招數壹:文字是用來看的，不是用來讀的。
我們不時會聽到這樣的言論:“PPT很簡單，就是把Word裏的文字復制粘貼壹下。”這其實是對PPT的壹種無知和褻瀆。如果文字可以直接復制粘貼達到演示效果，PPT就完全沒有必要了。
PPT的精髓在於可視化，即將原本看不見、摸不著、晦澀難懂的抽象文字，轉化為由圖表、圖片、動畫、聲音組成的生動場景，做到通俗易懂、栩栩如生。
形象至少能給妳帶來三種感受:
第壹，很容易理解。
文字總是高度抽象的，人們需要默讀，需要轉換成自己的語言，需要上下聯想，需要找到其中的邏輯關系；但是人們看電影就容易多了。他們只需要跟隨故事的發展，欣賞它的情節，體會它的意義。PPT就是讓這些話像電影壹樣生動。
第二是放松。
如果妳把壹本小說貼在墻上，我相信妳看了半個小時就會腰酸背痛；如果把小說拍成電視劇，也許看了壹天也不會覺得累。事實就是如此。
第三，好記。
傳統PPT，妳需要觀眾記住的是單詞，太難了，即使記住了，也容易忘記；可視化的PPT能讓受眾很容易記住其中的圖形、邏輯或結論，可能三五年後還記憶猶新。
改變“復制粘貼”的做法！大膽刪除那些無關的內容，盡量把長詞提取出來。可能妳壹開始不習慣，可能妳還很粗糙。不要放棄。總有壹天，妳會讓觀眾贊不絕口。
有的領導會問“PPT沒字妳讓我說什麽？”的確，演講習慣的改變不會壹蹴而就，這取決於演講者對內容的熟悉程度和對演講技巧的掌握。但是，有壹點是，和觀眾壹起讀課文是演講中的大忌。如果消除了這壹點，呈現效果會逐漸改善。
因此，提出兩種觀點:
1，文字是用來看壹眼的，哪裏看不清楚就放大，放大後看不清楚就刪！
2.文字是PPT的天敵。能減就減，能減就減，能圖就圖，能圖就圖。
招數二:20分鐘是快樂的極限。
傳統上，我們總是認為我們談論的越多，時間就越長，演講者就越關註它。這是計劃經濟時代的標準。現在無論是我們的領導，客戶，還是普通觀眾，時間都是極其寶貴的。沒有人願意看幾百頁的研究報告，也沒有人願意聽妳長篇大論。
濃縮的最好！
示範的核心內容是什麽？觀點！
在此基礎上，說明什麽是觀眾容易混淆的，什麽是妳認為重要的。永遠不要擔心妳的演示太短。如果花20分鐘講清楚壹天能聽懂的內容，實際上為聽眾節省了7小時40分鐘。在這個時間就是金錢的時代，觀眾當然是受歡迎的。
簡潔的另壹個好處是還有很多話要說。如果妳的演示足夠精彩，會給聽眾留下更多的期待和回味，甚至有人會要求抄妳的PPT，研究幾遍。
短，還要提高對PPT的要求。妳需要知道哪些內容最受觀眾關註，哪些內容不可或缺，哪些內容能帶來震撼。相應的，該合並的合並，該刪除的刪除。或許這是壹個叠代的過程，但標準只有壹個:不讓觀眾有時間打哈欠。
招數三:清晰比什麽都重要。
PPT有壹個致命的弱點——受眾容易迷失。
為什麽？
第壹，PPT畢竟不是電影，邏輯結構抽象，難以把握；
第二，PPT是壹頁壹頁翻的，壹次只能看壹頁。之前看過的只能靠記憶。
有兩種解決方案:
首先，提前給每個聽眾壹個演講提綱；
二是為妳的PPT建立壹個清晰的導航系統。
導航系統主要包括:
壹、從開篇動畫、封面、前言、目錄，到切換頁、正文頁、結束頁和壹個完整的PPT架構(本書第三章會詳細介紹)；
二、每頁都有標題欄(除了標明整個PPT的標題，更重要的是標明本章的標題和本頁的主題)；
第三，頁碼，方便的話盡量加。
招數四:沒有設計等於垃圾。
傳統上，我們把PPT歸結於辦公處理等工具，認為簡單的排版就能滿足需求。
