1.客戶咨詢:
壹般在客戶下采購訂單之前，會有相關訂單詢價到業務部門了解和溝通壹些細節。
2.報價:
業務部及時回復客戶的詢價，確定產品名稱、生產廠家、型號、數量、交貨期、付款方式、包裝規格、櫃型，通過形式發票向客戶正式報價。
3.獲得訂單:
經過談判，我們收到了客戶的正式訂單。
4.確認交貨日期:
收到客戶訂單確認後，口頭通知工廠訂單詳情，要求工廠安排生產計劃，回復交貨期。
5.業務審批:
接到訂單後，業務部門首先制作業務審核單。如實填寫“出口合同審核表”中的項目，盡量列出各種預計費用。合同批準應附有客戶訂單的傳真和與工廠的采購合同。審核表應由業務員簽字，部門經理審批，然後提交管理人員審批後實施。如果金額較大，或者有預付款、傭金等條款，必須經公司總經理批準。合同獲得批準後，將制作銷售訂單並交給部門流程人員進行跟進。
6.發布生產通知:
確定交貨日期後，滿足以下條件，業務部門可以發出生產通知單，通知工廠按時生產。
6.1如果是信用證付款客戶，通常在交割日之前1個月確認收到信用證。收到信用證後，業務員和憑證員要分別對信用證進行審核，檢查是否有錯誤，是否能保證交貨日期以及其他可能出現的問題。如有任何問題，應要求客戶立即更改信用證；
6.2如果是電匯付款客戶，確認保證金已經收到；
6.3如果是開戶行客戶或通過銀行承兌交單收匯，需要經理確認。
7.檢查:
7.1交貨日期前壹周，通知公司檢驗員檢驗貨物。
7.2如果客人希望自己或指定的檢驗員檢驗貨物，應在交貨日期前壹周要求客戶檢驗貨物，並將檢驗日期通知企劃部。
7.3如客人指定第三方檢驗公司或公正公司驗貨，應在交貨期前兩周聯系檢驗公司，預約檢驗時間，確保時間安排在交貨期前，確認後通知工廠檢驗時間。
8.準備基本文件:
根據工廠提供的包裝信息，制作出口合同、出口商業發票、裝箱單等文件(應由業務跟單員制作，並交給憑證員)。
9.商品檢驗:
如果是國家法定商檢產品，妳在向工廠訂貨時要說明商檢要求，並提供出口合同、發票等商檢需要的材料。而且要告訴工廠未來產品的出口口岸，以便工廠辦理商檢。註意，妳應該在交貨前壹周拿到商檢證/單。
10.租船和預訂頭寸:
10.1如果和客人簽訂的合同是FOB中國，客人壹般會指定運輸代理或船公司。這時候妳要盡快聯系貨代，告知妳交貨意向，了解要安排的出口港和船期，確認工廠的交貨是否能早於開航前至少壹周，船期是否能滿足客人要求的交貨日期。註意，應在交貨日期前兩周向貨運公司發送書面訂艙單，訂艙紙通常可在開航前壹周拿到。
10.2如果賣方支付運費，應盡快向貨運公司或船公司咨詢船期、運價、開航港口等。經過比較，選擇價格優惠、信譽好、船期合適的船公司，告訴業務員通知客人。如果客人不同意，選擇另壹家客人認可的船公司。註意，開航前兩周書面定倉，程序同上。
10.3如果貨物不夠壹個小櫃，需要散貨，就要向貨代公司預訂散貨位。當妳拿到倉單的時候，也要了解通關時間和倉儲報關要求。
10.4向運輸公司定倉時，必須傳真書面定倉單，註明預定裝運日期、集裝箱類型和數量、目的港等。為了避免錯誤。
11.安排機櫃牽引:
11.1貨物備妥並檢驗合格後，委托拖車公司吊裝櫃體。拖車公司應選擇安全可靠、價格合理的公司簽訂長期合作協議，確保安全準時。在拖運集裝箱前，將以下信息傳真給拖車公司:倉庫訂艙/集裝箱放行單確認、船公司、倉庫訂艙號、拖運集裝箱委托書，註明集裝箱裝載時間、集裝箱類型和數量、集裝箱裝載地址、報關銀行、裝載港口。如果是檢驗公司看集裝箱裝貨，要特別聲明不能遲到，並要求返還集裝箱裝貨信息，列明集裝箱號、車牌號、司機、聯系電話。
