檔案的利用價值是指就檔案的特定用途而言，某壹(或部分)檔案對特定使用者的特定(具體)意義或作用。檔案的利用價值是檔案微觀價值的體現。檔案的保存價值是指檔案是否具有保存的意義。檔案保存價值在檔案價值鑒定中的具體反映或表現形式是通過保存時間的長短來體現的。
2.檔案的現實價值和長遠價值。
檔案的現實價值也可稱為當前價值，既包括檔案對其形成單位的社會實踐活動的實用價值，也包括對其他單位生產建設的借鑒價值。(4)檔案記錄各種生產活動的情況、成果、經驗和教訓。從自然資源、生產資料到生產過程、計劃管理和生產技術的信息，都可以作為工農業生產和經濟管理的科學依據和參考資料。實踐活動的實踐價值。檔案的長期價值是指部分檔案的利用價值，其時效性可以延伸到遙遠的未來，具有長期保存和利用價值。
3.檔案的第壹價值和第二價值。
檔案的第壹價值是指檔案對其創造者的價值；檔案的第二種價值是指檔案對社會的價值，即對除檔案形成者以外的其他使用者的價值。
4.檔案的證據價值和信息價值。
檔案的證據價值和信息價值是由美國的謝倫伯格首先提出的。他所指的證據價值，是指由文件制作機構的組織和功能的重要性所決定的價值。信息價值是指公共文獻的內在價值，因為它們包含對各種研究有用的信息。
壹般來說，檔案的具體作用主要表現在以下幾個方面:
(1)維護國家、集體和個人權益的法定書證檔案，能夠以其內容、意義和外觀特征如實說明某些歷史事實，作為證明國家、集體和個人合法利益的書面文件。
從政必備工具檔案記錄了社會、階級、經濟、政治、法律等各個方面。這些原材料壹直是階級統治和各種政治鬥爭的工具。
(3)行政管理參考憑據檔案記錄了各機關、單位過去的活動，包括行使行政職權的法律依據、辦理行政事務的過程和結果、管理活動的經歷等。它是壹個政府和壹個機構持續工作必須參考的憑證。
(4)生產建設參考檔案記錄各種生產活動的情況、成果、經驗和教訓。從自然資源、生產資料到生產過程、計劃管理和生產技術的信息，都可以作為工農業生產和經濟管理的可靠信息(5)科學研究，無論是自然科學、社會科學還是思維科學，都必須詳細地占有材料，只有這樣，才能致力於研究和探索事物發展的規律。科學基礎和科學參考資料。
(6)宣傳教育的生動材料檔案，記錄了人民創造歷史的曲折歷程和奮鬥足跡。既反映了與自然和社會惡勢力鬥爭的勝利，也反映了國家和民族、黨和人民的憂患。