1，單位介紹，工作總結；
2.本單位實施的制度；
3.財務報表、賬簿和憑證。
采購部內部審核所需的資料包括:
1，采購業務流程，采購審批流程，合同簽訂權限；
2.采購招標文件；
3.采購合同、協議及其管理臺賬；
4.供應商管理分類賬；
5.審計期間的庫存數據；
6.債權債務余額明細及相關說明。
其余如購買(調味)請求信息、市場詢價信息、商品檢驗信息等。
采購審核的重點是業務流程是否合規，價格是否合理，質量是否有保障，是否存在欺詐行為。
具體審核程序、內容和步驟如下:
壹、選擇供應商和簽訂合同
審計內容(風險點):
1.供應商的選擇沒有按照公司的要求和制度，沒有經過主管領導的審核和批準。
2.供應商和預選供應商名單單壹，沒有及時更新。
3.單獨與供應商談判，不記錄談判內容。
4.合同或訂單中列出的項目和規格與申請部門列出的不壹致，包括數量和價格。
5.簽訂合同或訂單的條款與談判內容不壹致。
6.申請物資采購時未核對預算項目和庫存物資，簽字手續不全。
7.確定材料采購價格的依據不充分、不合理，與當時市場價格相差較大。
8.采購合同條款不公平公正，公司處於被動地位。
9.不按權限規定進行合同簽訂，存在超越權限簽訂合同的情況。
10.急需物資和零星物品的采購超出自購範圍，采購金額違反管理人員權限規定。
11.采購使用應急物資(急件)或項目預算外增加的物資(領導口頭同意)後，未辦理相關手續。
12.材料不是直接從制造商那裏購買的。
相應的審計程序和步驟:
1.查閱、收集公司的供應商選擇(采購)制度及相關操作流程，隨機抽查采購部備案的所有供應商名單，確定是否經過領導或相關委員會的批準；然後從系統中隨機抽查30份各種物料的供應商名單，並與被檢查的供應商名單進行核對，確保名單在批準的範圍內。
2.抽查各種材料、材料、土建、安裝等的供應商名單。，對比供應商名單歷年變化情況，確定供應商名單是否少且單壹，有無年度評估考核，新供應商引入不及時，名單更新不及時。
3.查看采購部相關談判資料50份，看是否有談判記錄，采購員是否單獨與供應商談判，談判人員簽名是否齊全。
4.從ERP系統中抽查40份合同或訂單，根據申請部門填寫的《物資采購申請表》中詳細列明的物資名稱、規格、數量，檢查合同或請購單中的物資名稱、規格、數量是否壹致。如果沒有，提供不壹致的相關證明和文件。
5.了解談判過程及相關談判記錄，查看50份合同或訂單的日期及其相關談判記錄，對比采購合同或訂單的內容和條款，確保談判內容與合同內容壹致；主管領導是否適當參與談判。
6.抽查10大型采購項目，檢查其預算項目，並檢查相應合同所附的明細項目，以確定其是否超出預算項目。如果超出預算項目，跟蹤檢查操作程序，並獲取相關批準文件。並檢查倉庫的驗證手續是否齊全，是否簽署意見。
7.抽查30份價格較高的采購合同，以確定價格和供貨條款是否得到批準，檢查供應商報價和其他供應商報價的原始資料，查看比價審批表，確認價格確定的來源或采購領導小組批準的相關文件；檢查采購部門市場價格數據來源的普遍性和準確性。並通過抽樣做市場信息調查，與同期同類材料市場價格對比，分析供應商報價的合理性。
8.抽查30份采購合同，追溯與供應商就簽訂合同進行談判的詳細內容記錄，了解合同起草過程，所列條款是否經過研究、審批，或咨詢公司法律顧問。依據《合同法》對每壹個具體條款的合理性、公平性、公正性進行分析。
9、根據公司相關權限表，每類合同抽查20份，檢查合同審批人是否在授權範圍內，如有超過審批權限，需追查原因並索要相應的委托書等。
10.檢查自購采購訂單是否與《急需物資申請表》上的物資名稱壹致，是否以急需的名義采購了急需物資以外的設備，審批權限是否按照采購流程操作和相關權限標準執行。
11.檢查《急需物資申請單》的簽批是否符合權限要求，采購部、采購部領導簽署的意見是否同意“先采購，後辦理手續”，根據簽批日期、完成請購單日期判斷辦手續的及時性。
12.抽查50份通過中間商采購的合同(10000元以上)，詢問不直接從廠家進貨的原因，查詢與廠家直接聯系的證明。如果可能的話，直接問廠家要進價和合同價。
二、采購訂單(合同)的執行
