壹般情況下，單位及其工作人員在正式的公務交往中使用的信函也稱為公函。與普通信函相比，由於公函是在正式場合使用，所以通常在禮儀上有更多的標準和規範要求。
壹般來說，公司員工在使用公函時，要註意五個要點:用詞禮貌、表達清楚、內容完整、格式正確、文字簡潔。因為在英語中，謙恭、清晰、完整、正確、簡潔等五個詞都是以字母C開頭的，這五點也被稱為商務信函寫作的五C法則。
具體來說，在使用公函時，主要是在寫信和申請信中使用禮儀規範。此外，寫電子信函時也要註意遵守他們的禮儀規範。
首先，寫信
寫商業信函時，妳必須對信函的內容和格式三思而行。以下五個具體問題應該引起重視。
1.
壹封普通的公函由三部分組成:頭、體和尾。作為公函的開頭，擡頭絕不是可有可無的，而是要仔細推敲。
平視的基本內容包括稱謂和稱謂，兩者都要根據具體對象區別對待，力求恰當。
第壹，稱謂準確。寫信時，妳應該用頭銜稱呼收信人。在稱呼收件人時，必須註意以下四點:
首先，名字和頭銜必須正確。在任何公函中，絕對不允許寫錯收信人的姓名和頭銜。稱呼收信人時，有時可以只稱呼他的姓而省略他的名，但稱呼他的名或不稱呼他的姓是不合適的。
二是允許使用直接發函的相關單位或部門作為頭中的稱謂。很多時候，直接把相關單位或部門作為受禮人，在禮儀上是允許的。
第三，可以用中性名詞稱呼收件人。當收信人性別不明確時，用董事長、經理、董事、首席代表等性別中性的稱謂稱呼對方比較穩妥。
第四，避免濫用稱謂。第壹次給別人寫信時，千萬不要濫用妳的地址。當收件人的性別不明確時，不應使用先生和女士等稱謂。不要為了省事，稱呼收件人為先生/女士，不要亂用閣下、老板、相關人等特殊稱呼。
第二，稱謂語到位。在稱呼語之前，有時有必要使用稱呼語。所謂稱謂，就是提高稱謂的用詞。在公函中使用稱呼語的關鍵是要到位。壹般情況下，公函中最標準的稱呼是尊敬。普通的公函不用稱呼也可以寫。社交場合使用的尊稱、太監、君鑒等古典敬語和涉外場合使用的親愛的、我的等西方敬語壹般不適合普通公函。
2.文本
在公函中，正文是核心內容。寫課文時，壹定要註意主題明確，邏輯嚴密，層次清晰，語句通順，用詞正確，言簡意賅。寫公函正文要特別註意以下幾點。
第壹，註意自用。在公函中，寫信人使用的人稱是相當講究的。如果妳想表示友好和自然，妳應該使用第壹人稱。如果意圖是表明生意是正式的、嚴肅的，妳可以用第三人稱。
第二，主要內容前置。標準公函的內容應該像壹個倒金字塔，越是重要的內容越應該放在前面。所以，在正文的開頭，妳要說妳認為應該告訴收信人的話，收信人最想知道的話。
三是簡化長度。無論如何，壹封拖拖拉拉的公函都會讓人覺得極其無聊，所以在寫公函的時候壹定要註意控制篇幅，力求簡潔。總的來說，短篇幅、短段落、短句子、短詞匯是寫公函必須遵守的鐵律。
第四，壹封信只討論壹件事。為了保證公函的有效性，盡量減少公函的篇幅，壹封信最好只討論壹件事。這樣既能突出主題，又能限制篇幅。
第五，語言平易近人。雖然是寫公函，但寫信人要盡量做到生動活潑，親切自然，不要太俗，也不要太清高。
第六，信息正確。應確保公函傳達的信息是正確的。為此，要做到以下幾點:避免寫錯字、用錯標點符號；防止成語、典故、外語的濫用；不要用太生僻的詞或容易引起歧義的例子。
