壹、作為壹名優秀的秘書，要有效利用工作時間，提高辦公效率，應從以下幾個方面著手:
1，明確自己的工作任務和職責；
2、區分常規工作和非常規工作；
3、開動腦筋思考，分清工作的輕重緩急，判斷工作的先後順序，重要的工作和緊急的工作先做，科學有序地完成任務。
4.巧妙運用壹些方法，合理分配精力，明智利用時間，提高效率；
5.使用辦公助手幫助組織工作；
6.安排工作適應整個流程的正常運行，不中斷、不延誤或降低團隊的整體效益；
7、遵守組織制定的規章制度和相關工作的期限，不能僅憑個人的想象和愛好來安排工作；
8、秘書應盡量寫日記，通過詳細記錄時間和活動，仔細分析和評價自己利用時間的有效性。
二、秘書在實際工作中，經常會遇到這些情況:
做會議記錄，說筆沒水了；
訂文件的時候，我剛訂好，訂書機就卡住了；
用膠水的時候，找不到刷子；
開會時間到了，找不到會議室的鑰匙；
這種緊迫性和盲目性的例子還可以舉出。
這些看似微不足道的小事，其實不值壹提，但卻直接關系到工作的質量和速度，從某種意義上來說，也體現了壹個人的素質。鋒利的工具能做好工作。那麽，如何從設備中獲益呢？
三、日常使用的必備工具:
1.準備2支以上的筆，隨時隨身攜帶。
2.選擇質量好的訂書機，註意保養，保持良好狀態。
3、針、別針、訂書針的區別在方便固定的地方，不要因為找這些東西耽誤時間。
4.剪刀和裁紙刀應該放在方便的地方。壹般在辦公室不用折疊剪刀，以免使用時打開。
5.準備各種顏色的筆1支，尺子1把，鉛筆3支以上，提前削好。
6.信封、信紙、便箋、電話錄音紙和常用公文應放在固定的地方。
7.保管好自己業務所需的計算器等辦公用品。
8.辦公室、會議室、辦公桌、保險櫃至少準備兩套鑰匙。把壹套放在固定的地方，另壹套隨身攜帶。不要因為壹時找不到鑰匙而影響辦公效率。不要把辦公室的鑰匙和家裏的鑰匙混在壹起。當妳出差的時候，妳應該把妳的辦公室鑰匙留在辦公室，以免丟失。
很多人都沒有註意到上面提到的壹些很小的事情。壹個在東邊，壹個在西邊。為了提高工作效率，最好按照上面的提示去做。
四、作為秘書，妳應該盡量在辦公桌上準備各種實用的參考書:
1，壹本字典。至少有壹本新華字典，如果有就更好了。其他詞典(包括簡化字表)根據情況準備。
2、常用的政策、法規、制度等。，尤其是與工作密切相關的，要做好準備。如果有些政策規定文件不能個人保存，記住是什麽單位，什麽時候制作的，什麽文號，用的時候可以快速借閱。
3.相關單位或下屬單位的通訊地址和電話。由於地址不清，文件和信件無法郵寄收到，成為壹紙空文，導致延誤。
4、飛機、火車、輪船、公共汽車時刻表和交通手冊。
5.中國地圖、世界地圖和地理手冊。
6、中外歷史年表，重大紀念日，與本單位相關的重要日子列表。
7.計量單位簡表，節氣氣象知識手冊。
8、漢語拼音字母、標點符號用法表、數字用法規則。
9.與工作相關的表格。
秘書的大腦不可能什麽都記得，所以要準備壹些參考書(表)之類的。有必要使用時間檢查來提高工作效率。
首先，把必需品放在桌子上。想提高工作效率，就從辦公桌開始。如電腦書、筆記本、資料等重要的東西，壹定要放在書桌上，而不是抽屜裏。
二、把沒用的東西收起來，把生活中的壹些東西盡量放在抽屜裏，這樣不僅看不見，也是對自己雜念的壹個很好的排出。分心的時候，偶爾會看到那些東西，故意玩兩遍，時間就這樣悄悄溜走了。
第三，制定工作目標。制定詳細的工作目標和每天的日程安排，比如上午做什麽，下午做什麽。或者再分成更多的細節，哪個小時做什麽，壹個月要完成什麽任務等等。