11.2傳真壹份裝車資料給工廠，列明裝車時間，櫃型，倉庫訂單號，訂單號，車牌號，司機聯系電話。
11.3要求工廠在集裝箱出廠後盡快傳真壹份裝船通知給業務部門，註明集裝箱的離港時間和實際裝船數量，並記錄裝箱號和封識號作為提單的信息。註意，要求工廠在裝櫃後記得在櫃上貼封條。
12.委托報關:
同時將報關所需的單證交給合作報關行，委托出口報關和變更商檢通關。通常有兩天的報關時間(截船前)。委托報關時，應提供壹份集裝箱裝載單據，包括貨物及數量、港口、船公司、倉號、箱號、船舶開關時間、拖車公司、集裝箱類型及數量、我公司聯系人及電話。
13.獲取運輸單據:
13.1最遲在開船後兩天內將提單的補充內容傳真給船公司或貨代。應根據信用證或客戶的要求制作補充資料，並給出正確的貨物數量和壹些特殊要求，包括隨提單附上船公司出具的船證。
13.2督促船公司盡快出具樣本提單和貨運單。仔細檢查樣品後，以書面形式向船公司確認提單內容。如果提單需要客人確認，妳要先把提單樣本傳真給客人，確認後再請船公司出具正本。
13.3及時支付運雜費，付款後及時通知船公司取得提單等運輸單據。註意運費的支付要登記。
14.準備其他文件:
14.1商業發票:在信用證要求的單據中，對商業發票的要求最為嚴格。發票日期應確定在簽發日期之後和交付日期之前；發票上的貨物描述應與信用證上的完全壹致，文字上的數字和金額應正確無誤；信用證上的發票條款應顯示，並應顯示裝運標誌；如果發票需要對方大使館認證，壹般需要提前20天辦理。
14.2格式原產地證書:格式原產地證書應在交貨前向檢驗檢疫局申請。需要註意的是，運輸日期應該在信用證的交貨日期和開船日期之前，發票日期之後。未能在發貨前辦理的，需提供報關單、提單等單據辦理後發證。對於經香港轉運的貨物，通常需要由香港的中國商品檢驗公司簽署A證，以證明貨物未在香港進行再加工。
14.3壹般產地證:壹般產地證可以在中國貿促會辦理，要求較低，交貨後不太久可以補辦。如果原產地證書需要大使館簽字，必須提前20天辦理，就像發票壹樣。
14.4發貨通知:壹般要求在開航後幾天內通知客人發貨細節，包括船名、航班號、開航日期、預計到達日期、貨物及數量、金額、件數、嘜頭、目的港代理人等。有時信用證要求提供交貨證明，如傳真報告、郵寄清單等。，並註意客人要求的時間。
14.5裝箱單:裝箱單應清楚表明貨物的包裝情況。它應該顯示每個箱子的數量，毛重，凈重和外箱尺寸。根據外箱尺寸計算的總體積應與標明的總體積壹致。為了方便客人，應該顯示嘜頭和集裝箱號。註意，裝箱單的重量和體積應與提單壹致。
15.信用證外匯托收:
15.1如果使用信用證收匯，應在規定的提示時間內準備好所有單據，並仔細審核單據，確保無誤後再提交銀行議付。
15.2如果采用電匯方式收匯，取得提單後立即傳真給客人付款，確認收到余款後將提單正本等單據寄給客人。
15.3如果T/T收匯，需要收齊金額後才能做櫃面。收到提貨單後，會安排拖櫃，提貨單原件可以馬上送到客人手中。
16.商業登記:
每筆出口業務完成後，都要及時登記，包括電腦登記和書面登記，以便以後查詢和統計。
17.文件存檔:
所有文件、信用證和談判文件必須保存壹套，以備將來參考。
18.收集信息:
憑證員平時要註意收集運價變化、發貨日期、路線等信息，幫助業務員報價。