電子郵件工具使用起來相對簡單，可以在電腦、手機或平板電腦上輕松操作。有些郵件工具還提供郵件分類、過濾、標記、定時發送、自動回復等功能。，讓用戶更高效的管理郵件，提高工作效率。同時，郵件工具的郵件安全機制也非常完善，可以有效防止垃圾郵件、病毒郵件等對用戶的幹擾。
盡管電子郵件工具受到各種移動通信技術和社交通信應用的沖擊，但作為壹種傳統的通信工具，電子郵件工具仍然被廣泛使用。以企業為例，很多企業在日常工作中使用電子郵件工具來溝通和傳遞相關的業務信息。這種傳統的電子郵件交流方式也很難被取代。特別是在跨國或跨地區合作中，電子郵件工具是不可或缺的溝通渠道，發揮著越來越重要的作用。