審計內容(風險點):
1.如果采購合同或采購訂單被重復打印和簽署，則存在重復采購和付款的風險。
2.供應商未能按照合同規定的時間交貨或交貨不完整。
3.供應商未能按照合同規定的品牌、制造商或非外包條款提供貨物。
4.合同執行進度沒有報告制度，不向采購主管報告。
5.在訂單或合同執行期間，條款的變更沒有依據。
6.合同或訂單執行不及時，付款被檢查。
7.合同或訂單的執行(交付或完成)期與約定時間不壹致。
8.采購合同或訂單檔案管理不規範，采購員不執行輪換制度。
相應的審計程序和步驟:
①了解采購訂單的錄入、修改、簽字、審批、提交、打印等流程，分析各環節可能存在的風險，從系統中隨機抽查每月前50位的訂單，共計600個訂單，確定其是否存在重復采購訂單，並向電腦部提出控制改進建議。
②檢查每月30單，檢查期間的合同發貨時間和發貨數量，從系統中查看倉庫的入庫時間和發貨數量，與批準的時間進行對比，判斷發貨的及時性和準確性。
(3)根據上述第(2)點中的抽查合同，查看相應的驗收單，核對所購貨物是否為合同中的生產廠家、品種、品牌，分析了解其不合格的原因和過程。
(4)檢查采購部是否建立了合同執行制度和反饋制度，采購員是否在規定時間內向采購主管匯報合同執行進度，主管是否簽署相關管理意見。
⑤從系統中抽查所有采購材料的補充訂單或合同，看是否有變更或對應補充合同的依據。依據是否齊全，理由是否充分，是否有領導審批手續。檢查並確認訂單(合同)執行過程中數量、價格的變化，並跟蹤核實變更的相關批準文件或補充合同等有效證據。
⑥從ERP系統的采購模塊中檢查三個月的物料訂單，檢查每個訂單的執行情況和倉庫明細賬的入庫記錄，確保新訂單只有在上壹個訂單執行後才會執行。不允許在沒有支付貨款的情況下終止執行之前的訂單，重新進入執行新的訂單。
⑦從質檢驗收部門提取100份驗收報告或竣工驗收表，按照驗收項目對應的合同規定的交付時間與驗收報告或竣工驗收表進行對比，以確定合同簽訂的(驗收)竣工時間與合同規定的竣工交付時間是否壹致。
⑧抽查土建20份，裝修合同20份，材料采購合同50份，確定是否按公司規定歸檔，歸檔資料是否齊全。查看近兩年采購部門員工的工作職責和分工，了解工作範圍是否發生變化，員工之間是否實行輪崗制度。
三、倉庫驗收入庫和貨款支付
審計內容(風險點):
1，倉庫沒有按公司要求收貨。
2.物資直接運送到使用部門，不需要驗收入庫。
3.這些材料在入庫前沒有經過質檢部門的取樣。
4.訂單或合同執行後，未及時對賬和結算貨款。
5.預付貨款不按合同條款辦理，沒有有效監控。
6、材料采購業務和會計記錄信息不統壹。
相應的審計程序和步驟:
(1)收集和查閱相關驗收制度和流程，了解倉庫的操作流程；然後從倉庫觀察實際的驗收工作流程，對比實際操作與制度規定的差異；重點是在驗收時觀察數量和質量驗收程序的正確性。
(2)檢查當年6月5438+0-5所有物料的訂單，統計訂購數量，檢查入庫數量。如果在訂單中指定的時限執行後，訂購數量大於入庫數量，則從生產報告中檢查輔助材料的累計使用量。如果使用量大於采購量，去使用輔料的車間進壹步調查了解，查看原始使用記錄，確認輔料采購不符合流程，即查入庫。
(3)查看質監部門的材料檢驗記錄，按類別訂單號順序各抽查100份，查看抽樣檢驗結果，確定有無漏檢或漏檢。
(4)抽查50家客戶和20家“應付賬款”余額在65438+萬元以上的客戶，檢查訂單(合同)的履行時間、完成時間和貨款的支付情況，確保每筆訂單(合同)的貨款支付清晰。
⑤核對“應付賬款”和“預付賬款”明細賬中預付材料的付款憑證號，核對付款憑證的付款依據，根據訂單(合同)的執行情況判斷付款的正確性，避免請示批準後預付貨款，填單後重復預付貨款。
⑥確定會計記錄的依據和過程。抽查倉庫的材料明細賬，抽查1-11的本期(年)期末采購的各種材料的累計數量和價格，與會計賬簿記錄的數據進行核對，了解倉庫是否存在未及時將入庫單、驗收單、發票等交給會計的情況或其他原因。
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