隨著整個社會審美水平的提高，這種觀點正在被越來越多的人所拋棄。PPT，尤其是對外的PPT，正在成為企業形象識別系統的重要組成部分，代表著壹個公司的臉面；設計正在成為PPT的核心技能之壹，也是PPT水平的基本標準。
無論是報道、宣傳、競賽還是投標，壹個設計精美的PPT至少可以起到以下作用:
(1)讓觀眾賞心悅目:美女奪人眼球，精美PPT令人耳目壹新。
(2)讓觀眾產生好感:愛美之心人皆有之，壹張漂亮的PPT自然能讓觀眾多看幾眼。
(3)贏得觀眾的信任:人總是有偏見的。精致的設計給人專業、認真、可靠的感覺，內容的含金量自然提高。
(4)成功的機會:職場中，美女帥哥成功的機會更多，PPT演示也是如此。
內容的好壞很難評價，但形式的好壞是顯而易見的。自己喜歡和信任的方案，自然是領導和客戶的首選。
設計不是壹天建成的，但是我們可以找到壹條捷徑:
(1)善用專業素材:專業的PPT模板讓妳的PPT具有外在美；專業的PPT圖表讓妳的PPT
有內在美；專業的PPT圖片(包括JPG、PNG、AI等格式)讓妳的PPT充滿活力。
(2)掌握排版的基本原則:每個人的審美標準不同，但總有壹些規律是共通的。掌握並遵守這些規則，會讓妳的PPT設計得到大多數人的認可。這些規則包括:壹個中心、對齊合理、畫面統壹、對比強烈、層次清晰等等，這些將在本書第六章詳細介紹。
(3)多看漂亮案例:在PPT誕生的十幾年裏，整個社會的設計水平得到了快速提升。三人行，必有我師。在平面設計和動畫領域，到處都有值得學習的案例。
招數五:炫不是動漫的根本。
自PPT誕生以來，動畫壹直是最大的爭議。
壹種觀點認為，PPT是幻燈片，就是壹頁壹頁翻的圖片加上文字。在商務PPT應用領域，完全不需要動畫或者最多只需要簡單的頁面切換動畫；相反，有無數有誌之士在PPT動畫中矢誌不渝，用自己的創意和努力創造了壹次又壹次的動畫傳奇，也得到了眾多PPT愛好者的歡呼。
近年來，Rip PPT已成功將PPT動畫應用於商業領域，並得到了客戶的廣泛認可。
動畫不僅讓PPT變得生動，還能讓PPT的表現提高數倍。
(1)開場動畫
讓妳的PPT抓住觀眾的眼球。電影有標題，遊戲有標題，網站有標題，PPT演示也需要標題。在演示開始時，觀眾往往需要壹個適應期，也許還在思考未完成的工作，也許還在與我們的鄰居侃侃交談，或者抱怨觀看演示的辛苦。這時候妳就需要馬上把觀眾的註意力集中到妳的演講上，漂亮又有創意的標題能立刻震撼觀眾，讓他們瞠目結舌。
(2)邏輯動畫
壹個靜止的畫面，觀眾會從上到下瀏覽，缺乏邏輯引導，觀眾很難抓住重點。看完之後，他們還要思考邏輯關系，這其實是浪費精力和註意力；如果給這個畫面加上清晰的邏輯動畫，就會把觀眾自己尋找線索變成幫助觀眾整理線索。演示者可以控制對象的順序、主次順序、位置變化、出現和退出，引導觀眾按照自己的思路理解PPT內容。
開場動畫讓對外宣傳的PPT展現了企業的專業性和實力。壹束光閃過，公司的logo從輪廓上漸漸變得漂亮而有紀念意義；接下來的四個動畫頁面從不同角度展現了上海和公司的特色，同時配合連續的抽象文字和動畫效果，消除了頁面之間的分割感。
(3)強調動畫
以前我們只是用顏色的深淺，形狀的大小，字體的不同來突出壹些重要的內容。這樣有壹個很大的缺點，就是要強調的內容會壹直處於強調的位置，當我們講述其他內容時，會分散觀眾的註意力；強調動畫，通過物體放大、縮小、閃爍、變色等動作實現強調效果，並讓演示者自由控制，強調後自動回到初始狀態。
