在全面建設小康社會、構建和諧社會的進程中，檔案工作越來越深入地滲透到人類活動的方方面面。檔案工作是壹項基礎性、服務性工作，具有獨特的價值和作用。可以說，檔案是歷史，檔案是財富，檔案是憑證。重視檔案工作對於實踐三個代表、提高黨的執政能力、構建和諧社會具有重要意義。縣級檔案館更是如此。從法律主體地位來看，縣級檔案局是基層執法主體，是金字塔的底座；從現實來看，由於種種原因，縣級檔案工作普遍基礎差、工作水平低、服務能力差；從工作任務來看，承擔的任務很重。壹方面要完成上級交給的各項任務，同時要完成對本地區行政、事業、企業、鄉村、社區檔案工作的指導和監督，難度較大；從服務對象來看，縣級檔案館的工作場所非常廣泛，直接服務於經濟社會發展的主戰場。因此，做好縣級檔案工作是做好檔案工作的基礎和最關鍵的環節，起著承上啟下的作用。
二、縣級檔案工作存在的主要問題
1，對檔案工作整體認識不是很高。與經濟主戰場相比，檔案部門是壹個“冷部門”，容易被忽視。至於考察黨政主要領導政績的指標，檔案工作是軟指標，無關緊要。不像計生工作，社會穩定工作壹票否決，領導不敢不管。對檔案工作認識不高主要表現在以下幾個方面:壹是檔案工作在領導心目中的地位不高；二是對檔案人員的人、財、物投入不夠；第三，檔案工作者的經濟待遇和政治待遇得不到保障。檔案工作經常被認為是重要的、次要的和忙碌的。
2.基礎設施差。壹是圖書館建設發展不平衡。壹些經濟比較發達的縣，圖書館建設比較好，經濟發展慢的縣，條件差，短期內沒錢建圖書館。二是有的圖書館面積小，條件差。由於面積小，有的圖書館已經超過了容量，有的圖書館不符合檔案館建築設計規範，有的圖書館甚至是危房。第三，檔案的功能單壹，除了存放和借閱，沒有其他功能，如學術交流、科學報告、教育基地、文化休閑等。第四，大多數圖書館的設施和設備很差。壹般縣檔案館只配備簡單的除濕機、排氣扇、溫度計、滅火器。有些檔案館有空調和電腦。配件以木櫃、鐵櫃、戰備櫃為主。密集櫃的安裝是近幾年才出現的，數量有限。現代化設施設備明顯落後於沿海和發達省市檔案館，遠遠不能滿足檔案館發展的需要。
3.人才缺乏，團隊不穩定。壹是專業技術人員少。據統計，只有20%左右的縣級專職檔案員具有專業技術職稱。二是檔案專業人才匱乏，縣級專職檔案員只有3%左右是檔案專業畢業的。特別是熟悉檔案內容，能夠對檔案信息進行深入研究和開發的人才匱乏。
4.館藏結構不合理。縣級綜合檔案館作為保存本地區綜合信息的基地和利用中心，其質量是檔案館生存的關鍵。但由於各種原因，館藏質量仍存在諸多問題:壹是門類單壹，文件檔案比重過大，普遍超過65%；二是載體單壹，紙質檔案比重過大，壹般超過99%；三是內容單壹，主要是黨政公務活動的檔案；四是玉玉混雜，存在備案歸檔重復文件、保管期限過長、重復入庫的問題；第五，信息過時，沒有及時清理。
5.檔案的開發利用沒有得到很好的開展。壹般縣級檔案館只起到保管和咨詢的作用，檔案信息研究開發、服務經濟和社會工作沒有得到很好的開展，或者效果不是很明顯。
三、關於做好縣級檔案工作的建議
