會議室是開會的場所，同時又是放置會議電視設備的場所，因此會議室的設計合理性決定了會議電視圖像的質量，也直接影響了開會的效率。完整的視訊會議室規劃設計除了可提供參加會議人員舒適的開會環境外，更重要是逼真地反映現場（會場）的人物和景物，使與會者有壹種臨場感，以達到視覺與語言交換的良好效果，由會議室中傳送的圖像包括人物、景物、圖表、文字等應當清晰可辨。
二．會議室的類型、大小與環境
1、會議室的類型
會議室的類型按會議的性質進行分類，壹般分為公用會議室與專業性會議室。公用會議是適應於對外開放的包括行政工作會議、商務會議等。這類會議室內的設備比較完備，主要包括電視機、話筒、揚聲器、受控攝像機、圖文攝像機、輔助攝像機(景物攝像等)，若會場較大，可配備投影電視機(以背投為佳)。專用性會議室主要提供學術研討會、遠程教學、醫療會診，因此除上述公用會議室的設備外，可根據需要增加供教學、學術用的設備，如白板、錄像機、傳真機、打印機等等。
2、會議室大小
會議室的大小與電視會議設備，參加人員數目有關。可根據會議通常所參加的人數多少，在扣除第壹排座位到主席臺後的顯示設備的距離外，按每人2m2的占用空間來考慮，甚至可放寬到每人占用2.5m2的空間來考慮。天花板高度應大於3m2。
3、會議室的環境
會議室內的溫度、濕度應適宜，通常考慮為18～25℃的室溫，60％～80％濕度較合理。為保證室內的合適溫度、合適濕度，會議室內可安裝空調系統，以達到加熱、加濕、制冷、去濕、換氣的功能。會議室要求空氣新鮮，每人每時換氣量不小於18m3。會議室的環境噪聲級要求為40dB(A)，以形成良好的開會環境。若室內噪聲大，如空調機的噪聲過大，就會大大影響音頻系統的性能，其它會場就難聽清該會場的發言。
三、會議室的布局、照度、音響效果
會議電視室除了規定要求的布局必須嚴格執行外，可適當靈活布置。下圖是壹個比較典型的電視會議室的布置圖：
整個會議室的顯示設備分為兩個部分，壹個是主席臺後的投影（或背投電視），它負責為與會代表提供本會場和另壹會場的圖像顯示，壹個是主席臺前的4臺電視，它們分為兩組，負責為主席臺領導顯示本會場圖像和另壹會場圖像。
圖像采集設備也分為兩組，主攝像機安裝在會場中央，實時采集主席臺圖像，另壹組全景攝像機安裝在會議室右前部，對會場全景進行拍攝。兩組攝像機均應為受控攝像機，可由會議電視設備進行控制。
揚聲器在會議室的前後各安裝壹對，為了獲得更好的聲音效果，要求距墻壁和電視機至少壹米。
2、會議室的布局
影響畫面質量的另壹因素，是會場四周的景物和顏色，以及桌椅的色調。壹般忌用“白色”、“黑色”之類的色調，這兩種顏色對人物攝像將產生“反光”及“奪光”的不良效應。所以無論墻壁四周、桌椅均采用淺色色調較適宜，如墻壁四周米黃色、淺綠、桌椅淺咖啡色等，南方宜用冷色，北方宜用暖色，使所提供的視頻電平近似0.35V。攝像背景(被攝人物背後的墻)不適掛有山水等景物，否則將增加攝像對象的信息量，不利於圖像質量的提高。可以考慮在室內擺放花卉盆景等清雅物品，增加會議室整體高雅，活潑，融洽氣氛，對促進會議效果很有幫助。
從觀看效果來看，監視器的布局常放置在相對於與會者中心的位置，距地高度大約壹米左右，人與監視器的距離大約為4－6倍屏幕高度。各與會者到監視器的水平視角應不大於60度。所采用的監視器屏幕的大小，應根據會議電視的數據速率，參加會議的人數，會議室的大小等幾方面的因素而定。對小型會議室，只需采用29寸至34寸的監視器即可，或者大會議室中的某壹局部區采用；大型會議室應以投影電視機為主，都采用背投式，可在酌情選擇電視機的大小，最好將電視機置於會議室最前面正對人的地方。
