檔案的保管國家有明確的規定，必須滿足壹定的保管條件，有利於檔案的長期保存。例如，根據國家檔案局對檔案溫濕度的要求，溫度為14 ~ 24℃，夏季不超過24℃；相對濕度為45% ~ 60%，夏季不超過60%。在規定的範圍內，每晝夜的溫濕度波動範圍要求溫度為2℃，相對濕度為5%。
檔案館適宜的溫濕度標準為:溫度:14℃-24℃，相對濕度保持在45%-60%。溫濕度監控系統可以實時監控檔案的溫濕度數據，通過歷史數據分析檔案的溫濕度變化趨勢，通過控制系統自動控制空調、除濕機、加濕器、消毒機的自動運行。保證檔案室的溫度和濕度，防止高溫高濕導致書蟲滋生或低溫低濕導致紙張脆性增加。從而延長檔案的使用壽命。
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