從事市場或公關職位的小夥伴，可能經常會遇到邀請媒體參加活動的事情，往往時間緊任務重要求高，沒有積累媒體關系的話，短時間內難以完成這樣壹個艱巨的任務。小馬識途媒體顧問根據媒體邀約經驗總結出媒體邀約流程和註意事項，以期讓初入公關領域的小夥伴全面認識媒體邀約工作。
媒體邀請流程
壹、確認邀請媒體名單
二、打電話給相關負責人，邀請媒體參加，並發送邀請函。
1、來參加活動的媒體，看他們幾點過來，怎樣過來（坐車還是自駕車），過來的當天我們會整理壹個資料袋，裏面包括通稿，禮品，項目信息，簽到，拿紅包的另外簽到並要名片。
2、不來參加活動的媒體，看他們是否可以發通稿，發的話我們在活動當日發通稿過去，然後他們出稿後，我們要拿回相關的鏈接地址或者報紙做留底，並發紅包過去。
三、確認參加媒體後，要跟進，確認最後到的媒體人數，到來的方式，具體負責人和電話等。多數平面媒體刊出新聞的時間是在獲得信息的第二天。應把新聞發布的內容安排在最初的階段，至少保證記者的采訪工作可以比較早的結束，確保媒體次日發稿。
媒體邀約註意事項
1.甲方提供活動詳細信息，如舉辦地址，時間，流程等信息，媒體單位會根據活動的情況，決定是否參加（如客戶選的媒體不能參加，雙方溝通協商替換備用媒體）；
2.甲方或乙方準備文字新聞稿件以及圖片等資料；
3.網媒，報社記者： 沒有設備攜帶；
4.電視臺，網絡視頻媒體： 帶設備，現場采訪攝制。采訪結束後，進行視頻內容剪輯，（視頻需要甲方提供20字以內的標題）。後期發布時間在3--7天左右，具體以實際播放日期為準。
5.甲方媒體接待人員做好媒體接待，如參加展會，發布會等，甲方提前為媒體人員準備好入場證件，以免耽誤活動進程；
6.提前準備媒體簽到表及其他各項內容，詳情可以咨詢小馬識途媒體顧問；
7.媒體對活動內容進行評估，並保留發布選擇權！
8.為保證活動順利進行，建議提前壹周確定合作，以方便媒體早做安排。
需要給媒體記者準備的資料
提供給媒體的資料，壹般以廣告手提袋或文件袋的形式，整理妥當，按順序擺放，再在新聞發布會前發放給新聞媒體，順序依次應為：
1、會議議程
2、新聞通稿
3、演講發言稿
4、發言人的背景資料介紹。（應包括頭銜、主要經歷、取得成就等）
5、公司宣傳冊
6、產品說明資料。（如果是關於新產品的新聞發布的話）
7、 有關圖片
8、 紀念品（或紀念品領用券）
9、 企業新聞負責人名片（新聞發布後進壹步采訪、新聞發表後寄達聯絡）
10、空白信箋、筆（方便記者記錄）
最後，小馬識途媒體顧問提醒企業註意媒體邀請的禮儀，雖然企業舉辦活動邀請媒體也是出車馬費的，但並不代表像購買廣告壹樣的合作，媒體記者是新聞工作者，不同於廣告銷售，對於是否參加活動媒體有自主選擇權，參加活動的媒體對發布稿件的內容也有相應修訂權。當然，作為企業方的公關負責人要積極與媒體溝通，最大限度爭取媒體曝光。