應該有足夠的準備時間。除非萬不得已，否則不要召開緊急會議。為與會者預留充足的準備時間是高效會議的基本前提。尤其需要註意的是，會議的關鍵人物往往是決策者，他們對會議的最終結果起著至關重要的作用，因此我們必須為他們預留足夠的準備時間。
考慮自然因素。如果壹個會議正在進行中，突然下起了傾盆大雨，而與會者沒有帶雨具，那麽他們就無法安心地繼續開會。為了避免這些負面因素，會議的發起者在選擇會議時間時應該考慮天氣和溫度。
午飯時或上班前開會。需要快速結束的會議最好安排在午餐時間或工作前。有些會議需要很快得出結論，不能拖。這種會議最好安排在午飯前或下班後，因為當與會者急於結束會議時，效率自然大大提高。
會議時間限制，會議時間限制不得超過2小時。每次見面都要有時間限制，最長不超過2小時。如果超過這個時間，必須安排工間休息和茶歇。
確保決策者在場。協調與會人員的時間，保證每個人都能參加會議，壹直是會議管理者頭疼的問題。如果會議缺席率太高，或者決策人不能參加會議，那就只能延期，否則註定是無效會議。在選擇會議時間時，要確保決策者和絕大多數與會者都能出席。盡量選擇壹個對所有參與者都方便的時間。發會議通知的時候可以發壹些備選時間。