第七，字跡幹凈整潔。壹般來說，正式的公函最好打印出來，不要手寫，這樣才能保證其整潔。即使需要手寫，也要避免隨意塗抹和填充。另外，不要在行和空格之外寫字，不要掉字，不要用漢語拼音代替生詞。
八是防止泄密。普通公函不應該字裏行間直接或間接涉及商業機密。如果打算郵寄或者快遞，這壹點要特別註意。
結束
公函最後壹部分的結尾，對寫作的基本要求是全面具體。壹般來說，公函的結尾由以下六個具體部分組成:
首先是問候。是從寫信人到收信人的例行祝福，內容多為既定，可酌情使用，但不適合空缺。
二是附帶問題。意思是寫信人順帶問候收信人身邊的人，或者不問候收信人身邊的人。補充問題可以用也可以不用。
第三是補語。是正文寫完後需要補充的內容，所以也叫後記。壹般的公函最好不要用補語。如果需要使用補語，要註意三點:單字不排隊；單行不構成壹頁；字數不宜過多。
第四是簽名。在公函中，簽名應該是寫信人的全名。必要時也可附其行政職務、職稱、學術職稱。如果是打印的信，最好是簽名人親自在信上簽名。
第五是日期。簽字後要註明具體的書寫日期。為了嚴肅起見，日期越具體越好。必要時至少指定某年某月某日某時。
六是附件。壹些公函的末尾，往往會附上其他相關文件。附件壹般應放在公函之後，但應在信中註明其具體編號、頁數和名稱，以便收信人檢查和查閱。
密封信件
通過郵寄或者快遞方式送達的公函應當加蓋印章。寫篆書，既要認真，又要遵守其基本規範。我們應該特別註意以下五點。
第壹，地址詳細。在寫求職信的時候，為了保證收信人及時收到信，或者保證信被退回時不會丟失，收信人和寄信人雙方的具體地址都必須仔細寫明。不僅要寫省、市、區、街道、門牌號，還要寫單位、部門。
第二，名字沒錯。在封條上，收件人和發件人的名字都要寫對。單位或部門為接收方時，還應註明其正確全稱。
三是慎用高雅語言。在正式信函的封面上，經常使用壹些優雅的語言。都有壹定的規則，不能濫用。具體包括:壹、郵遞員給收件人的地址。它們寫在收信人的名字後面，如小姐、先生、老師等。不是寫信人對收信人的稱呼，所以不宜用大人、好侄子之類的。第二，未封口的話。要求收信人打開信封是壹種禮貌的表達方式，如開、關、合等。，壹般寫在收件人姓名和郵遞員地址之後。第三，封字。表明寄信人在封信時的恭敬之意，如封、留封等。密封的話應該寫在寄信人的名字後面。沒有必要為沒有密封的信件重新發明輪子。
第四，不缺郵編。通過郵局遞送的公函必須清楚地標明收件地址和郵寄地址的郵政編碼。缺少郵政編碼或郵政編碼不正確的公函可能會導致遲到甚至丟失。
五是格式標準。寫印章通常有壹定的格式可循。橫信封有橫信封的寫法，豎信封有豎信封的寫法；國內信件有國內信件的信封格式，國際信件有國際信件的信封格式。寫公函時，妳必須小心謹慎。
5.工具
寫公函，尤其是手寫的公函，壹定要用壹些必要的工具。使用這些工具時，要符合基本的禮儀規範。下面，著重介紹壹些手寫信件對其使用工具的基本要求。
壹個是文具。文具也叫文具。公函使用的文具應當規格統壹，紙質優良，美觀大方。
，統壹印刷。平時不宜用其他單位的文具寫公函，也不要用本單位的文具寫私信。
第二個是信封。公函使用的信封可以是市場上銷售的標準信封，也可以是單位統壹印制的專用信封。不宜用自制信封寄送公函，或使用其他單位使用的信封寄送本單位的公函。商業信函信封的大小應該與其容量相稱。它的紙張質量和顏色應該與信箋相匹配。
