不僅僅是開發信要註意行文，開發階段的郵件都要註意行文跟措詞。 外貿從業人員總會抱怨,開發信壹天到晚,發個不停,幾千封都入泥牛入海，究竟是怎麽回事。是自己的開發信寫得不好,不夠吸引人,引不起人閱讀興趣?還是措辭有所不當?壹般第壹次寫給潛在客戶的開發信,究竟要如何措辭? 詳細些好還是簡單明了好?標題要怎麽寫才不致於被當成垃圾郵件刪掉呢? 寫開發信不要求使用華麗優美的詞句。我們所需要做的就是，用簡單樸實的語言，準確的表達自己的意思，讓對方可以非常清楚的了解妳是誰，賣什麽。最好是讓人壹樣就能看完這些信息。圍繞這壹點，我總結了幾方面的內容。 每壹封信函的往來，都是您跟收信人彼此之間的壹次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函裏體現感性的壹面。然而很多人都有壹種誤解，以為寫作商務信函就應該用壹種特殊的“生意腔”，於是把壹封本來應該是熱情而友好的信函寫得呆板而死氣沈沈。他們寧願寫“Your letter has been received”，“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。這也是英語的主被動問題。You，he和I剛接觸英語時，老師教我們的這個順序大家還記得吧。第壹封的開發信，以及後續的開發階段的郵件往來都需要註意郵件的簡潔，3C原則：Clearness(清楚) Concisenes(簡潔) Courtesy（禮貌） 簡單的說，郵件的往來不就是跟對方進行了壹次交談嗎？只不過是把交談的內容寫到了紙上而已。多用壹些簡單明了的語句，用我/我們做主語，這樣才能讓我們的郵件讀起來熱情，友好，就象兩個朋友之間的談話那樣簡單，自然，人性化。如果您由於無法準時交貨而在電話上跟您的合作夥伴表示歉意時，您會怎麽說？我想您會說“I am sorry we cannot deliver the goods today”。 既然在電話中您會這樣說，為什麽在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”？放棄這種所謂的“生意腔”吧，讓妳的郵件也象談話那樣簡單，自然，人性化。 郵件都是有其目的性的，所以所采用的語氣語調也應該符合您的目的。在寫之前先不妨仔細考慮壹下，寫這封信函是想達到壹個什麽樣的目的，希望對收信人產生壹種怎樣的影響呢？是歉意的，勸說性的，還是堅決的，要求性的。這完全可以通過信函中的語氣語調來表現。合作夥伴們每天都要閱讀大量信函文件。所以，信壹定要寫得簡明扼要，短小精悍，切中要點。如果是不符合主題或者對信函的目的不能產生利益的內容，請毫不留情的舍棄它們。因為這些內容不僅不能使交流通暢，反而會混淆視聽，非但不能讓讀者感興趣，反而會讓他們惱火，產生反感。我們這裏所說的禮貌，並不是簡單用壹些禮貌用語比如your kind inquiry,your esteemed order等就可以的。而是要體現壹種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態度。如果本著這樣的態度去跟別人交流，那麽就算這次拒絕了對方的要求，也不會因此失去這個朋友，不會影響今後合作的機會。特別要註意，當雙方觀點不能統壹時，我們首先要理解並尊重對方的觀點。如果對方的建議不合理或者對您的指責不公平時，請表現壹下妳的高姿態，可以據理力爭，說明妳的觀點，但註意要講究禮節禮貌，避免用冒犯性的語言。還要提醒壹點，中國人有句話叫做“過猶不及”。任何事情，壹旦過了頭，效果反而不好。禮貌過了頭，可能會變成阿諛奉承，真誠過了頭，也會變成天真幼稚。所以最關鍵的還是要把握好“度”，才能達到預期的效果。 就象前面提到的，要用簡潔樸實的語言來寫信函，讓郵件讀起來簡單，清楚，容易理解。用常見的單詞，避免生僻或者拼寫復雜的單詞。壹個單詞可以表達，就不要用詞組。多用短句，因為短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”這些讓句子變得冗長的連詞。在同壹封信函裏，不要使用多個相同含義的單詞。比如，前面寫了“goods have been sent”，那後面再提到這件事時就不要再用其他單詞如“forward”“dispatch”等。因為這樣寫會誤導妳的讀者無謂地去考慮這些詞之間是否另有含義。 當涉及到數據或者具體的信息時，比如時間，地點，價格，貨號等等，盡可能做到精確。這樣會使交流的內容更加清楚，更有助於加快事務的進程。請在郵件中寫上對方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會讓對方知道這封郵件是專門給他的，而不是那種群發的通函，從而表示對此的重視。當然，如果您無法確定收信人的名字，那就在稱呼壹欄裏寫“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。前面我們說過，商務郵件不需要用華麗的詞句。根據西方的語言習慣，他們更願意使用簡練而樸實的語言。所以當我們跟西方人進行商務溝通時，也要盡量避免華麗復雜的詞句。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”，就不如直接寫成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”，這樣才更加符合西方人的語言習慣。給買家的回復，千萬要迅速及時。因為買家通常只看最先收到的幾封回復，從中去選擇合適的供應商。如果妳的回復不夠及時，就可能因為搶不到先機而失去商機。這壹點是特別針對寫電子郵件的。也許很多人都沒有意識到，事實上，E-mail的標題是很重要的壹個部分，您的郵件給對方的第壹個印象就是通過標題來完成的。如果標題沒有內容，看起來象群發的垃圾郵件的話，很多買家就會直接刪除。比如這樣的標題“How are you?”，“Can we work together?”，建議您改成“Proposal: Bright Ideas Imports–Zhejiang Textile’s Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”這樣您的郵件會顯得更加專業。寫完之後，壹定要檢查。最基本是要確保拼寫和語法正確，然後檢查壹下您所提供的事實，數據等是否有錯。我們都會犯錯，但即使在您的信函裏有壹個極小的失誤，也可能會破壞您在溝通方面的可信度，並使人對您表達的其他信息投下懷疑的陰影。
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