四、歸檔文件材料的制作和書寫應適合長期保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆和復寫紙。
檔案保管系統
壹、本單位各種類別和載體的檔案材料，由檔案人員在檔案室集中統壹管理，任何個人不得私自保管和隨意銷毀。
二、檔案保管應使用專用櫃子，檔案庫房應堅固可靠、整潔通風，有防火、防盜、防鼠、防潮、避光、防塵、防蟲、防高溫、防有害氣體等設施。
三、檔案管理員應定期檢查檔案，做好檢查記錄，並及時采取有效措施，確保檔案的完整和安全。
四、如果檔案損壞或字跡模糊，應及時修復或復印。
5.檔案人員調動時，離職前應進行交接。檔案移交時，雙方應根據移交目錄進行檢查核實，並履行簽字手續。
檔案保密制度
壹、認真執行《保密法》，遵守保密制度，保守檔案秘密，維護檔案秘密安全。
二是檔案室保管的保密檔案，應當按照國家規定進行密級劃分，不得擅自擴大使用範圍和接觸範圍。
第三，檔案館是保密部門，無關人員未經允許不得入內。任何人不得擅自轉載、復制、摘抄和傳播檔案內容。經批準翻印、復印的保密資料，應按公文進行登記和清理。
四、檔案的移交、接收和查(借)閱必須辦理登記手續，歸還時應清點註銷。
五、對需要銷毀的檔案材料，應開列清單，寫出銷毀報告，經鑒定小組審定後，在指定地點銷毀。辦公廢紙和廢件應及時銷毀，不得隨意丟棄。
文件搜索和借閱系統
壹是本單位職工使用檔案，必須經辦公室主任批準，方可查(借)用；外來人員利用檔案，必須持有單位介紹信，經分管領導同意，方可查(借)閱。
二是利用者必須愛護檔案，不得在文件材料上畫圈、勾線、做任何標記，不得塗改、拆卸、抽打、汙染、損壞檔案。
三、用戶必須嚴格遵守保密制度，只查閱相關內容，不得隨意傳播和擴散文件內容。
四、用戶需要摘錄(復制)檔案內容的，須經檔案管理人員同意，摘錄(復制)的內容須經檔案人員校對並加蓋本人公章後方為有效。
五、利用檔案只能在指定地點查閱，不得隨意帶走。本單位工作人員因工作需要，辦理借閱手續後，可以將檔案外借。
六、借閱期限不超過壹周，如確需延期，經辦公室主任同意並另行辦理借閱手續。
七、利用檔案必須填寫查(借)閱登記簿和檔案利用效果登記簿。
檔案統計系統
壹、檔案統計工作是檔案基礎工作的重要組成部分，檔案工作必須增強政治責任感，做好這項工作。
二、利用室中各種類別和載體的檔案，必須建立完整的登記、統計登記簿。
三、歸檔時形成的檔案(包括驗收、移交)和檔案借閱、鑒定應隨時登記。
四、每期末對形成的各類檔案資源和編制的檔案工具、科研資料(包括檔案目錄、歸檔文件目錄、全文引用目錄、字號、索引、人物卡片、專題目錄、大事記、組織機構、各種規章制度)統計壹次。
五、查閱檔案，進行閱讀，每兩次統計(6月和12月)。
六、每年十二月，填寫“檔案工作統計報表”壹式兩份，壹份報上級機關，壹份存檔。
檔案鑒定與銷毀制度
壹是檔案室根據國家檔案局關於檔案保管期限的規定、原則和標準，確定檔案價值，劃分保管期限，剔除無保存價值的檔案進行銷毀。
第二，檔案鑒定由檔案鑒定銷毀領導小組負責。鑒定結束後，應附待銷毀檔案清單，由鑒定組負責人簽字，經批準後方可銷毀。並及時向主管檔案工作的領導寫出檔案鑒定報告和說明。, 1 2 3