第三是筆。寫公函時，通常應該用鋼筆或毛筆。如果用鉛筆或圓珠筆寫字，往往會讓人覺得不太正式。
第四是墨水。用毛筆寫信，最好用黑墨水；如果妳用鋼筆寫信，妳應該用黑色或藍黑色墨水。不應使用純藍色墨水，因為其字跡難以長期保存。使用其他顏色墨水有嘩眾取寵之嫌，不可取。
二、申請信
在公務交往中，應根據實際需要和具體情況使用信函。因其具體目的不同，有聯系信、通知函、確認信、感謝信、推薦信、拒絕信等。常用的員工往往有不同的書面要求。在應用不同類型的公函時，我們不僅要遵守它們相同的要求，還要考慮到它們各自的特點。
1.聯系信
聯系信，也叫聯絡信，是壹種用來培養客戶關系，與客戶保持聯系的特殊信件。使用聯系信的目的不僅是為了證明自己的存在，也是為了和客戶保持聯系，培養他們的好感，加深他們對自己的印象。壹般來說，要定期給客戶發聯系信。寫聯絡信時，通常有以下五點需要註意:
壹是找個合適的借口寫。這樣，就不會讓對方覺得不可思議。節日生日祝賀，發簡報都是很好的借口。
二是簡單介紹壹下自己的情況。互相通報自己和所在單位的發展變化，可以讓對方更加了解自己和所在單位。
三是表達對對方的關心。在介紹妳的情況之前，妳可以向對方表達妳真誠的關心。比如，妳可以告訴自己妳對對方成就的了解，或者為此祝賀對方，等等。
第四，相機表明合作意向。在聯系信中，我不妨簡單介紹壹下我與對方進壹步溝通合作的意向。
五是靈活掌握友好措施。聯系信不是切題的商務信函，所以篇幅要短，語氣要友好，主題要在聯系之上。
2.通知函
通知函，又稱通知信。主要用於向外界通報某筆交易的具體情況或某項業務的具體進展。從某種意義上說，通知函往往能在壹定程度上起到聯系函的作用。寫通函時，要註意以下五點:
首先是介紹客觀情況。通函的主要作用是向有關方面通報事態的發展變化，而不是就此展開討論或爭論。
二是註意介紹的連續性。通函在介紹當前情況時，要註意與前壹封信的呼應，這樣才能使妳的介紹連貫壹致。
第三是告知我們未來的計劃。在介紹客觀情況的同時，也要告知接受者我們自己的對策和已經采取的行動。
四是促進相互合作。通函的目的之壹是促進收件人和發件人之間的合作。
第五，表達含蓄委婉。無論是介紹自己的倡議，還是催促對方參與，表達都要委婉含蓄。盡量避免直言不諱，強迫別人做事，或者嘮叨。
3.確認信
確認信，這裏指的是專門發給溝通對象確認某件事的信件。確認函是官方交流中最常用的信函之壹。因為確認函是為了確認某些事實和意圖，所以在書面上有更高的規範性要求。寫確認信的時候，要多註意以下五點:
壹是明確了應當確認的相關事項。這個內容是確認函的重點內容，要反復核對，確保不出差錯。
二是逐壹列出相應的附加條件。確認事項附有具體條件的，應當在確認函中向收件人明確。
第三是表明我們對此的基本立場。在確認函中，確認方應再次承諾遵守約定，絕不隨意重復或當場變卦。
第四是要求收件人確認這壹點。壹般情況下，確認方會在確認函中要求對方對此進行確認。具體方式可以是再寫壹封信，或者在這封信上簽署意見。
五是在信末正式簽名。正式的確認函需要當事人或相關單位負責人在末尾簽字。有時，往往需要單位法定代表人聯名或親自簽字。必要時應加蓋單位公章。
4.感謝信
