文秘需要的知識和技能
文秘需要的知識和技能，在工作的過程中很容易碰到這些問題，無論何時都要學會尊重他人，工作能力的提升需要借鑒職場同事的經驗，做到不被職場困住就是壹大成功，在職場上，文秘需要的知識和技能是很重要的。
文秘需要的知識和技能1
(壹)秘書應具備的能力。
1、普通能力。主要指人的智商，包括人的洞察力、註意力、記憶力、思維力、理解辨別力、交際溝通力。上述能力是其他能力的基礎。現代秘書工作人員要具有敏銳的洞察力和靈敏的應變能力，要善於觀察事務，發現問題，這樣才能加強輔佐領導的主動性，真正發揮參謀助手作用。思維力是人們智力活動的核心，壹個人如果失去了思維能力，其他能力也就失去了意義。
2、通用能力。現代的秘書人員要掌握表達、調研、管理、辦事4種通用能力。秘書的首要職能就是運用語言載體進行信息溝通，輔助領導的活動，因此，表達能力是最關鍵的。表達能力包括口頭表達能力和文字表達能力兩個方面。現代秘書要既擅長寫，又長於說，無論寫說，都要做到準確簡潔、適用合理。秘書人員的調研能力包括調查能力及研究能力兩方面，秘書調研能力的強弱直接影響著秘書參謀助手作用的發揮。秘書的管理能力包括3個方面： 輔助計劃能力、組織實施能力和溝通協調能力。現代秘書必須具備較強的管理能力以輔助領導的管理活動，為領導活動提供全局性和超前性的智能服務。範圍廣，內容多，頭緒多的事務性工作要求秘書人員要有較強的應變品質和變通能力;要熟悉辦事渠道、掌握辦事程序，及時準確、妥善地處理事務、 同時，還要有較強的人際交往能力，能善於通過建立良好的人際關系，創造良好的人際環境，提高辦事的效率。
3、專業技能。作為現代秘書，必須具備較強的專業技能，如語言溝通表達能力、外語聽說讀寫能力、計算機操作能力、速記能力。秘書人員工作壹個重要的任務就是辦文，從事大量文稿的草擬與修改，這都要求現代秘書具備紮實的文字功底，要精通語法、修辭、格式及邏輯知識，要掌握壹定的寫作規律，要做到內容與形式的統壹，既要有好的表現形式，又要有充實的內容。因此秘書壹定要加強寫作訓練，熟練掌握各類應用文的特點、寫作要求和語言表達技巧，平時隨時註意積累資料，不斷提高寫作水平，培養精確的文字表達能力。加入WTO後的中國，外貿出口已經在許多企業的貿易總額中占據了相當大的比重，對外貿易中多多少少都會用到外語，因此這也客觀地要求現代秘書必須具備較強的外語能力。計算機操作能力是現代秘書應具備的又壹個基本能力要求，秘書要熟悉辦公軟件的使用並熟悉計算機網絡，還要對辦公室常用設備的使用達到熟練程度。速記是近年來被提到日程上來的'壹種錄入能力，領導在口頭表述的時候，秘書要以最快的速度記錄到工作筆記中，或者錄入電腦中，從而大大減少工作時間，提高工作效率。
4、創新能力。秘書還應具備壹定的創新能力。秘書的創新能力，是指秘書人員能夠領悟領導的意圖，發揮主觀能動性，創造性地為領導提供最佳服務的能力。在知識經濟時代，各種信息瞬息萬變的情況下，要求秘書在實際工作中勇於探索、改革創新。所謂創新，就是無論從工作內容還是從工作方式上都有新意、新內容、新辦法。
要做到這些，秘書人員必須註重自身的繼續教育和綜合能力的培養，激勵自己盡快增長理論知識和實踐才幹，在思想觀念、行為傾向、知識結構、知識存量、應用能力等方面作較大努力，以適應知識經濟時代對人才的要求。
(二)秘書應具備的知識。
基本知識。基本知識是秘書工作者知識結構的關鍵 。壹切其它知識離不開基本基礎知識的鋪墊，否則就是“ 無源之水，無本之木”。秘書應具有的基本知識可分為兩類：
壹方面是社會科學知識，相當於高中水平的語文、政治、歷史、地理等知識;
壹方面是自然科學知識，即物理、化學、數學、生物知識，除此之外還應懂得壹點經濟知識，法律知識和科技常識，並且熟練壹門外語。