(4)影片結尾的動畫
相比那些戛然而止的PPT，加入壹個簡單的結尾動畫會得到意想不到的效果:
壹是出於禮貌，提醒大家示威結束了，給大家壹定的緩沖時間準備接下來的活動；
二是與開場動畫相呼應，做到有始有終，避免給人虎頭蛇尾的印象；
三是通過貫穿始終的形式，提醒觀眾回憶內容，強化記憶。
(5)場景動畫
也許妳講的是壹個故事。故事總是有情節和過程的，但用壹張靜止的圖片來表達壹個完整的過程幾乎是不可能的。相反，壹套連續的動畫可以讓這些過程變得生動。以前我們用Flash和視頻來表現這些效果，PPT其實是可以實現的。
招數六:圖表是PPT的肋骨。
商業展示的基本內容是數據，所以圖表變得必不可少。最早的有柱形圖、餅狀圖、折線圖、雷達圖等。咨詢公司把數據圖表轉移到邏輯關系的表達上，於是就有了並列、包含、擴散、綜合、分層等各種關系圖表。從此，文字再也不能抽象枯燥；以ThemeGallery為代表的韓國公司，以PresentationLoad為代表的歐美公司，以Ripp PPT為代表的中國公司，通過加入設計的概念，將這種趨勢進壹步發展到了極致。從此，文字可以變得像圖畫壹樣美麗、生動、逼真。
同樣，PowerPoint軟件也是為圖表而生，像Illustrator壹樣強大的繪圖功能，清晰的操作界面，簡潔的操作方式，讓每個人都能輕松掌握。很快，PPT圖表風靡全球，配合圖片使用，讓演示更加有力。
如果妳的PPT還在被大段大段困擾，還在擔心邏輯混亂，那就趕緊學PPT圖表吧。
招數七:沒有策劃，就沒有精品。
策劃壹個好的PPT，就像策劃壹個宏偉的建築。
所有的PPT設計師首先都是策劃人，有的是不自覺的做，有的是用心做，但是壹個沒有策劃的PPT壹定是失敗的作品。不同的演示目的，不同的演示風格，不同的受眾，不同的使用環境，決定了不同的PPT結構，色彩，節奏，動畫效果等。PPT人在觀眾、領導、主持人的多重標準中。
壹個好的PPT作品是建立在對上述要求的準確把握之上的。
我們曾經有壹些優秀的設計師，他們的作品很漂亮，也很耐用，但是從來沒有得到客戶的認可。為什麽？就是缺乏準確的規劃。美觀不是PPT的唯壹標準；體會、關心並設身處地為觀眾著想，即使畫面有瑕疵，也往往能贏得主講人的認可和觀眾的掌聲。
招數八:PPT可以當主角
西方有壹種觀點在中國已經流行開來:演講者永遠是主角，PPT只是陪襯。
其實這是完全西方的立場，未必適合中國國情。大多數西方人喜歡張揚，善於發表演講。甚至在很多人看來，說話已經是壹種享受了。他們當然不想被PPT搶了風頭。而中國文化更註重內秀而非張揚，很少有演講者擅長。連壹些領導都不願意張揚，更何況普通人。所以我們常常把自己當成演講中的壹員，其實我們只是壹個符號，低調再低調，寧願PPT成為關註的焦點。
另壹方面:我們是不是為了示威而示威？是為了表達自己嗎？
當然不是！每次我們帶著某種目的進行演示，或者為了讓觀眾了解我們的作品，
或者是為了讓觀眾選擇我們的產品，或者是為了傳達壹些信息，或者是單純為了博取大家的好感……妳能找到我們壹定要當主角的理由嗎？
不要！
效果才是王道，只要能達到目的，不要在乎誰是主角，誰是配角。
如果妳是壹個表達欲極強的演講大師，如果這是壹個需要妳展示自己的舞臺，那就勇敢站出來，做主角！
