根據有關資料，各種企業或組織的工作人員每年參加會議，占全部工作時間的30%以上；每年因公出差的費用高達300億元，每次開會或會議中有80%左右的時間需要花在路上。
(2)提高會議效率；
因為召開視頻會議的成本與會議時間大致成正比，所以與會者可以節省時間，提高效率。因為參加會議的人都在本地，與會議有關的資料、文件、物件都在身邊，可以充分、方便地交流。
(3)適應壹些特殊情況；
對於壹些交通條件較差的城市，尤其是山區和邊疆地區，視頻會議會帶來很大的便利。在壹些緊急情況下，比如救災、防汛、戰場會議等。，視頻會議系統可以用來及時了解或發布緊急情況和決策，但結果很難用金錢衡量。
(4)增加參與人數
視頻會議可以支持多人多點參與組成會議。同時，視頻會議系統具有投影、VGA口、數據流功能，可以增加會議參與人數，甚至可以隨時召開全體會議。總部的決定可以立即傳達給所有員工。