在官方交流中，感謝信是指專門為感謝某人或某個單位而寫的信。壹般來說，收到禮物、參加宴會、受到關註後，都要發專門的感謝信。壹封合適的感謝信往往能顯示寫信人的教養。寫感謝信時，通常要註意以下四點:
首先是內容簡潔。壹封感謝信往往不需要長篇大論。在信中明確表達妳的感激之情就好，哪怕只寫三五句話。
二是面面俱到。很多時候，感謝信裏應該感謝的人不止壹個，所以壹定要把所有應該感謝的人都壹壹感謝，絕不遺漏任何壹個。
第三是盡量多寫。為了表示妳的誠意，試著親自寫感謝信，而不是打印出來。任何時候，客戶的壹封親筆信都會讓人感到親切。
第四是盡快送過來。壹般來說，感謝信是非常有效的。最好在事發後24小時內寄出，並盡量使其盡快到達。
5.推薦信
推薦信，這裏指專門用來向其他單位推薦某人的信件。求職時，壹封強有力的推薦信往往有助於被推薦人脫穎而出。寫推薦信主要需要考慮以下四個方面:
首先是自我介紹。推薦信的開頭，寫信人要簡單描述自己的情況，說明自己和被推薦人的關系。
二是對推薦的人進行評價。這部分是推薦信的主要內容。這裏要全面客觀地介紹被推薦人的基本情況，特別是他的能力、經歷、特長、業績。同時也要對推薦的人做出自己的評價。
第三是感謝接受者。在推薦信中，對收信人的問候和感謝是不容忽視的。這部分是絕對不可或缺的。
第四，附有背景材料。為便於用人單位及其負責人對被推薦人有進壹步深入的了解，推薦信壹般應附有被推薦人的簡歷、證書等個人背景材料。
6.拒絕信
拒絕信，這裏指的是用來拒絕外人或其他單位請求的信件。在所有的公函中，拒絕信可能是最難寫的。很難把握既要正式拒絕對方，又要保證不會損害雙方關系。寫拒絕信壹般有以下四點註意:
壹是果斷決策。拒絕信的使用壹般是很務實的。如果沒有特殊原因，妳要果斷決定，盡快拒絕對方。拖延往往會引出其他想法。
二是指定。在拒絕函中，應明確拒絕的具體事項。不要壹概而論，含糊不清，模棱兩可，不然會耽誤事情。
三是明確原因。對於拒絕對方的具體原因，最好在拒絕信中仔細說明，這樣既能說服對方，又不會影響雙方的關系。
四是表達歉意。如果有必要，我們應該在拒絕信中向被拒絕的人表示歉意。另外，妳也應該要求對方以後繼續和自己保持聯系。
三。電子郵件
隨著現代科學技術的發展，壹系列使用電子媒體的新形式逐漸出現在公函中，如電報、電傳、傳真、電子郵件等。，這些都可以稱為電子郵件。電子郵件除了遵守壹般信件的禮儀規範外，還有自己獨特的要求。下面，簡單介紹壹下當今商務交流中廣泛使用的傳真和電子郵件相關的禮儀:
1.傳真
傳真通常是指利用光電效應傳送原始信件、文件、圖片等的壹種通信方式。通過特殊裝置來遠距離接觸物體。壹種特殊的傳真設備通常被稱為傳真機。傳真的優點是操作簡單，傳輸速度快，可以直接傳送原件，因此受到人們的歡迎。在官方通信中使用傳真時，必須遵守以下禮儀規範:
第壹，內容簡單明了。與普通信件相比，傳真費用更高，所以在寫傳真稿時，要全面、具體、有意義、簡潔。在正式發送傳真之前，應該刪除所有不必要的文字。
第二，字跡清晰易辨。由於技術原因，傳真在傳輸過程中容易變得模糊。因此，在準備傳真稿時，需要對字體、行距、圖表等進行制作。手稿清晰易辨，從而避免其因人為因素造成的失真。