如果妳是壹個稍微內向的工作者，為了工作而做這個演示，或者這是壹個低調的場合，就不必拘泥於大師們的說教。哪怕是配角，也能獲得最熱烈的掌聲。
招數九:PPT不啞
在很多人眼裏，PPT就是多媒體的代名詞。但這種多媒體壹直被誤稱為無聲的。
詳細分析，沈默有三個原因:
第壹，PPT的業務特性限制了聲音的應用。畢竟在商務會議場所，人們需要集中精力思考，無論是背景音樂還是動畫聲音都會給人帶來幹擾。
第二，PPT軟件設計的功能限制了聲音的應用。PPT軟件從誕生開始就沒有為聲音的應用做好充分的準備。PowerPoint無意兼顧編輯優化聲音的功能。
第三，PPT人群太廣。經理、文員、老師、銷售代表、老板、領導，甚至壹些小學生都成了PPT技術員。大家的相關知識儲備遠遠不夠，缺乏聲音素材、聲音感知、聲音剪輯技術。但不知不覺中，還是有人嘗試，結果聲音應用不專業，尤其是壹些動作聲音往往引來觀眾壹陣嘩然。於是，有人得出結論，PPT不要用聲音。
真的有這麽絕對嗎？
情況正在悄然發生變化，PPT聲音的時代正在到來。
(1)PPT不再局限於演示。企業宣傳、婚慶禮儀、休閑娛樂正在成為PPT應用的熱門領域，聲音是不可或缺的元素。
②平面設計、flash、視頻等。無時無刻不在沖擊著人們的視野。人們正遭受著最嚴重的審美疲勞，單純圖片給人的刺激已經大打折扣。聲音是增強畫面沖擊力的絕佳武器。
(3)隨著PPT設計公司的興起，PPT的聲音處理專業化，建立了聲音素材庫，各種音頻編輯軟件可以自由應用，配音設備逐步完善，掌握了PPT中聲音應用的規律。
招數十:從“三”退至“七”
讓PPT出眾的方法有很多。率先使用PowerPoint 2007無疑是最有效的捷徑。
從PPT專業應用的角度來看，PowerPoint的以下特性是我們非常推崇的。
(1)操作界面更加美觀人性化。
●全新的類似vista的操作界面，賞心悅目；
●整體文件管理的功能集中在左上角的offi ce按鈕，為操作區留出更多空間；
●操作區域更廣，分類更合理，熟練操作後壹目了然；
●自定義按鈕非常個性化，在這裏調用常用功能更快；
●選擇窗格類似Photoshop窗格，“無止境”成為現實，全面提升了PPT的功能；
●放大/縮小按鈕和查看模式按鈕同時放在右下角，更適合普通人的操作習慣。
(2)繪圖和設計功能更加強大。
(3)豐富實用的功能群
這些功能包括:
● SmartArt圖表，可以輕松將文字變成圖表。(只是圖表種類比較少，質感太單調了。從設計上來說，並不提倡太多的應用。)
●為PPT文件減肥，2007版PPTX格式文件比2003版PPT格式文件小很多。
● PPT可以直接轉換成pdf、xps、jpg等格式，還可以發布壹些PPT頁面，用於各種場合。
有效防止文檔崩潰。在2003版中，壹旦文檔出錯，未保存的數據將丟失；2007版可以盡力恢復到程序關閉前的狀態。
但是2007版也有壹些明顯的遺憾:
壹個是對電腦硬件的要求更高。許多學生反映，500MHz以下的處理器和256MB以下的內存很難使用。
其次，與2003版不兼容。壹般來說，PPTX文檔必須轉換成PPT文檔或者安裝插件，才能在2003版的PowerPoint中閱讀。2007版制作的三維藝術文字和圖形在2003版無法編輯，壹些顏色漸變效果、陰影效果、文字效果甚至壹些動畫在2003版都會變形，需要在2007版編輯。
但這些缺陷並不能改變2007版快速普及的趨勢，PowerPoint 2007無疑是實現卓越PPT性能的最佳選擇。