摘要:隨著互聯網+和人工智能的快速普及，事業單位的財務報銷模式已經從傳統的手工模式轉變為網上報銷模式。本文對某事業單位網上報銷存在的問題進行了探討。針對事業單位經濟業務不斷增加、資金不斷增加、報銷業務量不斷增加的情況，分析了事業單位傳統報銷方式的不足，研究了事業單位實施網上報銷的可行性，為推進事業單位財務管理現代化、提高財務管理水平奠定了基礎。
關鍵詞:會計信息機構網上報賬問題及對策
近年來，隨著我國機構規模的擴大，資金來源呈現多元化趨勢。在傳統的事業單位財務報銷模式中，報銷手續繁雜，報銷時間分布不均衡，工作人員等待時間長，業務審批效率低，造成了財務審核壓力大，預算審批效果差。這些問題已經不能滿足現代財務管理提出的新要求。s機構財務工作量大，報銷資金項目多，基本實現了傳統財務報銷模式的轉變。雖然擺脫了手工記賬存在的種種弊端，但隨著該機構報銷業務的不斷激增，再加上報銷時間集中、財務審計壓力巨大、信息化程度低，問題也逐漸顯現出來。針對這些問題，需要以電子化、信息化為基本手段，構建本機構新型財務報銷管理系統，簡化業務流程，進壹步規範單據填寫、財務編制自動化和支付方式電子化。
1中國會計信息系統的發展歷程及趨勢
1.1中國會計信息系統的發展
我國財務管理使用計算機始於70年代末，當時長春第壹汽車廠首次使用計算機輔助會計。在大數據時代，面對日益激烈的市場競爭環境，現代企業必須有效整合各種財務信息，準確分析財務數據，才能在市場競爭中占有壹席之地，進而以此為契機應對變幻莫測的市場競爭，從而幫助企業做出正確的戰略決策。這壹目標的實現，要求企業結合自身業務實際，構建壹個基於計算機網絡環境，集計劃管理、人事管理、財務管理於壹體的綜合集成系統，從而為企業做出正確決策提供科學的數據依據。面對這壹大環境，企業計算機會計信息系統的建設應朝著綜合管理模式的方向發展。
1.2會計信息系統的發展趨勢
在當今經濟全球化、信息化和網絡化的時代，信息技術和網絡技術越來越廣泛地應用於企業管理。由於傳統財務管理模式的局限性，已經不能滿足當前社會發展的要求，財務管理的信息化發展趨勢更加明確。會計信息系統的發展將呈現以下趨勢:實現會計信息系統與其他系統的關聯，實現財務管理系統與其他系統的集成與協調，逐步增加和完善會計信息系統的功能模塊。
2計算機網絡技術——會計信息系統的技術支持
2.1計算機網絡技術的基本內涵
所謂計算機網絡技術，主要是指將分布在不同地理位置的計算機連接起來，充分利用各種通信設備，互連成壹個功能強大的計算機系統。不同的計算機之間遵循相應的協議，從而實現信息的有效傳輸，以及硬件、軟件、數據信息和其他相關資源的共享和綜合利用。
2.2計算機網絡技術的主要功能
計算機網絡技術具有強大的功能，主要表現在實現數據之間的相互交流、資源共享和用戶之間的信息交換。
2.3計算機網絡技術在財務管理中的應用
在信息不斷發展的時代，網絡技術和信息技術在各行各業的應用為各行各業的發展提供了便利。構建符合事業單位發展的財務報銷網絡管理系統，可以有效解決傳統財務報銷模式存在的問題，進壹步優化報銷流程，保持財務信息網絡通暢，實現財務數據的集中、規範和流程化處理。從而為財務管理和決策提供更大的支持。
事業單位報銷管理制度存在的問題分析——以S事業單位為例
3.1 S機構基本情況介紹
s機構是社會科學研究機構，成立於1958。它是新中國成立最早的社會科學院，是上海唯壹的人文社會科學綜合性研究機構，也是中國最大的地方社會科學院之壹。在職人員約760人，其中博士學歷占50%以上，高中部133，副高194。中國社會科學院是國務院學位委員會批準的第壹批學位授予單位。目前有8個博士學位授權點，62個碩士學位授權點，2個博士後科研流動站，面向全球招收外國留學生。研究生650多人。
3.2事業單位報銷管理信息系統存在的問題
3.2.1信息化程度低。
