正式的采購訂單能夠確保采購的商品從訂貨，列入預算、付款到交付整個流程順利執行。只有明確采購訂單中的元素，才能有效保證采購方的合法權益與利益。以下是采購訂單的重要元素：
● 商品或服務制造企業的名稱——確保雙方確切知道每次采購都有誰參與，明確責任方；
● 采購訂單編號——讓人更容易掌握采購的情況，包括發票、付款及交付日期等等，並將錯誤付款的風險降到最低；
● 采購訂單日期——正式記錄下訂單和交貨的日期，以及時做好驗收貨的準備工作；
● 交付和發票地址——確保所有的信函和貨物都送對地方，沒有延遲交貨或付款；
● 商品或服務的描述和數量——需要包含技術參數，確保沒有重復采購或錯誤采購；
● 采購價格——記錄稅金和總價，跟蹤供應商的定價歷史，看看是否有必要為新合同重新協商或者貨比三家，不給漲價留下任何回旋余地；
● 支付信息——讓采購員知道具體的收款方、支付賬戶和日期等，避免過程中出現任何延誤和錯誤。
企業可通過8Manage SRM采購管理軟件來簡化采購流程，通過全方位的采購訂單執行管理，完成采購訂單的生成、審批、價格、發貨、發票及付款。
8Manage SRM為您提供以下采購訂單功能：
類型和規則設置?—— 允許您根據貴公司的采購分類來對您的采購進行分類，設置相應的規則，確保公司政策得到正確的執行。
手動或自動創建?—— 允許您手動創建采購訂單或根據您的采購計劃自動生成采購訂單。
付款安排?—— 允許您在采購訂單中設置付款安排，以便自動跟蹤後續發票和付款。
審核與審批?—— 根據您的組織架構和采購類型，8Manage 會自動將預設的審核與審批流程與您的采購訂單綁定。
電子簽名和電子蓋章?—— 允許您給采購訂單提供電子簽名和/或電子蓋章。
電子推送給供應商?——允許您以電子方式將采購訂單發送給您的供應商。
在線跟供應商確認?—— 告知供應商新的采購訂單，並允許其確認采購訂單，然後再通知您。
交付計劃和確認?——允許您和您的供應商設置交付計劃、進行變更並確認（最終）計劃。
驗收和退貨?—— 允許您檢查和驗收產品和服務和/或退貨。
對賬?—— 幫助您將供應商提供的發票與采購訂單的付款安排和驗收狀態進行匹配。
發票審批和付款請求?—— 允許您提交發票和付款請求進行審批。
評估供應商績效?—— 允許您根據供應商完成訂單的能力來評估其績效。