1，以人為本，以法開路，構建檔案工作良好環境。首先是贏得領導的關註。領導重視的工作容易做，要把兩者很好地結合起來，實現兩者的良性互動。二是深入開展法制宣傳。《檔案法》和《湖南省檔案管理條例》是檔案工作者的法律武器。要深入開展法制宣傳，讓領導、檔案人員和群眾知法懂法，提高認識。三是建立和完善組織網絡。要有分管領導，要有基層的人來做事情。檔案局不可能是壹個單打獨鬥的打磨過的“指揮官”。四是建立健全制度。沒有規則就沒有方圓，檔案工作是壹項專業性和政策性很強的工作。各縣區委根據自身實際，制定切實可行的規章制度，規範檔案工作。五是加大執法力度，依法查處違法案件，維護檔案法律法規權威。
2.加大投入，完善基礎設施和設備建設。檔案館基礎設施和設備建設的關鍵是投資，這是壹個建設資金的問題。在目前情況下，只能以本級財政預算為主，多方籌集資金。縣級檔案館建設逐漸引起省委、省政府的重視，出臺了《關於進壹步加強新時期檔案工作的意見》(湘辦發[2005]5號文件)，明確提出了“檔案館基礎設施建設經費按照省、市、縣、市投入的方式納入本級基礎設施建設資金計劃”的要求，關鍵是抓好落實。
內部設施設備的配置和安裝是圖書館建設的重要組成部分。如何保護檔案，充分利用檔案信息，設施設備的配置成為關鍵因素。壹個是技術設備系統，壹個是檔案設備系統。當前，縣級圖書館建設在技術設備配置上至少應註意三個方面:壹是註意消防系統設備的配置；第二，註意溫濕度設備的配置；第三，註意空調設備的配置。檔案裝具也是檔案保護的基本設備，包括櫃、箱、包裝材料等。目前的文件架有三種，分別是固定文件架、活動密集架和疊放架。
各級檔案部門在配置和安裝圖書館內部設施設備時，也必須具有前瞻性和戰略性的眼光。也就是說，應該考慮數字檔案館的硬件配置。數字檔案館的硬件主要包括終端設備(微機)、處理設備(服務器)、存儲設備(磁盤顯示器、大容量硬盤、光盤等。)、網絡設備(交換機、路由器、網卡等。)、打印機、視頻和音頻信息采集和編輯設備等。這些硬件的配置要根據經濟能力做預算，然後根據建設進度和需要分期購買。硬件設備不要壹次到位。由於建設工程時間長，電腦設備更新換代快，如果閑置，會造成浪費性的損失。
此外，在數字檔案館的建設中，網絡及其相關的計算機設備也是重要的硬件投入。從安全和便於管理的角度出發，網絡設計宜采用“三網壹庫”的形式。三網分別是檔案館局域網、地方政務網和公共網(互聯網)，第壹個數據庫是保存檔案資源的大型數據庫。為了保證檔案信息的安全和保密，數字檔案館在設計三網時會考慮物理隔離。
3、依靠人才，加強檔案隊伍建設。
(1)重視人才
隨著社會的發展和科技的進步，檔案工作的任務、工作環境、服務對象和管理方式都發生了變化，現代技術在檔案工作中的廣泛應用，無疑需要人來操作和管理。因此，提高檔案工作者的素質是加快檔案科技進步、促進檔案事業發展的關鍵。
壹是把好人才入口關，註意引進和招聘壹些有文化特長、專業技術和技能的人才充實檔案隊伍。
二是註重人才使用，敢於使用有專業理論知識和專長的年輕幹部，正確引導和教育他們發現自己的短板，發現他們的優點和長處，發揮他們的聰明才智，大膽使用他們。
三是穩定檔案幹部隊伍。檔案工作具有很強的連續性，很多工作，特別是基礎業務和規章制度建設，需要檔案工作者長期學習，積累經驗，才能逐步適應或提高。檔案幹部的頻繁調動，無疑會影響檔案工作的連續性。因此，要從維護檔案工作的長遠利益出發，做好穩定檔案幹部工作，加強思想政治工作。
(2)加強現有檔案人員的繼續教育。
