1、主席臺必須排座次、放名簽，以便領導同誌對號入座，避免上臺之後互相謙讓。
2、主席臺座次排列，領導為單數時，主要領導居中，2號領導在1號領導左手位置，3號領導在l號領導右手位置;領導為偶數時，1、2號領導同時居中，2號領導依然在1號領導左手位置，3號領導依然在l號領導右手位置。依此類推。
3、幾個機關的領導同時上主席臺，通常按機關排列次序排列。可靈活掌握，不生搬硬套。如對壹些德高望重的老同誌，也可適當往前排，而對壹些較年輕的領導同誌，可適當往後排。另外，對邀請的上級單位或兄弟單位的來賓，也不壹定非得按職務高低來排，通常掌握的原則是:上級單位或同級單位的來賓，其實際職務略低於主人壹方領導的，可安排在主席臺適當位置就座。這樣，既體現出對客人的尊重，又使主客都感到較為得體。
4、對上主席臺的領導同誌能否屆時出席會議，在開會前務必逐壹落實。領導同誌到會場後，要安排在休息室稍候，再逐壹核實，並告之上臺後所坐方位。如主席臺人數很多，還應準備座位圖。如有臨時變化，應及時調整座次、名簽，防止主席臺上出現名簽差錯或領導空缺。還要註意認真填寫名簽，謹防錯別字出現。 迎來送往，是社會交往接待活動中最基本的形式和重要環節，是表達主人情誼、體現禮貌素養的重要方面。尤其是迎接，是給客人良好第壹印象的最重要工作。給對方留下好的第壹印象，就為下壹步深入接觸打下了基礎。迎接客人要有周密的布置，應註意以下事項:
(壹)對前來、洽談業務、參加會議的外國、外地客人，應首先了解對方到達的車次、航班，安排與客人身份、職務相當的人員前去迎接。若因某種原因，相應身份的主人不能前往，前去迎接的主人應向客人作出禮貌的解釋。
(二)主人到車站、機場去迎接客人，應提前到達，恭候客人的到來，決不能遲到讓客人久等。客人看到有人來迎接，內心必定感到非常高興，若迎接來遲，必定會給客人心裏留下陰影，事後無論怎樣解釋，都無法消除這種失職和不守信譽的印象。
(三)接到客人後，應首先問候 壹路辛苦了、您來到xxx等等。然後向對方作自我介紹，如果有名片，可送予對方。註意送名片的禮儀:
1、當妳與長者、尊者交換名片時，雙手遞上，身體可微微前傾，說壹句請多關照。妳想得到對方名片時，可以用請求的口吻說:如果您方便的話，能否留張名片給我？”
2、作為接名片的人，雙手接過名片後，應仔細地看壹遍，千萬不要看也不看就放入口袋，也不要順手往桌上扔。
(四)迎接客人應提前為客人準備好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙忙準備交通工具，那樣會因讓客人久等而誤事。
(五)主人應提前為客人準備好住宿，幫客人辦理好手續並將客人領進房間，同時向客人介紹住處的服務、設施，將活動的計劃、日程安排交給客人，並把準備好的地圖或旅遊圖、名勝古跡等介紹材料送給客人。
(六)將客人送到住地後，主人不要立即離去，應陪客人稍作停留，熱情交談，談話內容要讓客人感到滿意，比如客人參與活動的背景材料、當地風土人情、有特點的自然景觀、特產、物價等。考慮到客人壹路旅途勞累，主人不宜久留，讓客人早些休息。分手時將下次聯系的時間、地點、方式等告訴客人。 接待或拜訪是公務人員在公務活動中的壹項經常性的工作。公務人員在接待中和拜訪中的禮儀表現，不僅關系到他本人的形象，而且還涉及到他所代表的組織形象。因此，接待禮儀和拜訪禮儀歷來受到重視。
1.接待人員對來訪者，壹般應起身握手相迎，對上級、長者、客戶來訪，應起身上前迎候。對於同事、員工、除第壹次見面外，可不起身。
2.不能讓來訪者坐冷板凳。如果自己有事暫不能接待來訪者，應安排秘書或其他人員接待客人。不能冷落了來訪者。
3.要認真傾聽來訪者的敘述。公務往來是“無事不登三寶殿”，來訪者都是為了談某些事情而來，因此應盡量讓來訪者把話說完，並認真傾聽。
4.對來訪者的意見和觀點不要輕率表態，應思考後再作答復。對壹時不能作答的，要約定壹個時間再聯系。
5.對能夠馬上答復的或立即可辦理的事，應當場答復，迅速辦理，不要讓來訪者無謂地等待，或再次來訪。
6.正在接待來訪者時，有電話打來或有新的來訪者，應盡量讓秘書或他人接待，以避免中斷正在進行的接待。
7.對來訪者的無理要求或錯誤意見，應有禮貌地拒絕，不要刺激來訪者，使其尷尬。
8.如果要結束接待，可以婉言提出借口，如“對不起，我要參加壹個會，今天先談到這兒，好嗎？”等，也可用起身的體態語言告訴對方就此結束談話。