2、專業知識。秘書人員的專業知識可分為兩大部分，第壹部分是秘書專業的基礎知識，第二部分是秘書所在行業的行業知識。行業知識是指秘書專業知識的另壹部分，是秘書所在行業的行業知識。這是秘書知識結構中的核心部分。總體來說，行業知識是指秘書在單位所從事的行業要求秘書必須具備的行業知識，這對於秘書來說是“第二專業知識”。在秘書學研究中，人們愈來愈重視到第二專業知識的重要性。在國外，對秘書職業早按第二專業進行分類，如法律秘書、商務秘書、外事秘書、技術秘書、醫務秘書等。
3、拓展知識。秘書人員不僅要了解並熟知專業知識和生活當中的壹些基礎知識，還應該掌握壹些相關的邊緣知識來拓展自己更好的工作。比如心理學、禮儀學、公關關系學、企業管理學等。拓展自己的知識面，才能使自己在工作中更加揮灑自如、得心應手。現代秘書人員不僅應該是壹個專才，還應該是通才、全才。
文秘需要的知識和技能2壹、秘書工作的內容
(壹)秘書工作領導機關及其領導者的工作內容
1、機關辦公廳(室)的基本任務
辦公廳(室)屬於秘書工作部門，是機關工作正常運轉的樞紐。它的出現是秘書工作發展的必然結果。中外領導機構或高級領導人都設置辦公廳或辦公室。它的主要任務是協助它所直屬的領導機關完成各項領導工作，尤其是為領導機關制定和實施決策服務。
辦公廳(室)的任務主要分為兩大部分：壹是政務服務，包括辦文、辦會、文檔管理、代擬文稿、綜合協調等，這就是人們通常所說的秘書工作;二是事務服務，主要是後勤服務保障工作。
2、秘書長、辦公廳(室)主任的基本任務
秘書長和辦公廳(室)主任兼有秘書工作領導人和秘書人員的雙重身份。根據1951年中央人民政府批準頒發的《政務院關於各級政府秘書長和不設秘書長的辦公廳主任的工作任務和秘書工作機構的決定》，各級政府機關的秘書長或辦公廳主任主要承擔以下任務：第壹，協助首長綜合情況、研究政策、推行工作;第二，協助首長密切各方面的工作關系;第三，協助首長掌管機關內部的統壹戰線工作;第四，協助首長掌管保密工作;第五，協助首長掌管機要工作;第六，主持日常行政事務(包括公文處理、會議組織、檢查和督促政府決議的執行等事項);第七，掌管機關事務工作。
因此，秘書長和辦公廳主任的工作任務，可以總結為“既要參與政務，又要掌管政務”兩個方面。而其中第壹至第五項工作是需要協助首長完成的，具有明顯的參與政務性質;而第六、七項工作則主要是掌管機關日常事務，具有明顯的事務性特色。政務院的這些規定，雖然是針對我國秘書工作高層領導者和領導機構而言的，但是卻為全國秘書部門應當承擔的主要工作內容確定了基本格局。
(二)秘書工作的主要內容
1、擬定、辦理公文
擬定公文是指根據領導者意圖和領導班子的決定精神起草公文或在領導者主持、指導之下，起草領導講話稿。
擬定公文是秘書工作的傳統職能。現代社會，擬定公文更成為秘書工作的壹項極其重要的日常工作。因為公文具有發布政令、傳達意圖、溝通情況、憑證記載等重要功能，因此，擬定公文是壹項非常嚴肅的工作，秘書人員應該以高度的責任心對待。
辦理公文簡稱辦文，是圍繞公文的形成、處理、管理所進行的全部工作，反映了公文在機關內部處理的全過程。
辦理公文是秘書工作中壹項最基本的工作內容，大致可以分為發文處理和收文處理兩類。其中，發文過程包括擬制、核簽、繕印、審核、簽發、立卷、歸檔等主要環節;收文過程包括簽收、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、註辦、立卷、歸檔等主要環節。在日常工作的發文和收文過程中，秘書人員都要按照黨和政府頒布的公文處理條例、法規和標準辦理，做到分工合理、責任明確，確保公文處理過程的嚴謹、規範、優質、高效，為公文發揮應有的效能創造條件。
2、辦理組織會務
