按照有關規定，主要包括兩大方面∶開放檔案就是將壹般可以公開和保密期限滿的檔案，解除“禁閉“，向社會開放，允許檔案用戶在履行簡便的手續後，即可通過壹定的方式，進行開發利用。《中華人民***和國檔案法》規定：檔案館保管的檔案，壹般應當自形成之日起滿30年向社會開放。經濟、科學、技術、文化等類的檔案向社會開放的期限，可以少於30年，涉及國家安全或者重大利益經及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多於30年。凡我國公民或單位持單位介紹信或居民身份證、工作證，經檔案館查驗無誤，即可利用已開放的檔案原件或復制件。東興區檔案館現有館藏檔案絕大多數屬於未開放檔案，查閱利用未開放檔案須按有關規定查閱。這裏就群眾最關心同時也是利用率最高的婚姻檔案說明如下。查閱婚姻檔案有以下三種情況。（1）婚姻當事人持本人身份證（軍人提交軍人證），可以查閱本人的婚姻登記檔案；（2）婚姻當事人因故不能親自前往查閱的，可以辦理授權委托書，委托他人代為辦理，委托書應當經公證機關公證；受托人應當提交經公證機關公證的當事人的身份證件復印件和委托書。委托書應當寫明當事人辦理婚姻登記的時間及承辦機關、目前的婚姻狀況、委托事由、受委托人的姓名和身份證件號碼；當事人死亡後，其近親屬因遺產繼承等原因，申請出具當事人的婚姻登記記錄證明的，應當提交當事人的死亡證明、申請人的身份證件及與當事人有近親屬關系的證明材料；（3）其他單位、組織和個人要求查閱婚姻登記檔案的，檔案部門在確認其利用目的合理的情況下，經主管領導審核同意方可查閱；人民法院、人民檢察院、公安和安全部門為確認當事人的婚姻關系，辦案人員持單位介紹信和本人有效證件可以查閱婚姻登記檔案；律師及其他訴訟代理人在訴訟過程中，持受理案件的法院出具的證明材料及本人有效證件，可以查閱與訴訟有關的婚姻登記檔案。陳少敏先說壹個案例：有個企業因要擴大經營規模，到省裏立項，而擴大經營規模需要該企業成立的原始文件，由於該企業沒有保管其成立的原始文件，來我館查找，從目錄上查到了這份文件，可當提到這個案卷後，卻意外的發現沒有這個企業成立的原始文件，當時工作人員百思不得其解，反復查找無果時，最後在案卷的備考表上發現這份文件在接收進館前已被某某借閱拿走了，落款日期在進館之前，上面簽著當時利用者的名字。再說壹個案例：那還是筆者在縣檔案館工作時發生的事。縣裏的壹個常委要寫組織工作報告，派人來檔案館借閱《人民日報》合訂本，當時讓秘書打了個借條並反復強調用完即還，可任憑檔案館的工作人員反復催要多回，這個合訂本還是沒有追回來，給資料保管造成了壹定損失。雖說這兩個案例壹個是在檔案室借閱檔案而丟失檔案，壹個是在檔案館借閱資料而丟失資料。但是，在檔案館借閱檔案同樣存在丟失檔案的風險，而且可能有的檔案館借閱檔案已經發生過丟失檔案的情況。那麽怎樣防止這種事情的發生呢？顯然，不借閱檔案就可以避免。檔案館能不借閱檔案嗎？帶著這個問題，筆者翻閱了《檔案法》和《檔案法實施辦法》，意外的是這裏面竟沒有找到壹個“借”字。那麽檔案法規是如何規定檔案利用呢？《檔案法實施辦法》第二十二條規定：“《檔案法》所稱檔案的利用，是指對檔案的閱覽、復制和摘錄。”“對檔案的閱覽”有沒有對檔案的借閱意思呢？在《檔案法實施辦法釋解》中這樣解釋：閱覽,“指利用者到檔案館(室)內專設的閱覽室、接待室等場所查閱其所需要的檔案原件或檔案縮微品、復制件。”[1]這裏解釋的很清楚，沒有壹點“借”的意思。縱觀《檔案法》和《檔案法實施辦法》，其對禁止借閱檔案的立法思想是很明確的，當然它的立法思想並不是為了限制對檔案的利用，相反，它在利用檔案的制度設計上，既為避免檔案丟失而禁止借出檔案，又為滿足利用者的需求而提供了多種途徑。這壹立法思想在《檔案法實施辦法》第二十壹條得到體現。《檔案法實施辦法》第二十壹條規定：“各級各類檔案館提供社會利用的檔案，應當逐步實現以縮微品代替原件。檔案縮微品和其他復制形式的檔案載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標記的，具有與檔案原件同等的效力。”利用檔案用縮微品代替原件，說明連檔案原件都不讓閱覽，就更不用說“借”了。“檔案縮微品和其他復制形式的檔案載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標記的，具有與檔案原件同等的效力”的規定，顯然是為了滿足利用者需要借出檔案原件做證明證據的需求而設定的。雖說《檔案法》和《檔案法實施辦法》對禁止借閱檔案的立法思想是很明確的，但是，它們並沒有明確的條文規定檔案館不準借閱檔案，這是不是說檔案館可以以檔案法規沒有明確規定不準借閱檔案，就可以借閱檔案呢？筆者認為，檔案館不可以借閱檔案。對於個人來說，“法無禁止即可為”，而對行政機關來說，則是“法無許可不可為”。雖說檔案館不是行政機關，但是，檔案館保存是對國家和社會有保存價值的檔案，是帶有公***事業管理職能的單位。因此，檔案館應該遵守“法無許可不可為”的原則，所以，檔案館是不可以借閱檔案的。《檔案法》和《檔案法實施辦法》頒布實施都20年了。但是，檔案館不可以借閱檔案的觀念和意識並沒有貫徹落實到檔案館的工作中，可以說從檔案館的壹整套檔案利用制度到檔案教科書都沒有相應的改變。基本上不論到那個檔案館，赫然上墻的都有“檔案借閱制度”，桌上擺著檔案借閱登記簿。在借閱制度內容中都有這樣的條文：本館保存的檔案資料壹般不外借，如有特殊需要，須經主管領導批準，填寫借閱登記簿並限期歸還。雖說是壹般不外借，但經批準還是可以外借。隨便翻開壹本不管是新出版的還是老的檔案管理學方面的教科書，都能找到有關檔案外借的內容。如陳兆祦等主編的2005年版的《檔案管理學基礎》就有“外借”壹節專門講檔案的外借，雖然要求：“檔案的外借使用，要有嚴格的制度，經過壹定的批準手續才能外借。”