英文商務書信的基本格式包括三種格式
1、 商務書信的格式(1) ：齊頭式
齊頭式（block?style）是壹種簡便的商務書信格式，在齊頭式中，文件或信中的每個部分都從左邊界起頭。不同的部分——比如說不同的段落或地址——則以空行的方式隔開。齊頭式很簡單，因此非常受歡迎。其主要格式如下：
段落齊頭：在齊頭式中，文件或信中的每個部分都從左邊界起頭。
不同的段落之間要空行：不同的部分（比如說不同的段落，或商務書信中的地址），則以空行的方式隔開——
(1)?寄信人地址和收件人的地址之間：空三行
(2)?稱呼與信件正文的第壹段之間：空壹行
(3) 信件正文的段落之間：空壹行
(4)?大小標題與隨後的段落之間：不空行
2、商務書信的格式(2)：改良齊頭式
改良齊頭式（modified?block style）結合了縮排式與齊頭式的特點，它看起來跟縮排式很像，而最大的不同，就是在改良齊頭式中：
①段落首行齊頭，新段落與左邊界齊頭（flush?left）。
②寄件人地址、日期、結尾敬辭和簽名都縮排，如同縮排式。改良齊頭式就跟齊頭式壹樣，版面看起來清晰整齊，它是商務書信經常使用的格式。
3、商務書信的格式(3)：縮排式
縮排式（indented?style）比其他通用的商務書信格式稍微復雜壹些。縮排式是比較老式的商務書信格式，所以很多人都熟悉這種格式。在縮排式裏，每個段落的首行要縮排，信件中某些其他部分也要縮排。
有些人覺得縮排式是商務書信最傳統的格式，但是也有些人覺得這種格式過時了。有些人覺得縮排式在頁面上看起來不是那麽清晰，有時候要把縮排的地方上下對齊也不是那麽容易，而其他的格式應用起來通常比較簡單。
現在大家更喜歡采用其他新的格式，但是很多商務人士還是習慣使用縮排式。在商務書信中，縮排式的意思就是要縮排，要縮排的部分包括：
1) 段落的第壹行
2) 寄件人地址（return address）
3) 寄件日期（date）
4) 結尾敬辭（complimentary?close）
5) 簽名（signature）
采用縮排式時，最重要的就是要前後壹致，縮排最少要六格，要縮更多格也可以——只要每個段落縮排的距離都壹樣。對於商務書信中的其他要素也壹樣，重要的原則是縮排的距離壹樣，彼此上下對齊。
① 段落的第壹行要縮排
每個段落的首行都縮排，與正文的左邊界距離 1.5 厘米左右；這是最常見的縮排距離，但是大於 3.5 厘米的縮排也有人用。不同的公司對於怎麽縮排、縮排多少可能有不同的習慣。關鍵就是要前後壹致，也就是每段縮排的距離都壹樣。要把段落縮排有幾種可行的做法：
可以按幾次空格鍵
可以按壹次tab 鍵
也可以利用段落格式設定的功能
通常妳會用 enter 鍵在段落之間多空壹行，但是采用縮排式的商務書信，也可能在段落之間不空行。不過最重要的原則仍然是要前後壹致。
② 商務書信中的其他部分縮排
商務書信采用縮排式時，還有其他的部分也要縮排：寄件人地址、日期、結尾敬辭、簽名。這些部分的縮排方式，應該從頁面的右半邊起頭，統壹從頁面中線稍微往右的地方起頭。
商務書信介紹
商務書信就是公司寫給其他公司、客戶、顧客或合作夥伴的信件，其使用的語言比壹般朋友之間的書信語言要正式，並以商業流程或商業交易等為主要內容。
需要寫商務書信的情況
妳會用商務書信與顧客、客戶、商業夥伴和其他公司進行溝通。有些商務書信是“公司寫給公司”，有些則是不同公司個人之間的書信往來。
商務書信的格式，與學術寫作或創意寫作不同。通常壹家公司會就所有的內部文件和通信，采用壹種固定的格式。如果妳的公司已經有固定的格式，那就按照公司的格式。
信的長度超過壹頁時，安排格式
如果信的內容比較長，會超過壹頁，那就換壹張紙繼續打下去，但是不要加入信頭，而是用空白、紙質好的白紙。至於第二頁的格式要怎麽安排，有幾種不同的做法，但是妳至少都要在頁面頂端寫上收件人的姓名、頁數和日期，有些人還會加上參考文號或主旨。
妳可以把所有這些信息都靠左對齊，或是把姓名靠左對齊，頁數打在中央，日期則靠右，然後空三行，繼續信的內容。
擴展材料
商務信函書信是日常生活中常用的文體，是用以交涉事宜、傳達信息、交流思想、聯絡感情、增進了解的重要工具。書信壹般可分為商務信件或公函（Business Letter or Official Correspondence）和私人信件（Private Letter）兩大類。
①對沒有頭銜的男性壹般稱呼 Mr.?
