新聞發布會壹般比較正式和隆重，需要選擇好時機。
新聞的由頭
某壹消息是否有新聞價值是新聞發布會召開之前必須要確認的，此新聞為什麽在現在必須發布，其緊迫性應當確認，不要將無新聞價值的東西硬拉上新聞發布會。通常而言，企業新聞發布會的由頭有以下幾種：新產品開發、企業經營方針的改變、企業首腦或高級管理人員的變更、新工廠的上馬或舊工廠的擴建、企業合並、企業創立周年紀念日、企業的產品獲獎、與企業相關的重大責任事故的發生等。
避免與社會重大活動的時間沖突
新聞發布會應選擇合適的日期，避免與壹些社會上重大的活動和紀念日相沖突。記者們大都是大忙人，他們沒有分身術，不要使所邀請的記者因公務繁忙而無法脫身，影響發布會的效果
做好新聞發布會在某日的具體時間安排
新聞發布會壹般選在上午10時或下午3時為佳，這樣有利於方便記者到會，壹般的新聞發布會，正式發言時間不超過1小時，應留有時間讓記者提問，發布會後，壹般為記者準備工作餐，最好的形式是自助，搞自助餐的目的在於給記者提供交流和對企業領導人進行深入采訪的機會。確定好具體時間後，要提前1～2周向記者發出書面邀請，讓記者充分安排好時間。並非所有記者都能到會，因此，為使新聞發布會圓滿成功，最好在邀請函上附壹回執。
□舉辦地點安排
在舉辦新聞發布會時，應考慮安排適合的地點，做好這項工作，需從以下兩個方面入手：
會場選址
新聞發布會的選址與所要發布的新聞性質相融洽，同時，要考慮到交通方便、新聞發布的硬件等因素，如電話、傳真、打字、照明設備等。通常企業的新聞發布會在賓館或新聞中心等地舉行，主要是考慮到上述要求。
會場布置
選定發布會會址以後，還要註意會場的環境布置，氣溫、燈光、噪音等等問題要考慮周全，千萬要選壹個富於時代感的公關設計人員來布置會場，使會場既體現企業精神，又使記者及其他來賓產生賓至如歸的感覺。會場應設有記者或來賓簽到處，簽到處最好設在入口或入場通道處。會場座次安排要分清主次，特別是有貴賓到會的情況下。在每個記者席上準備有關資料，供記者們深入細致地了解所發消息的全部內容。
工作人員選擇
確定會議的主持人和主要發言人，主持人的作用在於把握主題範圍，掌握會議進程，控制會場氣氛，促成會議的順利進行。此外在必要時還承擔著消除過分緊張的氣氛，化解對立情緒、打破僵局等特殊任務；
主要發言人要透徹地掌握本企業的總體狀況及各項方針政策，面對新聞記者的各種提問，需要頭腦冷靜，思維清晰，反應靈敏，具有很強的語言表達能力，措辭精確，語言精練、流暢，發表的意見具有權威性，主要發言人壹般由企業主要負責人或部門負責人擔任。
選擇發布會現場服務人員
現場服務人員要嚴格挑選，從外貌到自身的修養均要合格，並註意服務人員的性別比例，以便發揮“異性效益”。服務人員的主要工作有如下幾點：
（1）安排與會者簽到
（2）引導與會者入坐
（3）準備好必要的視聽設備
（4）分發宣傳材料和禮品
（5）安排好餐飲工作
（6）安排壹名攝影師專門拍攝會場情況，以備將來宣傳和紀念之用
簽字儀式很短，但是接待活動的成果和高潮，要認真籌備，確保圓滿。簽字文本要註意定稿、校對、印刷、裝訂、蓋印各個環節，準備好文件夾、簽字筆、席位卡、鮮花、話筒、會標、攝像、香檳酒等必備物品及禮儀小姐與助簽人員。雙方簽字人員要大體相當，最好是出席會談的全體人員，除主簽人員以外，有時還請更高級別的領導人員出席簽字儀式，以示重視。簽字桌的座位，面對正門，主左客右，簽字時助簽人員站立兩側，字簽完後交換文本、相互握手、全體人員***同舉杯慶賀。
涉外簽字儀式禮儀
在涉外交往中，有關國家的政府、組織或企業單位之間經過談判，就政治 、經濟、文化科技等領域內的某些重大問題達成協議時，壹般需舉行簽字儀式。不同的的簽字儀式各有特點，在我國國內舉行簽字儀式通常要考慮以下幾個方面的禮儀問題。
首先，要布置好簽字廳，並作好有關簽字儀式的準備工作。在我國國內舉行的簽字儀式，必須在事先布置好的簽字廳裏舉行，絕不可草率行事。
其次，要確定好簽字人和參加簽字儀式的人員，簽字人由簽字雙方各自確定，但是他的身份必須與待簽文件的性質相符，同時雙方簽字的身份和職位應當大體相當。
最後，要安排好雙方簽字人的位置，並且議定簽字儀式的程序。我國的慣例是：東道國簽字人座位位於簽字桌左側，客方簽字人的座位位於簽字桌的右側。雙方的助簽人員分別站立於各方簽字的外側，其任務是翻揭待簽文本，並向簽字人指明簽字處，雙方其他參加簽字儀式的人員則應分別按壹定的順序排列於各方簽字人員之後。
我方人員在外國參加簽字儀式，應尊重該國舉行簽字儀式的傳統習慣。有的國家可能會準備兩張簽字桌，有的國家可能要求參加簽字儀式的人員坐在簽字人對面，對此不必在意。關鍵是要不辱使命，對此我方人員不應忘記。