面對檔案人員知識的老化和新技術知識的匱乏，加強現有人員的繼續教育是當前和今後壹個時期的緊迫任務。繼續教育要註意以下幾個方面:壹是註重實用性。二是拓寬知識面。三是因材施教。四是提高外語水平。
4.創新方式，優化館藏結構，提高館藏質量。
縣級綜合檔案館作為保存本地區綜合信息的基地和利用中心，其館藏質量是檔案生存的關鍵。來優化收藏。首先是走“特色”之路。由於其綜合性，地方綜合檔案館的內容難免雷同。求這個博物館和其他博物館的區別，辦出自己的特色。第壹，是地方特色。即檔案的收集既要全面揭示該地區的歷史風貌，又要註重反映該地區的“地方特色”。每個地方都會有自己獨特的特色，比如工業生產、農副產品、文化教育、科學研究、自然資源、歷史遺跡、人文景觀，或者風俗習慣。收集關於這些“獨特之處”的各種信息，是這個檔案館與其他博物館的不同之處。壹個地區的“獨特性”不是壹成不變的，而是會隨著社會的發展而變化。檔案館在征集地方特色檔案時，必須及時了解動態，調整征集對象。第二，收藏特色。館藏特色是指館藏中某壹類別或載體的檔案較多，從而形成圖書館的特色。比如有的檔案館收藏了大量的照片檔案；有的檔案館有地方黨政機關及其下屬單位在發展過程中多次變更的印象檔案；其他檔案館建立了個人檔案全宗，收集本地區知名人士在各種社會活動中形成的各類材料，開辟個人檔案全宗專庫。在實踐中，地方特色和館藏特色是相輔相成的，兩者往往互為依托，相得益彰。
二是走“精品”之路。精品就是高品質，提高藏品質量的途徑要從以下三個方面入手。首先，確定現有的收藏，剔除沒有保存價值的檔案。二是嚴格控制入庫質量，杜絕入庫前文件重復歸檔、保管期限劃定不準確、重復錄入等問題。第三，加強圖書館信息資源的開發。做好開放檔案、編研工作，建立科學檢索體系。
三是拓寬圖書情報領域。首先，根據《檔案通則》規定縣級檔案接收時間為10年左右，可以考慮將壹些重點部門或機關的接收時間適當提前，提前的“度”為3-5年。其次，要成立我館編目中心，收集尚未入館的具有永久和長期保存期限的各類檔案，包括尚未入館的和不在入館範圍內的。第三，收集與檔案有關的各種材料，使之成為檔案信息不可缺少的補充。這類資料包括:我館根據其館藏編纂的各種館藏文獻和檔案參考資料，與本地區有關的其他部門或單位編纂的地方誌、專業誌、年鑒和統計資料，以及傳說中的文章和書籍。最後，在前三者的基礎上，考慮走檔案信息壹體化的道路。
5、貼近社會，創新服務，努力實現檔案館的跨越式發展。
檔案工作的目的是利用，檔案工作的生命力在於服務。在服務上做文章，不斷拓展服務領域，創新服務機制，提升服務效果，擴大社會影響，使檔案工作服務貼近“中心”、貼近社會、貼近群眾、貼近實際。
壹是為經濟建設服務。只要我們堅持經濟建設，檔案工作就會延伸到哪裏。做好政府機關、企業、社會組織和個人的誠信創富工作。做好改制國有企業檔案處置工作。各級檔案部門積極參與檔案處置和企業改制，妥善解決轄區內破產改制企業檔案處置和流動問題。做好重點建設項目檔案管理為重點項目建設、投資和管理服務。二是為領導服務，建立黨政領導公務活動檔案。開展當前文獻服務工作，為政府分憂，為百姓解難。開展現刊文獻咨詢服務是檔案部門創新服務機制、拓展檔案社會功能、積極參與政治文明建設的重要舉措。三是服務基層，做好基層檔案工作，為維護基層穩定發展服務。