（壹）研究實物地質資料庫藏體系，制定收藏規劃
館藏體系及收藏規劃研究是各級館藏機構篩選收集實物地質資料的基礎與第壹環節。
無論什麽級別、什麽類型的檔案館、資料館、博物館、圖書館等公益性服務機構，都有自己的收藏保管範圍、服務對象和服務方式，從形式到內容各具特色。實物地質資料館藏機構也不例外，各級各類館藏機構須準確把握定位，明確發展方向，在國家賦予的基本職責指導下，制定館藏工作規劃，並將收藏目標具體化，同時逐步完善館藏體系。
館藏體系及收藏規劃研究應著重解決以下幾方面的問題：
（1）館藏機構服務對象和服務功能的定位。
（2）館藏機構的收藏範圍。
（3）實物地質資料收集計劃、來源及措施。
（4）近期采集目標與進度安排。
（5）實物地質資料庫規模及布局。
（二）跟蹤地質項目工作部署，及時了解工作進展與實物地質資料信息
依照《實物地質資料管理辦法》的規定，在野外地質工作結束後，匯交人應將工作中產生的實物地質資料目錄清單報送館藏機構，館藏機構應在15個工作日內完成實物地質資料篩選工作，提出實物地質資料匯交清單。要完成如此繁重的工作，館藏機構必須事先掌握地質項目工作部署和工作進展，從了解的信息中剔除大量的不產生實物地質資料或不是館藏範圍或不符合館藏要求的項目，重點考察那些取得重要進展、具有代表性、典型性、特殊性的符合館藏要求的項目，初步制定篩選采集計劃，擬訂收集對象，有的放矢地從海量的地質項目中選擇出重要的實物地質資料入庫保管。
地質項目工作部署與工作進展信息跟蹤也是實物地質資料匯交監管的基礎性工作。實物地質資料依法匯交，除匯交人具有法制意識外，館藏機構及時掌握地質工作部署、項目安排與進展，是能否全面掌握匯交執行情況的關鍵。不了解項目安排，就不可能了解哪些項目需要匯交資料；不了解項目成果和進展，就很難確定哪些實物地質資料符合館藏要求作為匯交對象。
要做好信息跟蹤工作，實物地質資料館藏機構應同地質項目管理部門、礦業權管理部門、地質項目工作監督部門等單位緊密聯系和溝通，采取會審等制度確保產生的實物地質資料在掌控之中。建議將實物地質資料驗收作為項目野外驗收的壹項重要工作內容。
通過信息跟蹤，實物地質資料館藏機構事先可掌握所轄區域的地質項目工作情況，就能制定詳細的收藏計劃，保證在收到匯交人提交的實物地質資料目錄清單後，按照《實物地質資料管理辦法》第八條的要求，及時完成實物地質資料篩選工作並下達匯交通知書。
地質項目工作部署與工作進展信息跟蹤需要開展以下幾方面的工作：
（1）加強與上級國土資源行政主管部門的聯系和溝通，及時了解地質工作規劃和部署，掌握近年安排的地質項目和年內結題項目名錄，特別是國家或省安排的專項地質工作。
（2）密切與項目管理單位或部門的聯系，及時掌握項目成果和進展，了解實物地質資料產生和保存情況，咨詢實物地質資料收集建議。
（3）跟蹤調研重點地質項目或重要采集對象工作進展，了解項目主要成果、重要發現和重要地質現象。
（4）積極參加地質項目管理工作會、成果匯報會、研討會等會議，了解國內外地質科學和地質工作方法新進展、新突破、熱點問題及重要成果信息。
（5）整合各類信息，進行分析匯總，初步提出實物地質資料收集目標和實施計劃，制訂工作方案，提出落實措施。
（三）庫藏實物地質資料目標的確定
在上述工作的基礎上，館藏機構可以進行實物地質資料的具體篩選。其工作方法或過程壹般是從大量地質工作項目中首先篩選出應該匯交或專項采集的項目，對此可稱為項目篩選；然後在這個項目中進壹步篩選具有代表性的鉆孔或剖面，對此可稱為實物篩選。通過這種層層深入的過程，最後選定收集對象。
館藏機構的篩選工作包括基礎性工作和日常具體工作。
（1）基礎性工作：①建立實物地質資料篩選專家庫，專家庫由不同專業的地質專家組成，專業涵蓋全面、地域覆蓋廣泛，專家來自研究單位、大專院校、管理機關和基層地質勘查單位，具有廣泛的代表性；②制定篩選原則和依據，保障篩選工作的科學性和規範性。篩選依據和原則根據館藏機構的定位、館藏體系、庫藏容量等制定，應包括庫藏需求、服務需求、資料類型等3個方面和項目篩選、實物篩選等兩個層次；③研究篩選辦法與篩選程序，保證篩選技術的適用性、篩選過程的可控性、篩選結果的壹致性；④成立篩選委員會，負責實物地質資料篩選的日常工作，根據需要從專家庫中抽取有關專家，開展實物地質資料的篩選工作。
（2）具體工作：①接收並處理匯交人提交的實物地質資料目錄清單，依據館藏體系要求和收集的信息，初步擬訂匯交意見；②對具有匯交意向的地質項目，與項目承擔單位聯系，對壹些具體問題進行溝通，對重點項目進行野外考察；③組織有關專家進行論證，擬訂實物地質資料匯交清單；④現場考察落實實物地質資料匯交清單。