關鍵詞:項目管理;項目組合管理
最早提出“組合管理”思想的是諾貝爾經濟學獎獲得者、美國經濟學家HarryMarkowitz,他於1952年在JournalofFinance雜誌上發表文章《現代組合理論》,闡述如何進行投資組合選擇,減少投資風險。直到1998年,才由JohnThorp在TheInformationParadox上發表文章指出:組合管理常被用來進行風險管理,也可以用來獲取投資的回報。這種管理思想在金融投資領域叫做投資組合管理(PortfolioMan agement)。近幾年,隨著信息技術和項目管理技術的發展,這種思想被引進到了項目管理領域,叫做項目組合管理(ProjectPortfolioManagement,以下簡稱PPM)。
1 PPM提出的背景
(1)項目種類越來越多。
隨著我國市場經濟的發展,各行業紛紛引進競爭機制,項目公司所承接的項目種類越來越多。如果項目公司在同時進行多個不同類型的項目,就會形成壹個項目組合。所做的項目類型越多,管理也就越復雜,因為隨著項目類型和數量的增多,項目所涉及的範圍也越來越寬廣,內容也越來越復雜,情況千變萬化。為了適應這種多變的情況,管理這些日益復雜的項目,就需要有新的管理思想、方法和能力。
(2)項目管理思想變革的需要。
從項目管理角度來看,目前我國的項目管理還壹直停留在壹種孤立的、隔離的傳統管理方式上,既無法保證項目之間的有機聯系,更無法保證項目與公司的戰略目標相連。即使有些項目公司采用了系統化的管理思想,其範圍也很有限,只是停留在單個項目的水平上,即以獨立的項目為基礎的分散式項目管理,而不是將所有項目視為壹個整體進行管理,忽視了整個項目公司是壹個系統的戰略整體,它不利於公司在整體水平上優化資源,不能有效地處理與現有業務直接有關的、而且在公司水平上與未來發展密切相關的重要活動。同時,信息技術和網絡技術的發展大大地改變了我們的工作方式,網絡平臺上的項目管理為更有效的信息溝通創造了條件。“多項目管理、全壽命管理、工程管理信息化”給傳統的項目管理思想帶來了挑戰,這就需要壹種新的項目管理思想來指導。
(3)項目公司自身發展的需要。
現在的項目往往是以組群的形態出現,特別是政府投資的大型項目,如長江三峽工程、北京奧運場館建設工程等。面對這種項目的出現,簡單的項目管理已經不適應形勢的發展,這就需要把各種類型項目進行有機組合,促進項目公司提高管理效率。合理地進行項目組合,能夠使企業的技術和財務資源得到有效的配置和利用,進而提高企業的創新效率和市場競爭力。因此,企業必須把更多的註意力放在項目組合管理上,特別是資源如何在項目之間合理分配,使企業獲得持久的競爭優勢。考試大我
鑒於以上問題的存在,要求項目公司采用有效的項目組合管理的系統理論方法,在單壹項目決策和項目組合管理中,體現戰略的要求,合理分配資源,以期獲得高效率的項目管理。
2 PPM的概念
PPM的概念目前沒有壹個統壹的認識,下面給出幾個在國外有代表性的定義。這些定義之間雖然存在著差別,但基本觀點是相似的。
(1)概念壹:ProjectPortfolioManagementisaboutmorethanrunningmultipleprojects.Eachportfolioofprojectsneedstobeassessedintermsofitsbusinessvalueandadherencetostrategy.Theportfolioshouldbedesignedtoachieveadefinedbusinessobjectiveorbenefit.這種觀點認為:項目組合管理不是簡單的管理多個項目,每壹個項目組合都需要根據自身的商業價值和公司戰略來評價,並且要實現壹定的商業目標或商業利益。
