印章管理人員正式上崗之前，需要在承諾書上簽字並保證不會私自在和公司無關的文件上用印，如有違反所造成的損失由印章管理人員自己承擔，情節嚴重的公司將移交相關部門處理；
同時還要制定《印章管理辦法》，要求印章管理人員嚴格按照管理辦法執行和使用印章，堅決明確三不蓋原則：1.遇到沒有領導明確授權簽字文件不蓋章；2.不符合規定、空白紙張不蓋章；3.遇到熟人、同事請求在個人擔保、證明上蓋章的要事先得到領導同意，不得礙於人情關系就私自給他人使用印章；
明確了原則之後，公司也要加強印章的監管，既然說是私自使用印章，那麽大多數時候是沒辦法察覺得到的，所以公司領導人要對日常印章使用情況進行管控就需要智能印章管理系統協助企業管控印章。
智能印章管理系統，用軟件+智能設備終端的模式，改變傳統印章管理實現人章分離管控，通過物聯網技術、設備高清攝像、電子圍欄、指紋識別、全密封智控鎖設計實現印章使用申請、審批在線化，領導人實時管控印章使用，讓他人無漏洞可鉆，保障用印安全、留取臺賬、分析統計，讓印章使用透明化、安全化、可追溯。