(壹)電子數據的使用是審計工作信息化的集中體現。AO系統的應用是計算機審計的主要方面，也是審計信息化建設的重要內容。隨著我國信息化的發展，會計信息化的日益普及和成熟，審計工作的環境、對象、範圍、線索等審計要素都發生了相應的變化。傳統的審計方式已經不能適應時代的要求，這加快了審計部門信息化建設的步伐，加大了計算機審計的力度。AO系統的應用體現了審計工作的信息化和創新性，是提高審計工作水平的重要手段。充分利用計算機審計對全面提高審計監督質量具有重要作用。
(2)電子數據采集可以提高審計工作的效率。被審計單位的財務軟件越來越多的介入審計過程。如何有效地收集被審計單位的電子數據，是利用AO系統進行計算機審計的關鍵步驟。為了實現計算機審計，有必要研究如何采集被審計單位的電子數據。另外，如果不能收集到真實的審計數據，就會得出錯誤的審計結果。由於電子數據的采集是計算機審計的關鍵步驟，因此需要確保被審計單位的完整數據能夠被采集，並且數據能夠具有壹致性和可操作性，並轉換成要求的格式到AO系統，從而使計算機審計發揮應有的作用，提高審計工作的可持續性、有效性和全面性。利用數據獲取和轉換的優勢進行審計分析，可以大大提高審計的及時性，從而全面有效地協助審計部門達到預期的審計目的。利用電子數據采集實現大部分審計過程的自動化，可以減少人力、物力和財力的投入，提高審計工作效率，降低審計成本。
二、電子數據收集的方式方法
2005年以來，我局加大審計信息化建設力度，安裝應用了2005版AO系統，取得了明顯成效。2006年實施的審計項目，從審計日記的編制到審計報告的形成，都是通過AO系統進行計算機審計。財務和業務電子數據的采集是計算機審計的前提和基礎。AO系統的采集轉換有兩種:壹種是財務備份數據采集轉換，壹種是數據庫數據采集轉換。這裏要討論的是財務備份數據收集中總結的壹些方法。
(1)尋求軟件公司的幫助。
由於審計人員對財務軟件了解不多，往往不知道軟件的備份數據存放在電腦的哪個部分。但是，很多被審計單位的財務人員並不清楚財務軟件賬套的備份數據存在哪裏，他們甚至不會備份或導出電子數據。因此，建議審計人員和被審計單位的財務人員通過咨詢軟件公司熟悉軟件的人員，盡快了解賬套備份數據的存放位置，以及如何備份和收集數據。
(2)正確識別常規軟件的備份數據格式。
選擇正確的軟件備份數據格式是使用AO系統采集電子數據的前提，但審計人員往往不太了解被審計單位財務軟件備份數據的文件格式，在使用AO采集電子數據時遇到很多困難。筆者從壹些常用軟件中總結出如何正確識別備份數據格式，成功采集電子數據。
1.在我們審計的過程中，被審計單位經常使用金蝶軟件，大部分鄉鎮財政所和很多行政事業單位使用的都是金蝶6.2或金蝶7.0。在我們實際的數據收集中，發現金蝶的備份文件“**。“AIB”往往無法成功地收集和轉換。復制文件“**。金蝶的“ai”通常可以成功收集並轉換。因此，在申請過程中，要註意讓被審計單位提供金蝶拷貝文件“**。AIS”，並選擇正確的年份，以成功收集我們需要的數據。
2.在審計過程中，很多公司使用的是力成2000的版本，因為我們AO系統轉換模板中沒有這個版本，所以我們從審計網站下載了力成2000的數據轉換模板，安裝在AO系統中。同時，為了將數據轉換成2000，必須安裝SQL Server的數據庫軟件。立成2000的財務數據備份必須按月輪流備份。將當年12月備份的數據放在同壹個文件夾中，采集轉換時選擇需要年份的文件夾。轉換模板會自動選擇轉換12月的數據。在申請過程中，首先需要安裝2000年的轉換模板，其次要註意讓被審計單位提供按月備份的年度數據。
