企業信息化不僅龐大復雜,而且有自己的戰略目標。企業必須分析影響企業信息化目標的成功因素。所謂成功因素,是指為實現這壹目標而必須進行的事情或活動。
3.1要有壹個好的企業信息化戰略規劃。
“凡事預則立”,任何事物都有自己的發展規律,信息工作也是如此,但會更復雜。企業信息化的中心是通過技術手段實現管理,所以不僅是技術範圍內的事,也是管理範圍內的事。實施過程涉及眾多職能部門和廣泛的業務,企業信息化將貫穿企業的整個生命周期。企業的發展目標會隨著不同的發展階段和社會經濟環境的變化而不同。企業信息化必須圍繞企業不同階段的不同目標,制定相應的信息化戰略規劃。
3.2增強信息意識,堅持領導參與。
企業信息意識是企業對各種社會信息現象的動態反映。它影響著企業對信息收集和處理的需求(這種信息需求具有主觀能動性和目的動機),以及需求的準確表達和具體處理方法;在現實社會中,有大量的信息具有滿足人們信息需求的價值。然而,這種滿足感的實現不是自動的,而是取決於信息接受者的信息意識水平。企業信息意識水平的差異會導致信息開發利用效果的差異。因此,企業信息意識的水平不僅是企業信息化的前提,也在壹定程度上反映了企業信息化的程度。
信息工程的實施將涉及企業組織結構、管理方式和業務流程的變革,使企業業務活動透明化。因此,信息化建設可能會沖擊壹些傳統的觀念、思想、作風和習慣,程序和方法,甚至與管理規律不壹致但長期遵循的責權利關系和制度結構。相關人員的職責和崗位調整時,可能需要壹個適應階段;當某項業務(尤其是跨部門業務)需要明確數據提供和維護的責任和義務時,不同部門的業務人員可能會從本部門的角度或自己的業務處理習慣來考慮問題,使信息化工作停滯在某個環節的反復協商和討論中,延長實施過程。在這些時候,企業的高層領導需要高度重視,積極支持和參與信息工作。實踐表明,高層領導的參與是企業成功實施信息化的關鍵,主導著系統的成敗。所以有人說信息工程是“頭號”工程。但這裏所說的“壹把手”項目,並不是要求壹把手壹直這樣做,而是把他的智慧註入到決策、規劃和論證中,在全局中掌控項目的實施。
3.3堅持全員參與的原則
企業信息化實施的過程也是更新管理理念、優化業務流程的過程。雖然IT部門在這壹過程中起著核心作用,但企業的所有員工,即信息產品的最終用戶,只有積極參與,以系統的整體大局為重,積極調整自己在新業務環境中的位置,認真學習新業務流程的管理理念,才能成為信息化的受益者。正是因為全員積極參與,信息化的成果才是整個企業的成果。
3.4堅持適度投資,提高企業價值和競爭力。
追求利潤最大化是企業的壹貫目標,目標的實現需要壹個代價(投入),企業信息化也不例外。企業信息化的投入是持續的,不是壹次性的投入;同時也是多方面的,投資信息化的各種要素,包括軟硬件平臺和日常管理。
這種對企業信息化的投入會隨著信息化的深入而變化,比如信息管理的成本會隨著信息化範圍的擴大而增加;軟硬件平臺的投入會隨著技術的不斷進步而減少;信息開發的成本也會隨著應用系統的復雜程度和深度而增加。根據國外數據分析,壹般企業信息化的成本構成大致如下:資源成本(軟硬件架構、數據庫軟件等。)占總成本的20%,日常管理成本占42%,用戶運維成本占26%,評估咨詢成本占12%。
3.5堅持軟件實施和管理模式轉變並重。
在信息化發展的漫長歷史階段中,由於“技術領先”觀念的影響,我們過分強調技術因素,忽視了非技術因素,認為只要技術領先,什麽都可以做,沒有必要改變管理模式和制度,導致相當壹部分企業信息系統和信息技術應用失敗或效率低下。在企業信息化實施過程中,各種業務不斷從人工處理轉移到信息化平臺,新業務越來越多。這時就要求企業管理者制定相應的規章制度或變更業務機構,使新的業務得到規範和組織,以避免因職責不清而產生的扯皮現象。企業要充分認識到,壹定時期實施的軟件只能實現壹定業務範圍內的功能,並不是“萬能的”。只有相關業務的管理理念和相關系統與軟件功能配合好,才能達到信息輔助管理的目的。
3.6堅持選擇適合本企業的信息化軟件。
即使壹個企業有IT部門,有壹定的開發能力,但其開發能力和軟件公司還是有差距,所以相當壹部分軟硬件產品不得不從IT市場購買。軟硬件環境的建設、實施和維護需要企業進行大量的資金投入,所以在選擇上不能馬虎。企業要成立專門的項目組,充分分析自己的需求,明確自己生產工藝的類型,然後聯系能夠提供相應產品的供應商。通過對比分析供應商的示範、企業個性要求以及針對自身企業的解決方案,選擇適合自身情況的信息處理系統,同時也要考慮自身的發展趨勢,以前瞻性的思路來考慮和指導信息工作。
3.7堅持持續培訓
信息產品是新生事物,信息技術屬於高端技術。但是,由我國國情決定,計算機在我國企業中長期沒有得到大規模的發展,企業中的員工對計算機並不熟悉。他們在心理上對計算機和網絡技術有壹種神秘的感覺,認為這種技術“深不可測”。突然要求員工使用信息技術和工具進行業務處理,容易造成員工心理上的恐懼和排斥,不利於信息化工作的實施和普及。這時候就需要對員工進行培訓。培訓的內容可以從簡單的計算機應用開始,逐步將正在實施的信息產品的處理流程與員工的具體業務結合起來,向員工解釋“為什麽要這麽做,有什麽必要性,有什麽好處”,同時向員工詳細解釋應用軟件系統的具體使用方法。
從業者要認識到,這種訓練是持續的、重復的,不是壹次性的;是隨時隨地,而不是非要有固定的時間和地點進行訓練。同時要以不同的形式從不同的角度反復解釋和論述。需要在項目實施之初邀請企業外部的專家或實施顧問來指導項目。但並不總是要靠“外來的和尚會念經”,企業外部的專家顧問只能起到催化作用。而實施團隊的成員和經過本企業培訓後業務表現優秀的員工,可以對比現在的管理,說明信息系統如何解決人工管理解決不了的問題,這樣他們就可以暢所欲言,更容易被本企業的人員接受。