1,橫向合同生命周期管理對比:
1)簽約流程對比:??
壹份合同從立項到最終備案要經過哪些步驟?提案國和簽署國需要做什麽?從下表可以看出,電子合同和紙質合同從立項到最終備案的整體操作流程是壹致的,但在很多關鍵環節上存在明顯的差異:
2)優劣勢分析:
單從操作流程來看,與紙質合同蓋章流程相比,電子合同的使用流程有以下變化:
簡化流程:省去打印、來回發送等環節,縮短合同管理整體周期;
保證壹致性:全程在線操作,不留數據傳輸痕跡,保證文件內容的壹致性;
節約成本:電子文件傳輸、密封、存儲,免去紙張、存儲等能源消耗;
基於上述特點,電子合同還有壹個隱性優勢,即具有普遍適用性。隨著互聯網和移動互聯網的應用,傳統企業可以使用網上簽約和蓋章,但互聯網行業,如電子商務平臺,顯然很難以傳統紙質合同蓋章的形式在線操作。
2.垂直過程控制:
除了從合同簽訂到備案全過程的比較,電子合同與紙質合同在過程控制上也有壹些區別:
1)操作便利性對比:
合同模板管理:與紙質合同相比,電子合同模式下用戶對合同模板的控制能力進壹步提高。除了本地起草或維護合同內容外,更包含電子合同。如:支持更多版本格式,指定合同蓋章權限等。;
簽約方式管理:紙質合同基於相互信任,線下或異地郵寄簽約;電子合同全程在線,通過多種移動簽約方式提高操作速度和時效;
2)真偽鑒別對比:
合同的真實性鑒定主要包括合同內容是否壹致,簽字或蓋章是否真實。
a、內容壹致性保證:紙質合同線上線下蓋章,內容壹致性主要靠人工驗證,費時費力且易出錯;電子合同通過所有鏈接確保在線內容的壹致性。
b、簽名真偽鑒定:紙質合同往往在糾紛產生後丟失,鑒定由公安機關為了限定責任而進行,具有滯後性,難以防範隱患;電子合同是通過數字簽名技術來保證合同的內容可以被識別,並且內容不可被篡改。可通過網簽快速鑒定真偽,並根據實際需要出具權威公證書或司法鑒定證明其真實有效性。
3)成本控制比較:
傳統的紙質合同管理模式,除了來回送運費、占用存儲空間之外,消耗了大量的成本,隨著年限的增長,合同的存儲、存取、歸檔會越來越困難。電子合同會消耗紙張、運費、存儲空間等0個環節;通過在線傳輸和存儲,加快速度,降低成本,控制風險。
總結:基於合同使用全過程分析和過程控制能力,電子合同在靈活性和可擴展性方面的優勢更加明顯。
但正所謂,對於處於不同發展階段、不同使用場景的企業來說,電子合同更有優勢還是紙質合同更適合,不能單憑壹句話來判斷。
相信在比較各自優缺點的基礎上,企業將能夠結合自身的實際需求和階段性部署需求,選擇合適的合同管理模式。