不必拘泥於那麽多的禮節，只要記得以門口為基準，更靠近裏面的位置為主座即可。
會議禮儀-會後
會後，我們應該註意以下細節，以顯示良好的商務禮儀。主要包括:
會談要形成書面成果，即使沒有書面成果，也要形成階段性決議，落實在紙面上，也要有專人負責相關事項的跟進；
送公司紀念品；
參觀，比如參觀公司或者廠房。
必要的話，來個合影。