(河南省有色金屬地質礦產局)
壹、會計電算化檔案管理概述
電算化會計檔案是指儲存在計算機中的會計資料和由計算機打印出來的書面會計資料。會計數據是指會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他數據，以及在會計軟件系統開發和運行過程中編制的各種文件和其他會計資料。
二、電算化會計檔案管理的內容
電算化會計檔案管理是壹項非常重要的會計基礎工作。單位必須加強對會計檔案管理的領導，建立健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱、銷毀等管理制度，由專人管理。財政部1996年6月30日頒布的《會計電算化工作規範》規定:
(1)電算化會計檔案管理是壹項重要的會計基礎工作。會計檔案應嚴格按照財政部有關規定的要求進行管理，並有專人負責。
(2)電算化會計檔案的管理應做到防磁、防火、防潮、防塵，重要會計檔案應壹式兩份，分兩處存放。
(3)使用磁介質保存會計檔案，定期檢查，定期復印，防止因磁介質損壞造成會計檔案丟失。
(四)通用會計軟件、定點開發會計軟件、通用與定點開發相結合的會計軟件成套文件資料、會計軟件程序視同會計檔案保管，保管期限為軟件停止使用或發生重大變更後5年。
三，當前電算化會計檔案管理存在的問題
(1)電算化會計檔案性質引起的問題。電算化會計檔案需要在某個系統中可見，所以目前很多單位因為沒有很好地保留會計軟件的布局和軟件體系，無法調用電算化軟件升級後不同版本下的會計數據。《會計檔案管理辦法》第十二條規定，使用計算機進行會計核算的單位，應當保管和打印紙質會計檔案，並規定了保管期限。但由於條件限制，壹些單位沒有配備激光打印機或噴墨打印機，仍在使用老式針式打印機，使得打印出來的紙質會計檔案達不到規定的保存期限。未按照國家檔案局規定的庫房管理制度標準建立專門的會計電算化檔案保護制度的；會計檔案數據備份未選用優質磁盤介質，備用磁盤和存儲磁盤未分開存放，造成電子數據損壞或丟失。
會計電算化是壹項無紙化工作，產生的所有數據都存儲在計算機的硬盤上。在實際工作中，經常會出現以下不當情況:壹是部分操作人員沒有養成每天備份的習慣，壹旦機器出現故障，就會丟失部分記賬數據。二是很多運營商無法定期檢查備份的數據盤，壹旦出現問題無法補救。第三，習慣性使用軟盤備份。由於軟盤存在容量小、易出故障等缺陷，在數據恢復方面很容易陷入困境。
(2)會計檔案管理制度不健全。準確、真實、安全是會計檔案的生命，是對會計工作最基本的要求。因為會計檔案主要記錄和描述財務收支的價值，反映經濟活動的質變，要求信息極其準確。但在會計電算化條件下，由於會計數據是記錄在磁盤或光盤等磁介質上的，所以在技術上可以不留痕跡地非法修改電子數據。如果被修改，難以辨別經濟業務的“原貌”，難以保證會計信息的真實性；再者，在電算化條件下，會計數據高度集中在磁盤、光盤等磁介質上。未經授權的人員可能出於自私和不正當的目的，通過計算機和網絡瀏覽所有數據文件，復制、偽造和銷毀壹些重要的會計數據，會計信息的完整性和安全性因此受到挑戰。可見，磁性材料容易丟失、汙染、篡改、復制和銷毀，所以防潮、防盜、防塵、防火、防篡改、防過期、防病毒感染、防保密等安全工作成為電算化會計檔案管理的重要內容。
