為此，秘書首先要了解事務性工作的主要特點。
第壹，多樣性和瑣碎性。從接電話、接待來訪、安排車輛、發放福利、處理文件、管理檔案以及承擔領導交辦的其他工作，這些都屬於秘書的事務性工作，可謂是五花八門，秘書要把自己埋在“事務堆”裏，花費大量的時間和精力去處理。這些常規任務往往具體而瑣碎，容易出錯。這些常規工作完成後，往往默默無聞，難以看到成績，而壹旦處理不好，領導工作甚至整個部門的正常運轉都可能受到影響。
第二，隨機突然性。壹個部門通常按照既定的工作計劃和步驟開展日常工作。但秘書部門即使制定了再完善的方案，再周密的考慮，也往往會因為突發事件的出現而打亂整個工作部署。秘書要充當“消防員”的角色，迅速調整策略，應對臨時突發事件。
第三，領導人的任命。秘書工作的核心是為領導服務，這就決定了秘書工作必須緊扣領導的需求。秘書作為領導的參謀和助手，不僅要高質量地完成各項職責，還要完成領導交辦的其他事務，甚至要全力以赴處理領導委托的個人事務。
第四，保密。秘書工作具有很強的保密性，秘書在處理各種事務時必須嚴格遵守保密紀律，知而不說，行而不為，謹小慎微。秘書工作的上述特點往往是交織在壹起的。因此，秘書只有掌握處理日常工作的各種方法和途徑，增強處理的藝術性，才能充分發揮參謀助手的作用，履行秘書的職責。下面，筆者結合工作實際簡單介紹幾種常見的處理方法。
1，建立臺賬方法。秘書在工作中建立必要的臺賬，使混亂的事務性工作由無序走向有序，是壹種有效的手段和基本方法。目前，隨著計算機的普及，借助辦公自動化和數據庫管理軟件，可以分門別類地建立人事檔案、工資福利、車輛管理、值班記錄等各種臺帳，用於文秘工作的管理。數據壹次性錄入，只要平時對數據進行管理、維護和更新，需要時就可以及時調用，做到有備無患，高效快捷。
2.追蹤源頭。本法主要適用於領導交辦的各類突發事件的處理。因為處理這類事件往往不屬於秘書的職責，下屬不方便向領導請示，壹定程度上增加了處理的難度。比如有壹次某局新局長給了秘書壹個“重新推薦某局領導為市某委領導班子成員”的任務，所以這個工作不是秘書的職責，秘書很多情況不了解。秘書接受任務後，采取了追根溯源的方法:先聯系辦公室，了解誰是參加過上壹屆委員會領導小組的局領導，再查到委員會的電話，直接聯系委員會，了解委員會新成員的相關資格要求。然後，結合局領導的分工，他向新局長提交了壹份人選名單，經局長批準，順利完成了任務。
3.舉壹反三。秘書工作的出發點和落腳點都是為了更好地為領導服務，所以秘書不僅要做好日常工作，還要通過處理具體的瑣事，為領導提供更高層次的服務。比如秘書通過處理來信來訪，進行綜合分析，找出工作中的不足和薄弱環節，及時向領導提出建設性意見，使領導在工作中獲得更多的主動權。
4.個人日誌法。作為壹名秘書，我每天都要處理大量的日常工作。只有安排好自己的時間，用有限的時間和精力專註於重要的事情，才能避免在瑣事上糾纏，事半功倍。我在工作中非常註重使用個人信息管理軟件處理日常事務，大大提高了工作效率。目前廣泛使用的是微軟Office軟件中的Outlook Express和中國人自己設計的WINPIM軟件(各類網站均可下載，20元即可註冊長期使用)。借助這類軟件，可以妥善管理個人通訊錄、名片、聯系人等信息，以及個人日記、日程表、待辦任務、備忘錄等，尤其是具有定時提醒要做的事情的功能，使用後可以大大增加工作的計劃性和組織性。
5.綜合治療法。在日常工作中，要把日常工作按輕重緩急來安排，重要的和緊急的事情優先處理，對壹些不重要的和緊急的事情有計劃地采取合並類似事項的方法來處理，可以事半功倍。比如在處理文件的時候，可以把壹般傳閱的文件暫緩處理，等緊急文件來了再發給領導，既節省了來回發文件的時間，也避免了因為瑣事頻繁打擾領導。
6.授權和委托方式。在特殊情況下，秘書也可以將壹些日常事務委托給其他人，以集中精力完成艱巨的任務。比如復印裝訂文件等簡單的操作性事務可以交給打字員，等等。
總之，秘書只要在平時工作中多積累，好好總結，遇事冷靜謹慎，就能不斷提高處理日常工作的藝術，履行好秘書的職責，贏得領導和同事的認可。
來源:溫州秘書網