S單位高度重視信息化建設發展步伐，但部門間信息系統建設缺乏兼容性，從而在單位內部形成信息孤島，特別是財務預算系統、科研管理系統、人事管理系統之間缺乏無縫鏈接，缺乏有效對接端口，同壹系統內各部門管理未能有效銜接，資金管理條塊分割、渠道不暢，制約了報銷效率的提高，監管未能落實。無法快速查詢財務信息並有效享用，財務人員花費大量工作時間整理和錄入數據，會計信息質量和數據準確性堪憂。
3.2.2預算控制效果差。
S單位采用的預防性管理是所有部門手工編制預算，然後財務部門進行審批和計算機控制的管理模式，其中手工編制和手工審批最為耗時。在本單位預算報送期間，為了及時報送預算數據，很多部門存在預算編制隨意、預算定額缺乏合理性和科學性、預算編制不合理不科學等問題。網上報銷系統實施後，各職能部門負責人、各種資金的管理者和決策者可以實現對項目資金使用的實時、動態控制，通過集團財務系統了解相關信息，並對信息進行分類統計。從表面上看，S公司實現了動態預算控制，但在實際應用中並不盡如人意。比如預算執行效果差，項目經理只能通過項目資金的動態預算控制來參與預算執行，並沒有真正參與預算編制過程。預算編制仍然采用傳統的手工方法。當預算不合理，需要調整時，作為項目經理，需要來回去科研部門和財務部門申請；s單位有大量的專項經費和科研經費，真正控制預算是壹個巨大的工作量。
3.2.3業務簽批效率低下。
通過調查發現，S單位大多數員工對報銷業務的審批流程不滿意，如審批時間長、各級領導簽字多等，成為影響報銷的主要問題。在傳統的報銷模式下，員工必須拿著報銷單據到部門負責人處審批，再根據報銷資金的用途到各責任處室負責人處審批簽字。但是簽約的過程並不是壹帆風順的，報銷人員需要靠運氣。但當責任領導外出或開會時，相關報銷業務只能延期，有時嚴重超過報銷時限，報銷單據可能丟失。
3.2.4財務審計壓力大，效率低。
作為S單位的財務人員，要逐壹審核所有報銷的憑證和單據，主要審核事項和科研項目是否有壹定的關聯性和合理性，是否與預算相符，發票、合同和相關資料是否壹致，是否有單據缺失。審核是否超標，比如出國經費是否符合《因公臨時出國經費管理辦法》的經費標準。由於科研經費發票金額大，項目太多，部分報銷人員影響會計審計人員的職業前景，如果經常拒絕，人際關系會比較困難，導致財務人員經常走過場。
3.2.5付款方式有問題。
對於S單位的報銷支付環節，出於對單位財務安全和操作復雜程度以及上海市財政要求的考慮，先通過上海市財政專項資金統壹管理平臺審批，再通過銀行對公窗口批量辦理。本單位會計人員只負責統計數據金額，而現金流轉則由本單位出納完成，每月通過銀行定期將匯總的報銷和金額打入本單位員工的工資卡和公務卡。由於卡號眾多，卡號準確性難以保證，無法支付，退款現象頻發。隨著網上資金支付技術的逐漸成熟，微信支付、支付寶等便捷的小額現金轉賬支付方式大大減輕了財務人員的工作量，而網上銀行的實施則節省了在銀行排隊和路上花費的時間。
3.2.6查詢系統缺乏時效性和功能性。
S單位現在使用集團財務軟件系統。只有財務人員在完成當月憑證記賬後才能查看項目資金進度，但項目負責人想要實時了解項目資金的到賬、使用、余額等情況，信息嚴重滯後。實施網上報銷系統的主要目的是突破時間和空間的限制，盡可能避免線下操作，但在實際應用過程中，本單位的網上查詢系統缺乏功能性和時效性。無法監督資金使用的全過程，經常出現無預算和超預算的現象。
4.會計信息化背景下優化事業單位網上報銷的策略
4.1重新設計報銷流程
鑒於該機構報銷流程繁瑣、效率低下，實現報銷流程再造勢在必行。所謂流程再造，主要是指在現代信息技術和網絡技術的支持下，徹底消除現有流程存在的缺陷，最大限度地減少非增值流程，區分繁瑣流程，改進關鍵流程，實現報銷流程的重組和優化設計，並在此基礎上開發網上報銷系統。讓那些耗時的業務流程在財務系統之外並行完成，從而突破時間和空間的界限，減少財務部門報銷業務的時間消耗，在不增加單位財務人員編制的情況下解決報銷問題。
4.2批準流程的數字化