(3)缺乏必要的計算機維護和網絡安全人員。眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統安全、維護等壹系列專業問題，但目前壹般單位只是對原會計進行培訓，然後操作系統。在壹定程度上，會計只是學習操作，而管理和維護對他們來說是非常陌生的，由此產生的結果和損失也是嚴重的。普通會計人員業務經驗豐富，但缺乏計算機專業知識，難以用計算機處理會計業務。在使用計算機處理業務的過程中，除了財務軟件之外，他們往往對計算機的軟硬件知之甚少。壹旦電腦壞了或者平時看到的界面不壹樣，就很無奈了。即使廠家在安裝會計軟件時已經做了系統的培訓，但壹些從未接觸過電腦的會計人員仍然上手較慢，在使用電腦時經常出錯。壹旦他們犯了錯誤，可能會讓他們長期的工作成果付之東流，系統數據也會丟失。
四、電算化會計檔案管理存在的問題。
(1)對會計電算化本身理解的偏差。我國計算機化事業起步較晚，人們的思維觀念還沒有充分認識到計算機化的意義和重要性。大多數單位用電算化代替手工核算，只是為了減輕會計人員的負擔，提高會計效率，沒有意識到建立完整的會計信息系統對企業的重要性，使現有會計人員提供的信息不能及時有效地為企業決策和管理服務。同時，在軟件更新和硬件投入上也沒有足夠的支持，更不用說建立企業內部局域網和註冊自己的網站，根本無法利用信息技術優勢提高企業的運營效率。
(2)沒有引起相關部門的重視。無論是檔案管理部門還是檔案形成部門，對歸檔工作都不夠重視，檔案部門缺乏必要的措施和相應的業務指導，導致檔案形成部門不管付出多少，付出多少都留給自己，嚴重阻礙了電子文件資料的歸檔。
(3)缺乏明確的規章制度。由於沒有完善的電子文件系統，電算化會計檔案的歸檔處於無序狀態。歸檔的時候還是沿用手工管理的老做法，只歸檔紙質文件，把手工記錄的賬本、報表改成電腦打印的賬本、報表。所以只強調會計工作，而忽視了會計檔案的管理。會計檔案的規範化管理沒有納入會計人員崗位責任制，沒有專人管理會計檔案。
(4)會計電算化軟件更新快。由於近年來會計電算化軟件的頻繁更換和升級，原有的相關會計軟件和文檔也容易出現不兼容的情況。如果處理不當，這部分會計資料不僅得不到有效的保管和發揮應有的作用，而且也達不到內部控制制度的要求。
五、如何完善電算化會計檔案管理。
1.完善電算化下的會計檔案管理系統。
電算化會計檔案管理是壹項重要的會計基礎工作。計算機取代手工記賬後，會計檔案增加了新的內容。因此，在電算化檔案管理系統中，對電算化會計檔案的歸檔、保管、借閱、備份都有相應的管理制度。實行電算化後，應加強電算化會計檔案的管理。基本方法是:
(1)建立電算化會計檔案的歸檔制度。首先要確定備案範圍。電算化會計檔案的內容主要包括各種會計憑證、會計賬簿、會計報表、財務計劃、單位預算、重要經濟合同、開發設計說明書，以及源程序文件、用戶操作說明和用戶手冊、電算化會計科目和科目代碼表、會計報表格式、報表檢索公式、自動轉賬公式和其他計算公式、檢驗公式等。以及存儲在磁介質上的會計數據、程序文件和其他會計資料。會計電算化系統開發和使用的全套文件和軟件程序應視為會計檔案；會計資料以書面形式打印輸出前，應妥善保管和復印，打印輸出會計憑證、總帳、現金簿和存款日記賬，並按有關稅務、審計等行政管理部門的要求及時打印輸出有關賬簿和報表。