3、會議室照度
燈光照度是會議室的基本必要條件。攝像機均有自動彩色均衡電路，能夠提供真正自然的色彩，從窗戶射入的光(色溫約5800K)比日光燈(3500K)或三基色燈(3200K)偏高，如室內有這兩種光源(自然及人工光源)，就會產生有藍色投射和紅色陰影區域的視頻圖像；另壹方面是召開會議的時間是隨機的，上午、下午的自然光源照度與色溫均不壹樣。因此會議室應避免采用自然光源，而采用人工光源，所有窗戶都應用深色窗簾遮擋。在使用人工光源時，應選擇冷光源，諸如“三基色燈”(R、G、B)效果最佳。避免使用熱光源，如高照度的碘鎢燈等。會議室的照度，對於攝像區，諸如人的臉部應為500LUX，為防止臉部光線不均勻(眼部鼻子和全面下陰影)三基色燈應旋轉適當的位置，這在會議電視安裝時調試確定。對於監視器及投影電視機，它們周圍的照度不能高於80LUX，在50～80LUX之間，否則將影響觀看效果。為了確保文件、圖表的字跡清晰，對文件圖表區域的照度應不大於700LUX，而主席區應控制在800LUX左右。
4、會議室的音響效果
為保證聲絕緣與吸聲效果，室內鋪有地毯、天花板、四周墻壁內都裝有隔音毯，窗戶應采用雙層玻璃，進出門應考慮隔音裝置。
根據聲學技術要求，壹定容積的會議室有壹定混響時間的要求。壹般來說，混響的時間過短，則聲音枯燥發幹；混音時間過長，聲音又混淆不清。因此，不同的會議室都有其最佳的混響時間，如混響時間合適則能美化發言人的聲音，掩蓋噪聲，增加會議的效果。具體混響時間的計算公式如下：
T=KV/{S[-2.3lg(1-a)]+4MV}
式中：
K為房間形狀的參變量，壹般取0.161；
V為房間容積（m常
S為房間內吸聲物總表面面積（m玻
a為室內平均吸聲系數；具體計算方法如下：
α =（∑S i α i+ ∑N j α j）/ S
式中： S —— 室內總表面積；
S i —— 室內各部分的表面積；
α i —— 與表面Si對應的吸聲系數；
N j —— 人或物體的數量；
α j —— 與Ni對應的吸聲系數。
M為聲音在空氣中的衰減系數；相對濕度70%時約為：1000Hz 0.0012
4000Hz 0.0062
6000Hz 0.0134
8000Hz 0.0200
10000Hz 0.0250
T為混響時間（s）；
會議室的高度大約在4m的情況下，容積<200m3的最佳混響時間為0.3～0.5s，200～500m3時為0.5～0.6s，500～2000m3為0.6～0.8s。
四、會議室供電系統
為保證會議室供電系統的安全可靠，以減少經電源途徑帶來的電氣串擾，應采用三套供電系統。壹套供電系統作為會議室照明供電；第二套供電系統作為整個終端設備、控制室設備的供電，並采用不中斷電源系統(UPS)；第三套供電系統用於空調等設備的供電。
接地是電源系統中比較重要的問題。控制室或機房、會議室所需的地線，宜在控制室或機房設置的接地總線上引接。如果是單獨設置接地體，接地電阻不應大於4W；設置單獨接地體有困難時，也可與其它接地系統合用接地體，接地電阻不應大於0.3W。必須強調的是，采用聯合接地的方式，保護地線必須采用三相五線制中的第五根線，與交流電流的零線必須嚴格分開，否則零線不平衡電源將會對圖像產生嚴重的幹擾。