方法/步驟
確定每壹大類，例如妳可以根據對象不同分為“顧客”，“供應商”，“同事”等等的文件夾，用簡寫的名字便於區分類別。
按照每個大類下的文件，再細分，以前面為例，“顧客”文件夾裏我們可以再以每個顧客的名字或者代碼進行進壹步細分。
同壹文件夾下的同類文件統壹命名。繼續以前面為例，在具體到某壹客戶的文件夾裏，如果有多個訂單信息，我們可以統壹文件的名字為PO+年月日，如果是多個報價單，我們可以統壹文件名為Q（quotation）+年月日，其他以此類推，如果是非常規性的文件，則不需要這樣做，例如某次特別的圖紙要求就直接按圖紙內容命名就可。
增加“已完成”與“正在進行”的文件夾，並且要定期（例如每周或者每半個月）把不需要繼續跟進的文件夾放進“已完成”裏面。這樣便於進行目標可視化跟蹤及管理。
不要在壹個文件夾裏放太多東西，若同類文件達到壹定數量，可以建立子文件夾集中放置，例如妳已經按年份進行歸檔，但是由於從2000年開始也有14個年頭了，如果妳覺得這14個文件夾有點礙眼的話，妳可以再建立壹個“往年文檔”把14年之前的文件夾全部放進去。
不要保存不必要的文件。刪除非必要，無關重要的文件（例如溝通過程對某文件作出多次修改時，只要最終版本確定下來了，就可以把中間的修改版次刪除了）。
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註意事項
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