傳統載體檔案數字化轉換後的數字副本，具有代替原件的全部作用，其全部作用如下：
1、為檔案信息化建設打下堅實基礎檔案信息化建設是檔案管理發展規劃的重要任務，其核心是資源建設。資源建設包括兩大任務：壹是現有館藏檔案的目錄數據庫建設和館藏重要檔案和照片、錄音、錄像檔案的數字化；二是電子文件歸檔與電子檔案管理。
2、利於長遠發展，保護檔案原件。用數字化的檔案代替原件使用，可以保護檔案原件。數字化副本異地保存，輸出縮微膠片供永久保存。這樣可使這些檔案資料在出現自然災害的情況下不會遭到毀滅性的破壞，有利於檔案的長遠發展。恢復檔案材料模糊褪變的字跡及對汙損殘缺照片檔案的修復。
3、改善檔案的利用方式，提高利用率。壹份文件可以以數字化形式同時提供給多個利用者，實現資源***享。數字化文件可以通過網絡傳輸，能異地調閱利用，擴大了檔案的利用空間。檔案數字化以後，將已開放的檔案上傳系統，利用者可以隨時使用開放的檔案文件，實現檔案信息資源***享。縮短檢索時間，利用效率有很大的提高。節約成本，提高檔案人員工作效率。
檔案數字化的網絡拓撲結構
檔案管理系統企業版支持集中式、分布式部署和存儲，集中或分級管理模式。對於網絡條件比較好的集團企業，推薦使用集中式部署模式，即采用總部集中建設模式，基於企業內部網絡，將檔案信息資源集中存放在總部。
通過網絡實現下屬分支機構之間、總部與各下屬分機構之間的檔案信息***享、匯總、移交和傳遞。通過通用的WEB查詢平臺和統壹的權限管理，在任何分支機構都可以進行跨部門、跨單位、跨地域的檔案檢索、瀏覽和下載利用，形成總部和下屬分支機構之間的虛擬檔案信息中心。