辦理組織會務簡稱辦會，是指機關秘書部門或臨時設立的會議秘書機構辦理與會議有關的各類具體事務，目的是為領導人開好會議做會前、會中和會後的各種綜合輔助性服務。辦會過程中應主要做好以下工作：壹是會議議題的協調與安排，應與各方面協調聯系，將會上討論決定的事項預先整理形成文件形式後，再將其中已經立題的成熟文件交給主管領導，決定是否提交會議討論;二是會議的統籌安排，即從整體上安排好會議的各項方面事宜，如會議時間、地點、議程、參加人員、會場布置等;三是會議文件材料的印發、傳遞、清退、立卷、歸檔等;四是會議期間的各項服務;五是會議善後工作，如整理會議記錄、編寫簡報和會議紀要、督促檢查會議決策的落實等。
3、調查研究工作
調查研究工作是指圍繞中心工作，針對當前領導關心和急需解決的有關問題，調查了解相關情況，並進行分析研究，寫出調查報告呈交給領導機關或領導人。這是發揮秘書工作的參謀、助手職能，直接為領導決策服務的壹項重要工作。
每壹項調查研究均應做好調查準備、調查實施和調查總結收尾這三個階段的工作。其中，準備階段應根據領導工作的需求確定調查題目，擬制提綱;實施階段要註意選準調查研究對象，采用多種方式，廣泛搜集、認真整理、深入研究調查得來的材料;總結收尾階段就是對調查研究工作進行整體分析，在以前階段工作的基礎上，寫出調查報告。
4、信息處理工作
秘書信息處理工作是指按照黨政領導機關工作的要求，采集與處理信息，為領導正確決策和實施決策服務的壹項工作。凡是領導工作中要掌握的各種動態、情況以及實際工作領域中帶有苗頭性、傾向性的問題，都需要收集並及時反饋給領導部門。
開展信息處理工作首先要建立和健全信息網絡，這是搞好信息處理工作的基礎;其次要建立壹支德才兼備、思路開闊、反應敏捷，具有較強的觀察和分析問題能力的信息員隊伍;最後要實現信息處理工作手段的現代化，以便快速傳遞和處理信息。開展信息處理工作應確保信息的收集、加工、存儲、輸出、反饋等基本環節的工作質量。
5、溝通協調工作
對秘書工作而言，溝通協調工作的內容極為廣泛，依據協調對象劃分，有對上的協調(即對領導者之間和領導機關之間的協調)、對下的協調、同級之間的協調、上下級雙方的協調、同屬部門的協調、業務工作的協調等，而其中最常見的是業務工作的協調，如會議協調、公文活動協調、事項協調等。總之，凡是與領導決策和指導工作有關事項的協調，均屬於秘書工作的業務範圍。開展秘書協調工作時，可以利用的方式有電話協調、送文上門協調、請人進門協調、登門拜訪協調、召開會議協調等。
6、信訪接待工作
信訪接待工作是處理群眾來信和接待群眾來訪工作的總稱，是各級黨政機關、企事業單位、社會團體的秘書工作的壹項經常性的重要工作。收到群眾來信，要及時拆封，認真閱讀，做好摘記，準確交辦，按“分級負責，歸口辦理”的原則妥善處理或轉交有關部門辦理。有群眾來訪時，要熱情接待，認真聽記，恰當處理。
7、監督檢查工作
監督檢查工作的主要內容分為三個方面，即對黨的路線、方針、政策和黨政機關工作部署落實情況的督促檢查;對領導人批辦事件承辦情況的督促檢查;對文件和會議事項的督促辦理。監督檢查工作的具體做法主要包括催辦檢查、實地調研、日常查辦、綜合反饋等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下了解情況，向上反映情況。
8、公務接洽工作
公務接洽工作是指辦理領導機關、平行單位、下級組織與本機關聯系公務事宜的接洽工作。這是黨政機關、企事業單位、社會團體均不可缺少的壹項工作，是作為機關“窗口”的秘書工作經常性的重要工作內容，主要包括：承辦處理各機關單位直接派人或通過電話形式來本機關商洽或聯系的公文事宜，有協助聯絡公務，安排領導人接見，答復詢問，落實承辦單位，解決來訪者食宿、交通等事項。為確保公務接洽工作的順利進行，秘書人員應做到忠於職守、認真執行交接班制度和請示報告制度，做好值班日記和電話記錄。同時，還應熟悉領導者情況，與有關部門保持密切聯系。此外，還應善於處理人際關系。
除上述之外，秘書工作還包括管理日常事務、機要保密、文書立卷與歸檔、領導公務活動安排、領導臨時交辦事項等。在日常工作中，秘書工作人員均應以認真負責的態度，保質保量，切實做好領導交辦的各項工作和任務。