商務英語函電在對外貿易中的作用
摘要：隨著經濟和信息技術的快速發展,商務英語函電已成為對外貿易中不可缺少的組成部分，也是現代外貿活動中最常用也最有效的通訊手段之壹;它是壹種行業英語,主要用於對外經濟貿易活動和社會活動中。如果沒有往來的貿易電函,大部分的國際貿易活動都不可能順利進行。因此,商務英語函電在對外貿易中的作用就是為雙方的溝通交流搭起的橋梁,準確而具體地傳遞雙方的各類相關信息。
關鍵詞：商務英語 對外貿易 商務英語函電 作用 通訊方式
壹 、商務英語函電和對外貿易的概述
1、商務英語函電 商務英語函電是在對外貿易活動中以英語為載體而相互進行的商務函電往來;商務英語是壹種有獨特語言風格的外貿專業用語。不同於壹般的日常英語，它包括專業貿易用語、縮略用法等。眾所周知，英語是當今全球運用最廣的語言，因此英語成為對外貿易的主要用語，便稱為商務英語。商務函電是指在對外貿易中所使用的信函、電報、電傳、傳真、電子郵件等通訊方式。商務函電的種類包括：商洽函、詢問函、答復函、請求函、告知函、聯系函。從商務函電的具體使用功能來講，又可分為：來函處理答復函、訂貨函、任命函、祝賀函、感謝函、介紹函、邀請函、聯絡函、致歉函、慰問函、唁函、推銷函。
商務函電的作用，壹是索取信息或傳遞信息，二是處理商務交流中有關事宜，三是聯絡與溝通感情。 商務英語函電也是公司與公司之間用以聯系顧客的工具，在對外貿易中發揮著溝通買賣雙方的媒介作用;它涉及外貿業務中的各個環節包括建立業務關系、詢盤、發盤、還盤、接受、執行訂單、裝運、保險、付款、索賠等。在商務英語函電的寫作中應註意七個要素：完整、具體、清楚、簡潔、禮貌、體諒、正確;遵循三個準則：求同準則、委婉準則、德言行壹致準則。商務函電的公函，其寫作格式有多種風格，有專業式、簡潔式和莊重式。函電格式自由化主要體現在信頭、呼語和信內地址等方面。隨著貿易雙方業務聯系的增多與貿易關系的加強，彼此間的了解與溝通日益深入，有個人內容滲入公函的趨勢，這也促進了其格式的自由化。在商務函電的寫作過程中，除因格式自由化而變簡潔外,其語言運用方面也簡潔化了。壹方面，函電中應省去那些客套、多余的話語而直接指向磋商主題，主要是為了簡潔明了、便於閱讀;另壹方面，電子數據交換、電報等用語及短句的使用，都使其語言風格簡潔化了。
2、對外貿易 對外貿易是特指國際貿易活動中的壹國或地區同其他國家或地區所進行的商品、勞務和技術的交換活動。這是立足於壹個國家或地區去看待它與其他國家或地區的商品貿易活動。有時也被稱為國外貿易。
對外貿易的分類：
1、按交易內容，對外貿易按商品形式與內容的不同，可分為貨物貿易、服務貿易和技術貿易。
2、按貨物移動方向，對外貿易可分為出口貿易、進口貿易、過境貿易、復出口與復進口貿易、凈出口與凈進口貿易。
3、按交易對象，對外貨物貿易可分為直接貿易、間接貿易與轉口貿易。
4、按運輸方式，對外貨物貿易可分為海運貿易、陸運貿易、空運貿易、多式聯運與郵購貿易等等，可以說形式多樣。
二、英語函電在對外貿易中作用
