1企業資源規劃ERP展廳
在ERP系統中，庫存管理是整個系統的核心功能和基礎數據模塊，也是ERP系統開發中的管理集合點。ERP系統起源於庫存控制，擴展到與庫存相關的各種功能和事務，最終形成了今天的集成信息系統。
1.庫存管理業務流程
在ERP系統的環境下，所有的業務操作都是圍繞企業的總體目標進行的，操作數據都是直接面向中心數據庫的。在庫存管理中，系統中每個崗位的操作權限決定了系統的操作功能。庫存管理的業務流程伴隨著物流，將物料狀態信息及時傳遞給相關部門。業務流程如圖4-4所示。
在ERP系統環境下，企業內外各類用戶在同壹平臺下獲取信息和輸入數據，業務流程完全由ERP系統內部功能控制。企業之間的組織結構完全處於同壹層級，所有的信息傳遞和事務溝通都是通過中心數據庫，大大減少了部門之間數據傳輸和審核的工作量，減少了數據傳輸環節和出錯機會，提高了數據傳輸速度，取消了部門之間的時差和描述事物的不壹致。
從ERP系統的庫存管理業務流程中，我們無法直接看到業務流程的操作之間的時序關系，但它具有與傳統業務相同的時序控制功能，對應的業務流程系統有自己的規則。
(1)基礎數據定義。庫存管理的基礎數據是啟用ERP系統的關鍵。在ERP系統中啟用庫存管理功能模塊之前，必須在系統初始化時輸入完整正確的庫存管理相關基礎數據，才能進行正常的庫存管理業務處理。庫存管理的基礎數據和其他功能模塊壹樣，需要定義企業管理組織架構、崗位設置和人員基本信息，還要輸入庫存物料的基本信息和位置定義(不同的ERP系統軟件在物料名稱上有壹些區別，比如某公司的後期管理軟件系統叫庫存檔案，FourthShift的MSS系統叫物料主檔案)。在貨位的定義上，制造企業將倉庫至少分為成品倉庫、在制品倉庫、原材料倉庫和廢品倉庫，商務部門可以分為商品倉庫和廢品倉庫，物流企業則根據貨位的位置和存放物料的種類進行分類。壹些制造企業在其倉庫中增加了逆向物流回收倉庫。基礎數據定義完整無誤後，與庫存管理相關的崗位可以根據授權功能模塊進入正常的業務操作。
(2)倉儲業務流程規則。材料采購登錄操作是在系統中指定壹個庫存管理員，根據接受的數量、名稱、規格對指定的材料和采購訂單進行入庫。符合條件的采購訂單可以同時采購多種物料，也可以將同壹種物料分批入庫。系統登錄入庫物料時，會自動檢查入庫物料是否為確認的物料和指定的數量。如果物料規格、名稱、供應商等基本信息不正確，管理信息系統會拒收物料，無法入庫，因此可以嚴格控制入庫物品的隨機性。
(3)發貨操作流程規則。在系統的提示下進行材料交付。沒有銷售訂單或生產訂單，系統無法記錄已交付的材料。發貨登錄時，登錄物料的基本信息由系統提供，操作員只能登錄系統指定物料的數量和時間。可以同時輸送多種物料，也可以多次輸送壹種物料。當客戶訂單或生產訂單所需的物料交付完成後，系統將自動關閉相應的訂單，訂單將退出系統。如果發貨過程中出現錯誤，需要回收物料，必須采用物料倒沖處理方式。發料操作必須是系統授權的庫存管理員，按照系統提示進行操作，嚴格控制發料的隨機性。
(4)庫存操作盤點規則。庫存盤點是庫存管理的日常工作。庫存管理人員根據人員配備情況和物料等級計劃並實施庫存盤點，盤點後及時調整庫存。在登記的存貨中，當賬面價值偏離實際價值時，必須通過財務系統糾正異常的出入庫方式。這種修改操作不僅通過授權嚴格控制操作者，而且必須建立完整的賬戶和主體。包括在相應的會計系統中。
(5)查詢統計操作規則。ERP系統中心數據庫中的數據真實地反映了企業的運行狀態和過程。所有數據都是企業的信息資源，必須受到保護。查詢統計操作直接提供企業的經營狀況，需要加強對需要進入系統的操作人員的管理，壹方面監控查詢統計操作的控制權，嚴格控制企業信息的泄露。
2.庫存管理的職能結構
庫存管理功能主要是針對物料的出入庫操作，針對庫存商品的不同類型和位置，設置入庫、入庫和查詢操作。壹個簡單的ERP系統可以根據用戶對庫存管理的不同組織方式來設置功能模塊。ERP系統的功能結構如圖4-5所示。
庫存管理不僅要做好庫存物資的儲存保管工作，還要與供應商、生產部門、財務部門、客戶進行實時溝通。在ERP系統的庫存管理模塊中，為各職能部門提供了實時庫存查詢功能，通過查詢可以了解物料過去、現在和未來的庫存狀態。ERP系統庫存管理模塊的主要功能如下:
(1)入庫操作功能。無論是原材料、產成品、廢品還是在制品，都必須在相應的交易完成後及時入庫。入庫操作是數據輸入的過程。來料錄入系統時，操作人員必須有權限，操作內容必須有依據。系統嚴格控制無憑證隨機進貨。因此，入庫操作界面打開後，需要輸入入庫物料對應的訂單號(生產訂單或采購訂單)，對應的訂單號核對無誤後，才能輸入對應的數據。