報銷時，S單位的報銷人員應先在網上報銷系統中提交表格，然後進入報銷流程。他們在收到報銷款之前什麽都不會做，只是在業余時間把報銷相關單據發給財務部門。在現代信息技術的支持下，財務部門核銷工作的工作量大大減少，財務人員的勞動力得到了徹底解放。各種合法的報銷單據通過網上報銷系統傳遞給不同的領導簽字審批。領導使用的安全簽名技術避免了被模仿的隱患，從而保證了簽批的唯壹性和安全性。
4.3實現與預算管理系統的集成
報銷人員提交報銷單時，系統會檢查其報銷預算的合法性，超出預算的報銷單不能提交，這就需要報銷人員重新審視預算控制問題。隨著系統與預算管理系統的集成，很多報銷人員不需要登錄單位的預算系統，就可以在腦海中形成預算的概念，從而實現預算的預控。全程規範預算的可執行性、嚴肅性、合理性。需要調整或者不合理的預算，可以通過審批流程進行調整。可以看出，網上報銷系統的實施，實現了對預算的全過程、實時、動態監管，合理、科學地控制了各項預算的進度，為本單位全面預算管理的精細化實施奠定了基礎。
4.4簡化審批程序
為了有效避免壹筆報銷業務涉及多個審批材料的問題，網上報銷系統必須盡可能細化、整合、完善各類審批報告，並將其納入系統。比如差旅費報銷的業務，可以將國內公務差旅審批表整合到網上報銷系統，出差人員出行前可以在網上填寫。審批通過後，系統可以選擇調用出差審批表，打印出來作為報銷的附件。
4.5預置相應的標準和公式
上海市財政局頒布了差旅費、會議費、培訓費、出國費等支出標準。，這就要求S機構提前在網上報銷系統中設置統壹的集中和標準，設置統壹的計算公式，盡可能避免返工。比如在會議費用報銷的預算部分，可以設置各級會議的各種費用標準。員工發起會議費用報銷申請時，只需填寫參加會議的人數、會議級別、會議天數，電腦即可自動計算出餐飲費、會議室租賃費、會議住宿費等相關費用的上限。如果超過上限，則不能提交報銷單。
4.6實現無現金支付系統的完善
S事業單位在實施網上報銷系統時，必須依托上海市財政專項資金統壹管理平臺，通過系統無縫對接，徹底打通財政平臺、銀行、單位的支付通道，通過使用國庫直接支付、公務卡等新型結算系統，徹底改造傳統、低效的資金支付流程和程序，確保資金安全，最大限度提高資金使用效率。財務人員不用每天查看現金庫存，大額現金報銷也不用預約，實現人少錢多的財務環境。降低報銷人攜帶和管理現金的風險。
4.7實現憑證自動生成和記賬功能。
由於報銷單據在線填制時已經完成原因、科目、項目等憑證要素，報銷手續壹旦完成，報銷數據就可以通過互聯網直接與會計財務軟件連接，根據預先設置的軟件程序直接生成會計憑證，從而可以實現不同軟件之間的數據傳輸，避免人工錄入和記賬的人為錯誤，防止憑證的錯、重、漏，大大提高了財務工作的效率。
4.8加強財務報銷相關知識的宣傳和培訓。
新系統、新技術的使用，對事業單位員工的計算機應用能力提出了更高的要求。在我國大部分事業單位，員工的年齡結構不同，計算機操作熟練程度不同，對新制度的適應性也有所欠缺。因此，為了保證網上報銷系統的應用，需要加大宣傳力度，對事業單位員工進行培訓，使員工盡快掌握網上報銷系統的常用功能，盡可能避免誤操作的發生，有效降低系統使用不當的風險。
4.9實現預約報銷的優先權。
基金經理原本要在財務部排隊辦理資金。萬壹出了問題，還要來回跑好幾趟，耗費人力物力，導致報銷周期長。實行網上報銷制度後，事業單位報銷人員應在報銷前進行網上預約，單位財務人員可通過系統查詢獲得壹定時間內的報銷預約金額。如果報銷忙，可以增加工作人員，當報銷預約人數超過系統規定的上限時，系統會提示報銷人員推遲報銷預約時間。預約報銷優先實現了辦公資源的有效整合，業務工作量的合理分配，辦公效率的最大化。
綜上所述，現代信息技術和網絡技術的廣泛應用使得傳統的業務系統面臨著新的環境，這就要求我們用全新的理念和技術手段不斷創新和變革。事業單位網上報銷系統的實施，極大地改善了事業單位的財務管理，財務部門的主要精力轉向了更有價值的與業務緊密結合的財務管理。
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