(2)建立會計電算化檔案的保管制度。與手工方法壹致，對通過計算機化方法生成的憑證、賬目、表格等會計檔案應按照規定歸檔保存。會計相關職能部門要密切配合，確認會計檔案的合法內容，並按照國家檔案局的標準做好耐壓、防塵、避光、防腐等工作；按照分類和壹定順序排列的數據磁盤、光盤等。，建立電算化會計檔案保管系統。壹般情況下，企業應每兩年清理壹次會計檔案。如發現紙質文件損壞，應進行修復，而磁介質文件應每年復制壹次，防止磁盤等介質損壞造成會計資料丟失。年度決算後，會計信息將記錄在壹次性光盤上。這樣，不僅光盤的有效保存期長(超過15年)，而且完全可以滿足保管壹般會計賬簿的需要。光盤刻錄壹次後，就不能再重復擦除，可以有效防止數據被非法修改或被病毒破壞。
(3)建立嚴格的借閱程序制度。要建立嚴格的電算化會計檔案借閱程序和查閱權限制度。未經單位負責人同意，嚴禁將電子會計檔案資料復制給其他單位或個人，不準將會計資料磁盤帶出財務(檔案)室。財務人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規定的順序及時歸還原處。如果他們想查閱來的檔案，他們必須辦理相關的借閱手續。公司各單位如因業務需要查閱會計檔案，必須經本單位領導批準，財務經理批準，檔案管理人員方可接收。外單位人員因業務需要查閱會計檔案時，應持單位介紹信。經財務經理批準後，可由檔案管理人員查閱，檔案管理人員可詳細登記工作單位、查閱日期、會計檔案名稱、查閱原因。存儲在磁介質上的會計資料在借閱和歸還時，也應仔細檢查，防止病毒感染。
2.提高會計人員素質，改善人員配置結構。
由於電算化會計不僅實現了傳統會計的功能，而且還具有利用計算機進行高速計算和分析的其他功能，因此需要相應增加專業人才，加強電子檔案的管理，為提供更有效的會計信息打下良好的基礎；同時，對計算機化軟件維護和系統安全的要求更高，這也要求會計部門增加壹定數量的高級計算機人才來維持日常運行，開發更合理高效的軟件。
會計系統是由人操作的。壹個系統是否安全，不僅取決於系統本身，還取決於操作人員的素質。沒有經過有效業務培訓和良好職業道德的員工，對系統的安全性是壹種威脅。為了提高會計人員的計算機專業素質，必須大力加強人才培養。企業要立足國際標準，培養或聘用壹批高級技術人才，推動企業電算化從“會計”向“管理”和“智能”轉變。各基層單位要積極支持和組織會計人員學習和提高會計電算化知識，培養復合型人才，為盡快建立高效的會計信息系統創造條件。
同時，要加強和制定切實可行的會計電算化人才培養計劃，註重實效，不搞壹刀切。會計人員、系統維護人員和系統管理人員應根據不同的內容和要求進行培訓。對於系統維護人員，盡量在社會上聘請計算機專業人員。畢竟計算機系統維護是壹個專業性很強的工作，對這些計算機專業人員進行簡單的會計培訓就能取得很好的效果。
3.重視理論研究，提高思想重視程度。
對會計電算化檔案管理的基本理論問題進行了深入研究，會計軟件的開發有了明確的方向和目標，能夠更好地滿足實際工作的要求，更好地服務於會計工作，實現會計電算化的效益原則。
在實現會計電算化的企業和單位，有關領導要高度認識會計電算化檔案資料科學管理的重要性，督促建立相關制度。
同時，要加強會計法規的執行，強化單位第壹責任人的意識，增強法紀觀念，確保有法必依、違法必究，讓會計違法行為無處容身。
不及物動詞結論
會計電算化檔案作為會計檔案的壹部分，與傳統會計檔案有著密切的聯系。如果說傳統會計檔案是電算化會計檔案的基礎，那麽電算化會計檔案就是電算化特有的個性，代表了未來會計規範化、現代化的發展方向。因此，為了充分發揮會計電算化的強大功能，必須做好會計電算化檔案管理的會計基礎工作。
參考
張倩。2001.電算化環境對會計檔案的影響及管理要求。
李新輝。2002.電算化會計檔案應註意的問題。
郭莉萍。2002.電算化會計檔案系統的建立。