(2)概念二:ProjectPortfolioManagementorganizesase riesofprojectsintoasingleportfolioconsistingofreportsthatcaptureprojectobjectives,costs,timelines,accomplishments,resources,risksandothercriticalfactors.Executivescanthenregularlyreviewentireportfolios,spreadresourcesappropriatelyandadjustprojectstoproducethehighestdepartmentalreturns.這種觀點認為:項目組合管理是把幾個項目組成壹個特定的組合,這個組合要有獨立的項目目標報告、成本報告、時間進度表、完成情況報告、資源情況、風險和其他關鍵因素的情況報告。然後,項目經理能從整體上把握該組合,從而恰當地配置資源和調整項目以達到部門利益化。
(3)概念三:ProjectPortfolioManagementistheartandscienceofapplyingasetofknowledge,resource,skills,tools,andtechniquestoacollectionofprojectsinordertomeetorex ceedtheneedsandexpectationsofanorganization.這種觀點認為:項目組合管理是既是科學也是藝術,它把知識、資源、技巧、工具和方法運用到項目組合中去,以達到或超過組織的目標。
(4)概念四:ProjectPortfolioManagementistheprocessforeffectivelyidentifying,assessing,selecting,andmanagingthecollectionofprojects.這種觀點認為:項目組合管理是有效地確定、評價、選擇和管理項目集的過程。
(5)概念五:ProjectPortfolioManagementisadynamicde cisionprocesswherebyabusiness’slistofactiveprojectsiscon stantlyupdatedandrevised.這種觀點認為:項目組合管理是壹個動態決策過程,通過它選擇或修正對組織目標的實現起積極作用的項目。綜合分析以上觀點,結合我國工程項目管理的實際情況,PPM是管理多種類型項目的壹種方法或思想,根據公司戰略目標對每個項目進行評價、選擇,將有限資源進行優化配置,通過項目的運行,實現組織目標。
3 PPM的特點
(1)管理多種類型的項目。
項目公司為了整體的利益,把壹組項目用不同的方法組合在壹起,這些項目具有***同的戰略目標,***同分享組合內的資源。項目組合管理的特點就是管理多種類型的項目。項目進行的先後次序來講,項目管理可以分為“項目鏈”管理、“項目網”管理和“項目組合”管理。“項目鏈”管理是依據特定要素進行的縱向管理,它是把壹系列項目通過特定的標準聯系起來的,如應用的技術,發生的地點等。“項目網”管理是橫向管理,它是把項目公司在壹個時點上正在進行的所有項目通盤考慮。“項目組合”管理是壹種綜合的管理形式,它是把不同類型的項目組合在壹起考慮,如正在進行的項目和將要進行的項目,內部項目和外部項目,壹次性項目和反復性項目,市場開拓型項目和緊縮型項目等都有可能包含在壹起。另外,有的管理人員還把項目組合看作是具有***同目標的若幹個Program的集合。這些Program組合在壹起***同形成組織的目標。管理整個項目的組合與管理這些Pro gram有許多相同的特征,這個組合不過是更大壹點的項目組合。 (2)PPM不僅僅是管理項目,關鍵是選擇項目。PPM是針對公司管理層管理所有項目的壹種方法,具體的單個Pro gram的管理由項目經理層負責。PPM的主要任務是選擇項目,在有限的資源範圍內,使所選項目組合起來能更好的實現組織目標。在單個項目的管理中,“怎樣做好這個項目”可能是問題的關鍵。而在項目組合管理中,“怎樣實現各個項目對目標貢獻”是關鍵的問題。
在選擇項目時經常考慮如下問題:
①該項目對整個項目組合目標的實現是否有貢獻?
②怎樣組合這些項目才能使得項目組合的總體效益?
③是否現有的每個項目對將要加進來的項目都有負面影響?
④項目組合中的哪些項目對其他項目有依賴性?
⑤假如各個項目被分派了以後,項目組合總目標和總收益是否也被分派了?