(2)出庫操作功能。交貨交易完成後，必須及時進行出站登錄。出庫操作也是壹個數據輸入的過程。出庫物料錄入系統時，操作員必須有權限，操作內容必須有依據，系統嚴格控制無憑證隨意出庫。因此，出庫操作界面打開後，需要輸入出庫物料對應的訂單號(領料單或客戶訂單)，對應的訂單號核對無誤後，才能輸入對應的數據。
(3)物質傳遞功能。物料轉移是內部的位置調整，不涉及物料消耗和價值的變化。因此，在處理交接班時，指定調出貨位編碼、調入貨位編碼、調入物料編碼、名稱、規格、數據，系統會自動更新相應貨位物料的數量。當物料可以分別存儲在多個地點時，倉庫轉移操作通常是壹項操作要求。
(4)報廢處理功能。在生產或庫存過程中，由於各種因素，可能會發生物料報廢。庫存管理系統在處理報廢材料時，並不是簡單的從庫存中減去材料，而是有嚴格的報廢確認、報廢責任、成本分類等制度。報廢材料不僅要從庫存中減少，還要獨立統計，並報有關領導批準。
(5)庫存調整。在庫存管理過程中，由於各種因素(如抽樣驗收、樣品與實際值偏差等)，庫存物資的數量與賬面價值不壹致，需要定期或不定期盤點。當盤點結果與系統賬面價值之間的差異超過容差時，盤點調整也是壹項嚴肅的工作。不僅要將調整後的數值報主要管理層批準，還要自動記錄相應的財務賬目。
(6)基礎數據維護。企業的組織結構、人員和崗位設置可能會發生變化，在使用庫存管理模塊時，相應的基礎數據需要及時更新和維護。
3.庫存管理功能模塊的應用前提
在ERP系統的環境下，庫存管理不是壹個獨立的功能模塊，它需要與其他功能模塊配合使用才能發揮作用。在企業實施ERP系統的過程中，大多數專家主張分步實施。有專家將ERP系統的實施分為基礎MRP、閉環MRP、MRP II和ERP，還有專家提出了ERPl23，將MRP系統作為ERP 1，MPRII作為ERP2，最終形成ERP系統作為ERP3。在ERP系統環境下，壹般以基本MRP為起點，以庫存管理為核心，要發揮ERP系統環境下庫存管理的作用，必須滿足以下基本條件。
(1)主生產計劃。主生產計劃是MRP開發的基礎。沒有主生產計劃這種面向客戶的訂單生產模式，很難平衡生產計劃和訂單日常工作。在ERP系統中，主生產計劃是提高庫存管理系統運行效率的關鍵之壹。
(2)材料基本信息齊全。物料基礎數據的完整性直接影響系統運行的正確性。壹旦基礎數據出錯，ERP系統的運行結果就會出現連鎖放大效應(牛鞭效應)，導致系統提供的數據不可用。
(3)材料清單。要在ERP系統下實現庫存管理功能模塊，必須實現基本的MRP。在基礎系統中將物料分為獨立需求和相關需求，整理出生產物料清單(PBOM)，使ERP系統的基礎MRP能夠正常運行。
(4)明確工作職責。庫存管理是壹個基本的主要功能，包括采購管理、生產管理等功能，都必須在網絡環境下運行。因此，在同壹數據平臺下運行，需要明確各崗位人員的崗位職責，以保證系統安全。
(5)定義計劃時區。ERP系統下的庫存管理不僅要記錄過去的庫存情況和當前的物料庫存，還要根據MRP原理計算未來的庫存和可用量，為銷售計劃提供依據。計劃時區是MRP開發的重要假設，也是MRP運行的前提。
(6)明確材料提前期。MRP開發的另壹個重要數據是物料的提前期。在MRP計算中，必須預先確定每種物料的提前期，以獲得該物料在未來時區的需求。
4.庫存材料訂貨量的確定
庫存物資訂貨批量的確定是庫存管理的核心技術，備受理論界和企業界的關註。在確定庫存物料的實際訂單批量時，不僅受庫存物料和制造企業特性的影響，還受市場需求、需求率等諸多因素的影響。因此，確定庫存物資訂貨批量的方法很多，在特定的環境下往往會建立不同的方法。企業在選擇確定訂單批量的方法時，首先要了解物料特性和企業特性，也要了解確定訂單批量的方法的前提。雖然確定訂單批量的方法很多，但是確定訂單批量的目標是壹致的，降低庫存成本，保證物料需求，維持企業正常生產。確定訂貨量的前提假設可以分為三類:先假設固定供應量再確定供應量的時區數，先假設固定需求時間再確定時區內的需求，同時確定需求時間和供應量。
(1)固定訂單數量(FOQ)。FOQ方法是假設壹個固定的供應量，然後確定供應量的時區數。這個訂貨量完全由經驗決定，受人為因素影響。這種方法用於ERP控制下的所有物料，但在實際應用中，通常僅限於壹些訂單成本較高的物料，改變訂單數量會導致其他不確定的成本變化(如運輸成本、訂單成本等。).假設某物料的訂貨量為40，計劃訂貨量如表4-L所示..
