在 《玩轉奇妙清單（二）：讓妳效率飛升的 4 大絕技》 和大家提到過，壹***有兩類清單。
根據任務屬性自動生成的智能清單 ：如「全部」、「已完成」、「本周」、「今天」、「星標任務」、「分配給我」這六個智能清單，這些清單的設置選項已經和大在家「玩轉奇妙清單（二）」和大家分享過了；
用戶自己創建的清單 ：如初次使用「奇妙清單」時，會自動推薦妳幾個常用的必備清單，分別是「個人」、「家庭」、「工作」、「旅遊」、「想看的電影」、「購物清單」。
在第二類用戶自己創建的清單中，除了系統默認生成的之外，妳還可以根據自己的實際需要，創建壹些必備清單，如「財務」、「想看的書」、「願望」、「想入手的 App」等等。
什麽時候該新建清單？
很多時候，壹個事情可以同時屬於多個清單，如外出旅遊前需要「兌換外幣」，即可以簡單放在「個人」清單中，也可以放在「財務」清單，或者「旅遊」清單。那麽，究竟放在哪呢？
很多時候大家都面臨壹個困惑，使用越久，積累下來的清單又越來越多，反復在清單中切換也十分影響註意力。另壹方面，「奇妙清單」至今沒有提供歸檔清單的功能，這意味著哪怕這個清單中的所有事項都已經完成，只有通過刪除才能讓它從列表中消失。
其實，妳可以遵循以下這幾個法則，不僅可以保持清單在壹個合理的數量上，也能理清自己在使用中的思路：
1. 如果壹個清單會存在大於三個月的時間，再創建它
這個法則適用於很多地方。例如工作中的項目，如果只是壹兩周的小項目，妳可以完全堆在「工作」清單中，而沒有必要大費周章，創建壹個全新的清單。同樣的道理，如果妳壹周前才開始準備雙十壹的待購品，也沒有必要專門為此創建壹個清單，因為壹周後它就失去了作用。
除非，妳壹年 365 天都會有心地收集自己想在雙十壹那天買的東西，那妳完全可以創建壹個「雙十壹剁手買買買」清單。
2. 如果壹個清單三個月內沒有新增事項了，刪除它
壹個清單如果三個月沒有使用到過了，意味著很可能它都不是壹個必需的清單。記住，當清單減少時，妳的註意力也會更集中。比較遺憾的是，「奇妙清單」沒有提供清單歸檔的功能，這意味著壹旦刪除，就再也找不到以前完成的事項。
對於有懷舊情節的人來說，妳可以在刪除清單前，把所有的事項轉移出來，放到相關的其它清單中。
3. 創建壹個清單前，先想想「標簽」能不能解決妳的問題
在「 玩轉奇妙清單（二）：讓妳效率飛升的 4 大絕技 」中，已經向大家介紹過「標簽」的作用。例如同樣是管理自己的工作，妳可以在「工作」清單中建立「bug」、「優化」等標簽，當然也可以完全建立新的清單。
區別在於，如果這些清單之間本身屬於壹個大的類別，而且彼此之間又互相關聯，那麽其實「標簽」是壹個更好的選擇。因此，在妳想要細分或者拆分某個大類別的清單前，總是先思考壹下，如果用「標簽」，會不會是更好的解決方案。
進階清單：用「儀式」來幫助自己養成習慣
「儀式 Ritual」實際上是 GTD 中的壹個概念，簡單來說，就是將自己在壹定周期內需要重復的事項，通過某個工具來提醒自己，不斷地強化行為，從而養成相應的習慣。
「奇妙清單」當然也可以幫助妳完成這個目標。首先，妳可以根據自己的需要，新建如下清單：
「每日儀式」：每天都要重復完成的事情， 如早起鍛煉、閱讀、學習某項技能等 ，妳也可以進壹步細分為「晨間儀式」和「晚間儀式」；
「每周儀式」：每周都要重復完成的事情， 如周末健身，看望長輩，記錄周記等 ；
「每月儀式」：每月都要重復完成的事情， 如信用卡還款，整理收藏夾等 。在此基礎上，如果妳有需要，當然也可以有「每季度儀式」和「每年儀式」，但由於時間跨度太長，沒有必要作為獨立的清單存在。
在理清自己想要養成的習慣並建立好對應的儀式清單後，妳還需要壹些簡單的設置。在每個事項中都有三個屬性：
到期日：這個事項最遲完成的時間。妳必須設置壹個到期日後，才可以設置重復周期。如果是每日儀式，不妨就設定在今天；同樣的道理，其它儀式可以設定在本周末或本月末；
重復：事項重復出現的周期，按天、按周、按月、按年，接下來也會有更多自定義選項，如按工作日。壹旦設立後，當完成某壹事項時，它會重復出現在清單中，並且 到期日自動更新為「上壹個到期日 + 重復周期」；
提醒：妳可以設置在某天的具體幾點幾分提醒妳，以督促自己更好地執行和完成；
需要註意的是，和 OmniFocus 中的「重復」不同，在奇妙清單中，妳必須先勾選完成某個事項後，才會觸發其重復機制。舉例來說，在「每月儀式」清單中有本月 16 號「信用卡還款」的事項，妳只有勾選完成後，它才會自動生成下個月 16 號的還款事項，否則，即使到了下個月 16 號，也不會有任何提醒。
最高境界的同步：讓清單和妳的現實生活同步
總結下來，除了壹些常用的必備清單來管理自己的學習、工作和生活外，「奇妙清單」還可以幫助妳養成良好的習慣。然而，這些手段和方法只是「器具」，關鍵還在於「執行」。
在 GTD 中，非常重要的壹個概念就是「回顧」。「回顧」意味著妳必須定期審視自己在清單中的事項，讓現實生活和清單保持步調壹致。當妳發現兩者不同步時，妳有兩個選擇：調整自己，或者調整清單。
如果清單中的事項長期無法完成，累積後越來越多，妳就應該果斷地從清單中刪除這些超出自己能力和時間範圍之外的事情。同樣的道理，如果是妳自身的行動力問題，通過「回顧」來更好地警醒自己，提高自身的效率和執行力，努力完成清單中的事項。
「奇妙清單」雖然沒有相應的功能，但妳依然可以在「每日儀式」或「每周儀式」中建立壹個「回顧」的重復事項，來定期做出必要的調整，讓清單和妳的現實生活同步。