在選擇項目的過程中,項目組合管理註重對每個項目的評價,通常的評價步驟是:
①明確項目公司的戰略目標。
②確定壹個容易執行的評價項目的流程。
③建立項目的評價模型。
④按照項目的模型對項目進行評分。
(3)組織結構扁平化。項目組合管理層次上,管理人員所考慮的主要是些戰略問題或關鍵數據,選擇項目或做出決策時需要平等的交流和充分的溝通。項目組合中的各個項目是由各個協作團隊來管理,每壹個項目的具體數據和細節問題由項目經理層來處理。所以,實行項目組合管理的組織結構應該是扁平化的。
(4)項目管理信息化。項目組合管理是基於充分信息基礎上的項目管理,管理過程離不開信息的支持,例如項目類型,某個項目和其他項目之間的聯系,項目組織的信息,有關項目環境的信息等。這些數據能用來將各個項目聯系起來,決定哪些項目將要開始,哪些項目優先開始,哪些項目將要停止。PPM數據庫信息系統應提供的功能至少應該包括以下幾個方面:
①項目評價程序和方法。考試大提供
②項目的進度報告。
③項目關鍵數據的傳遞。
④資源供應計劃。
⑤成本跟蹤。
4 PPM的目標
項目組合管理經常要回答“我們應該做什麽”和“我們應該放棄什麽”,回答這些問題需要權衡壹下戰略需要和戰術需要。管理人員應該考慮組織有能力能做的項目(組織的能力)和組織需要做的項目(組織的目標)。因此,項目組合管理也被看作為在組織有限資源的範圍內實現組織目標的水平的管理。
項目組合管理所追求的目標是達到圖2右上角的水平,在這個拐角上,項目管理組織是成熟的,管理是積極的,項目被看作是實現組織目標的途徑。這就是項目組合管理的壹切:通過管理壹個整體項目組合實現公司的目標。
因此,項目組合管理常常經過以下三個階段才能實現其目標:
①把項目組合與公司戰略聯系起來。
②做出最合適的項目平衡和組合。
③實現該項目組合的利益化。
5 PPM需要的基本要素
有效的項目組合管理需要四種基本要素:人員、執行程序、信息系統和項目文檔。人員組成至少要包括三個層次:決策者或批準者,評審委員會成員和經過培訓的員工。有效的項目組合管理的管理過程至少由以下環節組成:識別項目,界定組合範圍,評價項目,排列優先次序,成本效益分析,風險分析,資源管理,信息溝通管理。對管理信息系統的要求是:具備全面的項目數據庫,歷史數據庫,項目評估系統和決策支持系統。有效的項目組合管理需要較好的文檔管理,通常需要有標準的完備的文檔:公司戰略計劃,項目信息編碼,各種標準的報表格式,項目規章或項目文化。
6 PPM與其他管理方式的區別項目組合管理與其他項目管理方式存在較大的不同,主要體現在:
①面向的對象不壹樣:PPM面向的對象是公司高級管理層,其他項目管理方式面向的對象壹般是項目經理層。
②管理的側重點不同:其他項目管理方式註重的是項目如何得到實施,PPM註重如何選擇較好的項目來實施。
③扁平的組織結構:因為根據項目進行了分權,所以直接面對的管理人員較少,組織層次較少。
④信息平臺的應用:各個項目之間需要相互聯系,高層管理人員需要通過信息系統和網絡處理關鍵信息,另外還需要建立與委托人和供應商之間的網絡聯系。
⑤學習型的組織:組合管理註重的是各項目之間的聯系,把每個項目都看成是壹個系統的元素。各項目之間相互影響,各項目的管理人員需要互相學習、總結和提高,達到項目組合利益。
7 PPM的優缺點
項目組合管理是壹種管理思想,不可能是任何情況下都是有效的,它本身存在很多優點和缺點,根據國外的理論和實踐,下面給予簡單總結。
(1)項目組合管理的優點
①通過有效的項目優化,提高了組織戰略目標的可實現性;
②通過對項目組合的監管,提高了公司成效的可預見性;
③在有限的資源範圍內實現了資源配置的化,使風險達到了最小化;
④由於放棄了不合適的項目,公司的最低收益有了保證。
(2)項目組合管理的缺點
①由於選擇項目時沒有明確的標準,項目選擇常常被新技術、組織聲望、政治目的或組織的壹時幻想等因素所左右。
②由於對資源需求的錯誤估計,導致資源的供應不足、資源的不正確使用或關鍵項目上的資源浪費等。
③由於組織的凝聚力分散,導致意見的分散,責任界定不清楚,任務分配不明確。
④由於執行程序整體要求的復雜性或模糊性,導致了對執行程序要求的誤解。
⑤由於選擇了不適合的信息系統,難以滿足項目信息要求,如進度要求、文檔管理要求和項目進行情況等信息。
8 結束語
項目組合管理是隨著項目復雜性程度的增加和項目公司自身發展的需要提出的,它是項目管理思想發展的新階段,為項目公司適應時代的發展提供新方法,它能促進項目公司提高管理水平和經營效率,它必將引領我國項目公司向更高層次發展。