②對女性壹般稱呼 Mrs.， Madam 或 Miss。
③對收信人的稱呼，也可用頭銜或職位的名稱，不分性別。例如 Professor （縮寫為 Prof.），Doctor （縮寫為 Dr.）， General (縮寫為 Gen.) 。這些稱呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如 Prof. （Phil）White等。
④對外公函中對收信人的稱呼，可用 Gentlemen （而不是 Gentleman），Dear Sir (s)和 My dear Sir(s)等。Gentlemen 之前不能加 Dear， 後面也不能帶姓名。用 Sirs 時，前面常用 Dear 壹詞，但也可單獨用 Sir。若收信人是婦女，則無論已婚或未婚，都可單獨使用 Madam 或其復數 Mesdames。
⑤對外國高級官員的稱呼，如國家元首、政府首腦、部長、大使、公使和特使等，可用（Dear）Sir， （Dear）Mr. Chairman，（Dear）Mr. Premier， （My dear）Mr. Ambassador，Your Excellency （復數為 Excellencies）。
⑥對君主制國家的國王和皇帝等男性君主，可以 Sir 稱呼，對女王、女皇和皇後等女性君主，可用 Madam 稱呼。有時也用 Your Majesty 稱呼以表示。客氣和尊敬Your Majesty 可兼指男性和女性，其復數為 Your Majesties。
⑦對王室成員，如太子、王子、親王和公主等，壹般可用（Dear）Sir 或（Dear）Madam 但在正式尊稱時，壹般用 Your Highness (復數為 Highnesses)。
商務信函信的正文（Body of the Letter）
信的正文每段第壹行應往右縮進約四五個字母。在寫事務性信件時，正文壹般開門見山，內容簡單明了，條理清楚。在寫私人信件時，信寫好之後若有什麽遺漏，可用 P. S.表示補敘。
商務信函結束語（Complimentary Close）
結束語是寫信人表示自己對收信人的壹種謙稱，只占壹行，低於正文壹二行，從信紙的中間或偏右的地方開始寫。第壹個詞的開頭字母要大寫，末尾用逗號。結束語視寫信人與收信人的關系而定。
簽名（Signature）
信末的簽名壹般低於結束語壹二行，從信紙中間偏右的地方開始寫。若寫信人是女性，與收信人又不相識，則壹般在署名前用括號註上 Miss, Mrs.或 Ms.，以便對方回信時知道如何稱呼。有的還有署名後寫上自己的職稱、職務或頭銜
附件（Enclosure）
信件若有附件，應在左下角註明 Encl. 或 Enc.。若附件不止壹個，則應寫出2（或3，4，5等）Encls.
再啟（Postscript, 縮寫為 P. S.）
再啟部分用於補敘正文中遺漏的話，壹般應盡量少用，正式的函件中更應避免使用。
私人和公務信函--註意事項
首先，寫信者應設身處地想到對方，尊重對方的風俗習慣。
其次，英文信應該行文流暢、言簡意賅，避免冗長。這就是說，寫信者應用盡可能少的文字表達其必須傳遞的信息，而且寫信者應將其所需傳遞的信息表達清楚，以免對方產生誤解。
書信交往，同樣需要以禮待人。因而在寫信過程中，要避免傷害對方感情，措辭上多選用些禮貌婉轉詞語。
最後，除了避免語法、拼寫、標點錯誤外，信中所引用的史料、數據等也應準確無誤.私人和公務信函--常用句式。