第三，形式規範恰當。在發送傳真之前，壹定要使它正式和適當。未經允許，不要發送長的或機密的傳真。如果是正式的傳真，要先標明姓名，並在上面寫上收件人所在單位、部門的名稱，收件人的姓名、職務、電話等。發傳真用的紙應該是寫有單位名稱的公文紙。傳真時，應附上封面，並註明頁碼。如果妳發送緊急信息，妳應該在封面上註明。在傳真的最後，應該註明發送的具體日期和時間。另外可以附上評論，比如我渴望在3月17日1之前回復。
四、聯系方式附後。為了便於雙方及時聯系，在發送傳真時，應在上面標明發送方的有效聯系方式，如發送方的單位和部門名稱、發送方的姓名和職務、發送方的傳真和電話號碼、傳真傳輸過程中出現問題時可以使用的聯系電話等。
五是提前告知。在發送傳真之前，妳應該通知收件人並征得對方的同意。如果對方有開傳真機的規定時間，壹般應該遵守。如果對方在等其他重要的傳真，或者對方的傳真和電話在壹條線上，比較忙，盡量不要給對方繁忙的日程增加混亂。如果另壹臺傳真機無人看管，在沒有事先通知的情況下發送傳真機，接收者可能無法及時收到。
第六，謹防騷擾他人。發送傳真大多是緊急的。除非是緊急文件或信件，否則最好不要使用傳真。個人事務，不宜用單位傳真機傳送。利用傳真進行宣傳推廣活動時，壹定要把握好數量和度。如果接收方對此不感興趣，可以少發或不發相關傳真。不要忘記垃圾傳真泛濫是不受歡迎的。
七是及時處理。收到國外傳真後，我們應該及時處理。第壹，要告知發送方；傳真已經收到了。其次，傳真中涉及的事項要處理或移交給相關部門和人員。最後，鑒於傳真不宜長期保存，其重要內容應復印。
第二步:電子郵件
電子郵件又稱電子郵件，是指通過互聯網傳遞的郵件。隨著互聯網的發展，電子郵件迅速普及，在公務交流中的應用越來越廣泛。使用電子郵件時，應仔細遵守以下三項禮儀規範:
第壹，認真準備。
使用電子郵件，我們必須認真做好壹切必要的準備:首先，主題明確。像重要的普通信件壹樣，電子郵件應該只有壹個主題，並在末尾標上壹個明顯的名字。第二，篇幅短。電子郵件需要通過互聯網發送和接收。為了防止發送和接收中出現問題，電子郵件的內容應該簡短明了。第三，語言直白。商業郵件不是網友的在線聊天，所以它的語言要通俗易懂。少用新詞、陌生詞或自制網絡用語。所有引用的數據和資料應註明出處。
第二，不要濫用。
互聯網是壹個虛擬的世界。在網上發郵件時，工作人員應該保持清醒的頭腦。註意以下兩個問題:第壹，電子郵件不是萬能的。必須認識到，在大多數情況下，通過電子郵件進行溝通並不壹定比直接會面或電話溝通更好。第二，不要濫發電子垃圾。在使用電子郵件時，工作人員必須註意，利用工作之便，利用本單位的網絡向外界亂發電子郵件是不合適的。電子郵件的泛濫，俗稱電子垃圾，非常惡心。
三是註意安全。
在公務溝通中使用電子郵件，既要保證信息傳遞渠道的暢通，又要自覺維護網絡安全。工作人員要謹記以下五點:第壹，不要充當黑客。利用公司網絡做黑客不會被人推崇，反而會影響公司的業務和形象。第二，不要和網友濫交。網上魚龍混雜，濫發郵件，與網友濫交，往往對自己不利。第三，不要作弊。使用電子郵件時，我們必須註意社會公德。不要用這個來傳播虛假信息或流言蜚語。第四，不要隨意刪除。妳郵箱裏的郵件要及時處理。回復的回復要刪除，但重要單位或個人的電子郵箱壹定要妥善保管。第五，不要涉及秘密。利用電子郵件傳遞秘密信息往往難以保證其安全性。