3.在審計過程中，我們也遇到了很多使用博科會計軟件的機構和企業，發現AO系統的博科5.1副本文件轉換模板無法采集和轉換部分單位的備份數據。軟件公司經過討論咨詢，發現不安裝博科小金融導出，原來的網絡版博科無法轉換。於是我們通過郵件詢問了博科小金融導出插件，交給被審計單位按照軟件公司的指示安裝，並了解不會影響被審計單位正常使用軟件。如果以後不需要，可以卸載，不會影響正常使用。安裝後備份需要年度數據，必須在備份數據的電腦上解壓，標註好年份和單位，然後交給我們進行采集和轉換，使用相應的模板就可以成功獲取所需數據。如果是博科執行版，我們只需要直接找到博科的賬套備份數據庫的存儲位置，要導出的文件格式壹般是“**。mdb”。選擇所需的年份，並使用模板導出所需的數據。
4.我們經常遇到使用用友7.21版本的被審核方，被審核方按要求備份年度數據。我們可以通過選擇“zw”成功地收集和轉換數據。MD "文件，並使用AO系統的相應轉換模板。
第三，關於電子數據收集的壹些建議
(1)加強對審計人員的培訓。電子數據的采集要求審計人員具有復合型的知識結構，不僅要有會計和審計知識，還要有壹定的信息技術知識。在實踐中，我們也遇到了很多無法妥善解決的問題，比如:安易3.11版。AO雖然有安易3.11的轉換模板，但是我們也按要求使用了未壓縮的備份文件，但是沒有成功。分析原因可能是被審計單位使用的軟件是量身定制的，無法識別常規模板。NC990軟件，AO沒有軟件轉換模板。安裝龍將990會計軟件(8.2)進行數據備份轉換後，發現被審計單位采集的電子數據不完整，沒有年初數，只有當年發生額，等等。還有很多類似的困難無法解決。可以看出，目前審計人員雖然接受了壹些計算機知識培訓，但壹般都是初級水平的培訓，如文字處理、電子表格等。然而，大多數審計人員不知道如何操作會計軟件、數據庫軟件和電子數據的格式分析。因此，在實施計算機審計收集電子數據時，需要對審計人員進行進壹步的培訓，以適應審計工作的需要。而且要不斷學習進步，正確認識自己的不足。加強對會計軟件的學習和理解，探索AO系統應用中電子數據的采集方法，特別是利用數據庫軟件采集電子數據和利用被審計單位業務數據的采集和轉換。
(二)財政部門應規範財務會計軟件的應用。目前，被審計單位的財務軟件五花八門，有的單位甚至幾個賬戶使用不同的財務軟件。由於使用的財務軟件不同，導出的電子數據格式不同，在將賬套的備份數據轉換到AO系統之前，需要安裝相應的轉換模板。雖然目前AO系統中的轉換模板已經可以包含更多的財務軟件，但部分單位的財務軟件過於陳舊或量身定制，部分單位的AO系統中沒有轉換模板，導致審計部門無法成功采集數據。而審計部門的財力和人力有限，也很難自行開發轉換模板。因此，建議各地財政部門規範行政機關和事業單位財務軟件管理，有選擇地引導其使用幾種常規軟件，並及時更新。
(3)審計機關成立電子數據采集小組。在有條件的審計機構中，挑選若幹計算機專業人員和審計業務骨幹組建電子數據采集小組，利用審計骨幹的計算機專業知識和經驗分析，使采集小組發揮各自優勢，分析討論，盡量利用數據庫軟件或引進他人開發的軟件導入正確的數據。在人力財力條件下，我們甚至可以開發壹個新的轉換模板，使相應的財務軟件備份數據能夠順利采集並導入AO系統。