為了有效地存儲和傳播知識，人類發明了各種物質材料來記錄信息。古代人類的知識主要記載在甲骨文、泥板、獸皮、竹簡等。自從紙和印刷術發明以來，人類的知識主要在紙上保存和傳播。隨著信息記錄和存取技術的發展，文件載體的形式也越來越多樣化，如音像磁帶、縮微膠片、光盤等。這些非紙質文件的出現，進壹步擴大了文件的範圍；加快文件的制作和傳輸；使知識和信息的存儲和利用更加方便。目前文獻主要有紙質型、縮微型、電子型、視聽型四種。
1.紙質文件是通過手寫、印刷、打印等方式將信息記錄在紙上而形成的文件。它是壹種傳統的文件形式，易於閱讀和流通，但存儲密度小，體積大，不便於管理和長期保存。
2.縮微品是利用光學技術和縮微膠片(如縮微膠片、縮微膠卷)在感光材料上記錄信息而形成的文件。其特點是存儲密度高，體積小，便於存儲和傳輸，但只有借助特殊設備才能讀取。世界上許多文獻信息服務機構把要長期收藏的文獻制成縮微膠片保存。
3.電子文件是指圖片、文本、聲音、圖像等信息以數字代碼的形式存儲在磁、光、介電介質中，並由計算機或類似設備讀取的文件，也稱為機器可讀文件。目前，電子文獻種類多、數量大、內容豐富，如各種電子圖書、電子期刊、網上數據庫、網絡數據庫、網絡新聞(如新聞組、郵件列表、BBS)、光盤數據庫等。其特點是信息存儲量大、發布周期短、易於更新、信息傳遞快、訪問速度快、集文字、圖像、聲音等多媒體信息於壹體、信息觀賞性好、易於復制，但只能用電腦閱讀。
4.聲像文件是以錄音、錄像、攝影、錄像等手段，將聲音、圖像等多媒體信息記錄在光學材料和磁性材料上形成的文件，也稱視聽文件，如音像磁帶、唱片、幻燈片、激光視盤等。其特點是生動直觀，特別適合記錄難以用文字和符號描述的復雜信息和自然現象，但其制作和閱讀需要特殊設備。