壹、外貿函電的特點
(1)以外貿語言為載體。外貿函電是在國際貿易活動中以外貿語言為載體傳遞信息。外貿活動中涉及的語言具有鮮明的特點，其風格簡單、禮貌、完整、正式，詞匯的使用要求專業、準確。
(2)以外貿知識為背景。外貿函電是國際貿易業務中的壹種實用語言，它與外貿實務密切相關，圍繞著外貿的全過程，即建立貿易關系、詢價、發盤、還盤、下訂單、訂立合同、安排裝運、支付貨款、投保、投訴或索賠、理賠或仲裁。它要求從業者在掌握外貿實務知識的基礎上，以書面形式表達自己在各個業務環節中的觀點。
(3)形式多樣。因為外貿函電涉及到外貿工作的方方面面，根據其功能和內容可以分為幾類。對外貿人員來說，靈活掌握各種類型的函電是壹個挑戰。此外，除了傳統的郵政服務之外，互聯網上還有現代的快遞、電報、電傳、電子郵件和在線及時通信。能夠應用不同的發貨方式，也對當今的外貿人員提出了新的要求。
(4)涉外特征。外貿函電應用於中國和國外的外貿業務人員之間，其根本目的是實現跨文化交際，即與不同文化背景的人進行交流。因此，撰寫有效的外貿函電不僅需要語言能力，還需要員工與國際貿易夥伴的實際溝通能力以及運用外語進行跨文化交流的能力。
(5)法律特征。由於國際貿易的特點，國際貿易活動中涉及的法律行為遠比國內貿易復雜。外貿函電作為貿易雙方的溝通工具之壹，在外貿業務中具有壹定的法律效力，受相關法律的約束。函電內容應符合中國法律和不同貿易夥伴的經濟貿易制度；信函和電報中使用的術語應符合國際慣例和規則，如國際貿易術語解釋通則。
二、如何寫好有效的外貿函電
(1)加強語言知識。外貿人員要掌握行業內常用的經貿術語，盡可能擴大經貿詞匯量，掌握其文體、表達方式、專用術語、縮略語和寫作技巧。另外，外貿人員要註意提高外貿函電的綜合應用能力，包括函電的閱讀、寫作和翻譯能力；能正確理解各主要業務環節中信函的含義和內容，並能審核信用證和提單等。能夠填寫合同，起草主要業務環節的函電；能夠翻譯外貿信函，做到譯文正確，語言流暢。
(2)熟悉外貿業務。外經貿的主要步驟包括建立業務關系、詢價、發盤、還盤、訂貨、接受、簽訂合同、包裝、裝運、付款、結算、保險、商檢、索賠、代理、投訴和調解等等。員工應註意外貿業務進展的不同環節和內容，學習相關函電的寫作，以便學以致用。可以用適當的練習材料來加強記憶；向別人請教，小組討論，實際應用，幫助鞏固業務知識。
(3)掌握不同種類的外貿函電。不同的書信格式，表達方式，寫作技巧都不壹樣。商務信函的類型包括:談判函、詢價函、回函、請求函、通知函和聯系函。從商務信函的具體使用功能來看，可以分為:信函處理回復信函、訂單信函、預約信函、祝賀信函、感謝信、介紹信函、邀請函、聯系信函、道歉信、慰問信函、吊唁信函、推銷信函。就具體業務環節而言，可分為:為建立業務關系而寫的函電，詢價、發盤、還盤、訂貨、接受、簽約、包裝、裝運、付款、結算、保險、商檢、索賠、代理、投訴、調解。能夠自由使用各種信函，促進外貿領域的商務交流。
(四)現代技術的運用。隨著信息時代的到來，傳統的郵政信件已經被現代化的方式所取代。再加上互聯網的普及和EDI貿易的迅速興起，書信電報的交流方式發生了重大變化。現代銷售人員不僅要用傳統的手段發送信函，還要掌握電傳、電子郵件等方式與外商溝通。此外，互聯網使雙方及時書面溝通成為可能，是提高經濟效益、增強企業市場競爭力的便捷工具。如今外貿業務管理軟件逐漸應用到外貿業務中，可以大大提高工作效率:通過眾多的函電模板和分類機制，加強外貿函電的處理，提高函電的處理速度，同時對函電信息進行集中、系統的管理；在制作單據時，只要輸入壹組公開信息，就會自動生成所有單據，保證單據壹致。因此，外貿人員學會使用現代化手段，有助於實現外貿公司業務管理的方便、快捷、有效和規範化。