隨著信息技術、多媒體技術和網絡技術的發展，人類社會進入了信息社會，信函在業務交流中不再占主導地位，而是很大程度上代之以傳真、互聯網、電子郵件等更為迅速、方便、經濟的通信手段，但在信息內容和形式來看，其基本格式、表達方式和內容都沒有大的變化。可以說，傳真和電子郵件是壹封用傳真或電子郵件方式投遞的信函。特別是隨著電子商務方式的發展，進出口商可在網上輕輕松松地發廣告、報價格、下訂單、簽合同、結貨款等。電子商務的應用，是提高國際貿易效率的最有效辦法之壹。電子化、網絡化國際貿易是國際貿易的發展方向。據在外貿行業工作的人員介紹，目前的商務交流98%使用的是E- mail，其余的是電傳，有時候會打打電話。 伴隨著世界經濟壹體化步伐的加快，國際的商務合作日益加強。加入世界貿易組織後，我國與其他成員國的經濟交往日趨頻繁，對外經濟貿易和技術合作也得到了迅速發展。國際貿易不斷發展，而外貿英語函電在當今世界貿易蓬勃發展之際，是國際商業交往中必不可少的手段，對外貿易的各個環節大多通過函電進行。從建立業務關系到達成交易、執行合同以及執行合同過程中的糾紛等，大都需通過函電解決。因而，現代國際貿易又被稱為“單據貿易”。在國際貿易的操作實務中，貿易各環節所有的交往函電都構成了重要的法律依據。特別是當產生貿易糾紛時，它有可能左右糾紛解決的結果。國際貿易越來越依賴於單據交換的過程，商務函電的中心化作用也日漸明顯。
商務英語函電在對外貿易中的主要有以下的作用。
1、實現貿易的全球化 傳統的貿易通訊方式是個比較繁瑣的過程，有時還需要貿易雙方反復進行多次的面對面的洽談和信息交流，而且貿易活動的開展很大程度上受到貿易雙方地理位置等客觀條件的限制。同樣也受到時間和空間的限制，不僅過程復雜，成本費用高，速度緩慢，並還存在很大的安全問題，容易丟失或毀損。 現代商務英語函電的迅速發展，為企業提供了進入國際市場的快捷通訊工具。外貿企業從此沒有地理區域的限制，可以在全球的範圍內尋找貿易合作夥伴和開展新的業務，並且可以隨時與客戶進行交流信息意見，就不會出現貿易雙方洽談和信息交流上的`不便;不論是歐洲的客戶還是北美洲的客戶壹樣的高效便捷。這些都是信息技術和商務英語函電發展的碩果，實現貿易的全球化，企業就可以順利進攻外國市場。
2、促進對外貿易的增長 商務英語函電能促進對外貿易的增長。近年來，電話和傳真為跨國界的貿易夥伴提供了快捷的通信;有很多實例說明了這點，而電子郵件和壹些先進的全球聊天通話網絡(MSN、Skype、黑莓)信息交換平臺，進壹步促進對外貿易的發展。有這些快捷的全球通訊方式做後盾，使許多中、小型企業紛紛進攻國外市場，尋找新的貿易發展機會並擴大貿易規模;與此同時也增加我國的進出口貿易額、推動經濟的增長。
3、提高對外貿易的工作效率、降低成本 商務英語函電還在對外貿易中起著提高對外貿易的工作效率和降低成本的作用。在對外貿易中，相關的信息可以通過商務函電快速地傳送給客戶或合作夥伴;而不同傳統的通訊方式需要在漫長地等待客戶的回復，並且由於傳統的信函、電報等是以紙文件傳送信息，會造成有大量相關的資料文件和單據需要進行整理、分類並存檔。這樣使得工作效率非常低，既費時又費力。現代商務函電被廣泛使用以來，“紙單據”的使用就逐漸減少，工作量也隨之減輕;換而言之，對外貿易的工作效率提高了並減低了成本，尤其當外貿企業不斷發展壯大時，企業管理成本降低的幅度就更加的明顯。
