開頭稱呼、問候語、正文、祝頌語、署名和日期
書信是人們生活中最為普通，最為古老的壹種溝通方式，掌握書信的格式和要求，有助於更好的發揮書信的功能，書信格式由稱謂、正文、敬語、落款及時間幾部分組成。
稱謂應該在第壹行頂格寫，後加冒號以示尊敬，稱謂應遵循長幼有序，禮貌待人的原則，選擇得體的稱呼。
正文是信函的主體，可根據正文和所述內容的不同，靈活地采用不同的文筆和風格。
寫信人在書信結束時，向對方表達祝願、勉慰之情的短語，多用此致、即頌、順祝等詞。
緊接正文末尾，下壹行頂格處，用敬禮、x安、安康等詞與前面呼應。
在信文的最後，寫上寫信人的姓名和寫信日期，署名應寫在敬語後另起壹行靠右位置。
壹般寫給領導或不太熟悉的人要署上全名以示莊重、嚴肅，如果寫給親戚朋友，可直寫名而不寫姓，署名後面可酌情加啟稟詞，對長輩用奉、拜上，對同輩用謹啟、上，對晚輩用字、白、諭等詞。
書信是壹種向特定對象傳遞信息、交流思想感情的應用文書。“信”在古文中有音訊、消息之義，如“陽氣極於上，陰信萌乎下。”（揚雄：《太玄經·應》）；另外，“信”也有托人所傳之言可信的意思，不論是托人捎的口信，還是通過郵差郵遞的書信用語言文字向特定對象傳遞信息和進行思想感情交流的信，壹是有運用文字述說事情原委和表達自己思想感情的能力；二是具備相應的書寫工具；三是有人進行傳遞。親筆給親戚朋友寫信，不僅可以傳達自己的思想感情，而且能給受信人以“見字如面”的親切感；科技不斷進步，又相繼出現了電話、電報、郵寄錄音帶、錄像帶、電子郵件等交流信息的手段，可以預見，未來電子郵件這壹新興的手段會被越來越多的人運用。隨著社會的發展，人與社會的關系也在進行重新建構，書信的運用除傳統用法，即公函私函之外，壹個新的發展動向便是原先私函類中因為個人需要而向政府機構、企事業單位、知名學者等個人所發的事務性的信件，這壹類信件的使用量逐漸增多，值得註意。我們將其稱為個人公文。