(2) EconomicOrderQuantity (EOQ)。EOQ也屬於多少個時區，以確定供應量後，假設壹個固定的供應量。此訂單數量基於最經濟的訂單數量。假設預計年度凈需求為R，物料單價為C，每筆訂單的成本為S，物料的倉儲費占平均庫存物料價值的J%，訂貨量為q，那麽物料的年度總成本為物料訂貨費加物料倉儲費加物料價值。
(3)固定周期數量(FPQ)。FPQ方法是在假設壹個固定的需求時間後確定該時區的需求。這個時區的編號完全由經驗決定，受人為因素影響。這種方法適用於時間不斷變化引起的其他不確定成本變化。假設某物料的訂貨時區由經驗確定為2，則計劃訂貨數量如表4-1所示。
(4)時區訂單數量(POQ)。POQ方法是假設壹個固定的需求時間，然後確定在這個時區的需求。在實際操作中，通過ECQ法確定理論訂購量Q，進而得到經濟訂購次數y2 =和/q。最後，訂單時間間隔是通過將訂單時間Y2除以全年的時區號n得到的。某物料的需求如表4-1所示，POQ的計劃訂單結果如表4-1所示。
(5)根據需要確定批量(LFL)。這種方法屬於需求時間和供應同時確定，也是確定訂單批量，即訂購多少最簡單的方法。這種方法實現了庫存控制的JIT理念，適用於單價高、需求數據少或訂貨時需求不連續的物料。這種方法也可以用在材料供應能力很強，需要的時候可以隨時提供的時候。LFL的計劃訂貨方法如表4-1所示。
(6)最小成本(LUC)。這種方法是同時確定需求時間和供應量，訂貨時間間隔和訂貨數量都不固定。而是根據預期凈需求，從壹個時區內的需求計算出訂貨費和倉儲費，計算出分配給每種物料的單位物料成本，將單位物料成本最低的訂貨量和訂貨時間間隔作為計劃訂單。根據上面的假設，每種物料保存壹個時區需要1元的倉儲費，然後針對兩個時區的需求，計算出第壹個時區單位成本的最小訂貨量為45。計算過程見表4-2。讓學生自己計算下壹個訂單的時區號和訂單數量。
(7)最小總成本法。這種方法同時也屬於需求時間和供給的確定。根據訂單成本越接近存儲成本，計劃期內所有批次的訂單成本和存儲成本之和越小的原則，先計算EconomicPartPeriod (EPP)，再分別計算延期物料存儲費用，得到存儲成本最接近EPP值的訂單時區號和訂單數量。EPP是指存儲壹個時區時，使訂貨成本等於存儲成本的金額，所以EPP的計算方法是EPP = s/(RXC)/12，基於上述假設，EPP = 100/(0.24 x50)/12 = 100。LTC的計算過程如表4-3所示。從表中可以看出，訂購四個時區的需求的倉儲費更接近EPP值，因此第壹個時區的訂貨量為85。
註:假設四個時區的需求在第壹個時區是130，在這130中，有35個在第壹個時區被消耗，沒有被保存；第二個時區消費了10件，省了壹個時區，需要10元的倉儲費；最後40個在第四時區消費，省了三個時區，需要120元的倉儲費，共計130元。
綜上所述，某種物料采用不同的訂貨批量確定方式，訂貨數量和訂貨時間不同，產生的庫存也不同。在計劃期內，LFL法的庫存最小，EOQ法的成本最小。企業在實際確定訂貨量時，也要根據各種具體訂貨因素來確定。(完)