數字檔案利用率不高，阻礙了企業的現代化進程。雖然辦公自動化系統已經實施了很長時間，但許多單位並沒有把提高電子文件管理的意識作為壹項緊迫的任務。人們仍然延續著傳統的觀念和管理模式，文獻的借閱和檢索都是手工完成的。計算機在整個過程中的應用僅限於幹巴巴的文字記錄、編輯和打印，成為了名副其實的“高端打字機”。人們只看到了觸手可及的有限文件，卻忽略了以網絡形式傳輸的龐大信息寶庫，不僅耗費了人力物力，還使得電子文檔得不到合理的開發利用，造成了雙重浪費。
電子文檔和紙質文檔的“雙份”存儲導致資源浪費。“雙份”存儲是指內容相同的紙質文檔和電子文檔的存儲。在壹些單位的辦公自動化網絡系統中，各部門在線傳遞和承接文件，提高了工作效率。但是，文件完成後，會發出紙質文件進行歸檔和保存。這樣，內容相同的兩類文件同時並存，造成人力、物力、財力的浪費，勢必影響電子文件的廣泛應用和檔案事業的進壹步發展。
辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容，電子文件歸檔困難。據了解，目前許多大型企業都采用了基於計算機和網絡技術的辦公自動化系統，而且這種系統大多是本單位或上級機關設計的軟件，而本單位檔案館使用的檔案管理系統是檔案行政管理部門為規範和標準化現代化檔案管理，實現資源共享而推廣的現代化檔案管理軟件。由於這兩個系統的設計單位不同，在不同軟件環境下形成的數據難以轉換，電子文件無法歸檔，給原始數據的收集和記錄帶來困難。