4、幫助企業獲得更多的新客戶，加深企業與客戶之間的聯系 隨著網絡信息技術的快速發展、信息的全球化，商務英語函電也逐步發展起來，隨後傳真、電子郵件的出現並被廣泛使用，促使國際通訊方式更加的便捷。許多外貿企業可通過他人介紹得知潛在客戶的聯系方式後，便使用方便、快捷、可靠的現代商務英語函電與他們在短短幾分鐘內，長則幾分鐘內取得聯系。然後可以進行詢盤或相關交流，如果順利就可以建立業務關系最終成為真正的客戶。這樣以來企業的客戶將越來越多，同時業務量也隨之增多，以便於企業進壹步發展壯大。 同樣，外貿企業可以與已經建立業務關系的客戶加深相互之間的聯系。例如，當外貿企業業務員在執行合同時，出現任何問題或困難可立即與客戶取得聯系，並***同商議解決途徑使合同得以順利履行;另壹方面，常與客戶保持聯系了解近況、加深感情在以後的合作裏就更加方便順利了。
三、評價商務英語函電在對外貿易中的作用
商務英語函電已經是對外貿易中的重要組成部分，主要為貿易雙方的溝通交流搭建橋梁、準確而具體地傳送雙方的各類相關信息;它起著溝通買賣雙方的媒介作用並涉及到對外貿易的各個環節。商務英語函電在對外貿易中有促進、輔助的作用。促使對外貿易全球化、促進對外貿易的增長、提高工作效率並降低成本、還能使企業及時與客戶溝通信息和獲得新客戶等。 我們見證了商務英語函電的逐步發展，從信函、電報、電傳到傳真、電子郵件的發展過程;它越來越完善，既方便快捷又便宜;但是現代商務函電依然存在壹些安全因素，從而造成壹些負面的影響和作用。在使用電子郵件時，可能會有“黑客”利用自己掌握的電腦系統，到未經授權的情況下訪問計算機文件或網絡、竊取他人的機密數據資料;在傳輸信息中被中斷或存在壹些潛在的軟件缺陷和安全疏忽，還有計算機病毒會破壞系統文件資料;因而在使用網絡傳輸信息(如電子郵件)時要多關註安全問題，可以設定密碼來保護客戶信息或機密資料。在信息技術迅速發展的同時應善於發現它可能存在的安全因素並盡可能地完善它。
四、展望
商務英語函電在對外貿易中還有很大的發展空間;相信只要通過全球人民的***同努力，商務英語函電的發展必定會比現今的電子郵件傳輸速度還快幾倍，並且安全系數也會相應加大。相信在不久的將來商務英語函電會被全球的大小企業甚至個人廣泛使用，並真正實現信息全球化，商務英語函電將會成為對外貿易中不可或缺的壹部分。
五、商務英語信函怎麽翻譯
1.註意內容的清晰性
發送商務信函的目的是建立商務關系，討論某壹具體細節，並試圖達成***識，從而促進壹項商務活動的開展。要達到這些目的，首先要確保讀者能清楚地理解作者的意圖。迂回或避重就輕的話語，會讓讀者對對方的語言表達能力產生不信任甚至懷疑，對進壹步開展商業活動不利。
模棱兩可的詞語可能會妨礙讀者對信息的理解，並可能給寄信人造成不必要的損失。
2.註意表達的簡潔性
簡潔是用簡潔的語言來表達意思，在商務信函中，簡潔是為了方便溝通和工作，壹個詞能表達的不需要短語，壹個短語能解釋清楚的不需要壹句話說。
3.註意詞語的專業性
商務信函是在商務活動的特定領域中，使用的壹種應用寫作形式，讀寫這類信息的是從事商業工作的人，在以職業劃分的環境中，通常存在壹種便於業內人士交流而外行聽不懂的語言，這種語言包括專門為定義壹個專業概念而發明的詞語、特定領域常用詞的特定含義，以及由壹組詞語中每個詞的開頭字母組成的縮寫詞。
專業恰當地翻譯商務英語信函，要求譯者掌握足夠的商務知識，涉及經濟、金融、國際貿易等領域的概念和 英文 縮寫。
4.註意風格的正式性
譯者在寫譯文之前，必須通讀文本，了解原文的背景、語氣、作者的態度和寫作風格，才能合理自然地組織語言，表達目標信息。商務信函以商務活動為背景，信函內容自然是比較正式的文體表達。