[2]但是，還是允許借出檔案。從中我們可以看到增強檔案法制意識、貫徹執行檔案法，就是在檔案部門也同樣是任重道遠。參 考 文 獻 [1]郭樹銀主編.中華人民***和國檔案法實施辦法釋解[M].北京:中國法制出版社，2000，93. [2]陳兆祦、和寶榮、王英瑋主編.檔案管理學基礎[M].北京：中國人民大學出版社，2005，299.（作者單位：濮陽市檔案局）公司要成立檔案室，必須要按照公司的實際狀況來設置，檔案管理制度應該由各部門來制度，然後將各部門的制度匯總就可以了。1、為加強本公司檔案工作，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發展服務，特制定本制度。2、公司檔案，是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。)。結案後及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。1、公司指定專人負責文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理，交總經理審閱後歸檔。3、壹項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。2、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。1、檔案質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便於保管和利用。2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件，分別立在壹起，不得分開，文電應合壹歸檔。4、不同年度的文件壹般不得放在壹起立卷；跨年度的總結放在針對的最後壹年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。5、檔案文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在壹起，即批復在前，請示在後；正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系並進行系統的排列。6、案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。1、按照有關規定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。2、按照歸檔範圍、要求，將文件材料按時歸檔。3、工作人員應當遵紀守法、忠於職守，努力維護公司檔案的完整與安全。1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批準後，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批準，受控文檔的借閱要由總經理簽字批準。2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經理處理。3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發現遺失必須及時匯報，追求責任。4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼塗改其字句等；不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經領導批準才能摘抄或復制。5、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。6、不準轉借，必須專人專用。7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。七、本制度即日起開始執行。檔案室將文件材料收集整理分類——錄入機讀目錄——將檔案整理完畢——整理裝訂檔案——制作檢索工具——檔案入庫——分類上架。由本人提出書面申請——辦公室主任審核——主管領導簽字批準——檔案室負責查找有關檔案——借閱人填寫借閱檔案登記薄——借閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。查閱人持單位介紹信到單位檔案室申請借閱檔案審批單——辦公室主任審核——主管領導簽字批準——檔案室負責查找——查閱人填寫借閱檔案登記薄——查閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。1、立卷部門兼職檔案員（資料員）根據單位制定的檔案歸檔範圍，平時做好文件材料的形成、收集、保存，確保歸檔文件材料完整2、兼職檔案員（資料員）根據不同各類文件材料的特點，按規定的案卷類目歸卷3、次年初，兼職檔案員（資料員）對收集、積累的文件材料進行整理（初步立卷）6、兼職檔案員（資料員）填寫移交清單，並向單位檔案室移交檔案13、進行文件匯編，對檔案信息進行二次、三次加工檔案銷毀提出申請——辦公室主任審核——主管領導簽字批準——檔案鑒定小組（由主管領導、辦公室主任、檔案管理人員及相關部門業務人員***同組成）進行鑒定——檔案管理人員及相關部門業務人員逐項照冊登記——辦公室主任簽字批準——主管領導裁簽字批準——壹把手簽字批準——檔案室及相關部門到指定地點2人以上監銷——檔案室及相關部門辦理銷毀清冊——檔案室歸檔。
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