人類社會正從工業社會走向信息社會。當前科技革命的核心和主流是信息技術革命，21世紀獎成為信息社會，成為世界知識。信息技術已成為當代社會最具潛力的新生產力，信息資源已成為國民經濟和社會發展的戰略性資源，信息化水平已成為現代化和綜合國力的重要標誌。信息在社會生活中起著巨大的作用。可以說，信息資源已經成為經濟發展的首要資源。
隨著信息技術的發展，傳統的檔案管理模式已經不能滿足數字化檔案管理的需要，電子檔案在檔案管理中得到了廣泛的應用。
第壹，改變傳統的檔案管理模式，變實體管理為信息管理。
傳統的檔案管理以紙張、照片、聲像等作為檔案管理的實體，主要通過人工操作來完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、匯編、統計和提供利用等檔案管理過程，工作量巨大，步驟繁瑣。由於存儲量大，檔案管理部門無法對歸檔的檔案信息進行提取和加工，檔案信息資源大量閑置甚至浪費。隨著現代管理技術和設備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術的發展，為檔案管理現代化提供了良好的客觀環境。
現代技術使傳統的檔案管理模式面臨新的挑戰。當前，檔案管理的重點也應適應數字化管理的需要，從實體檔案管理向信息資源管理轉變，以信息為管理對象，對各類檔案進行數字化處理，利用現代技術手段管理檔案信息資源。信息化檔案資源是可重復、多平臺的信息資源。只有通過信息化，檔案資源才能真正實現其信息價值和使用價值，才能為經濟發展、科技進步、社會繁榮等諸多領域提供更全面、更高效、更快捷的服務。它能創造最佳的社會效益和經濟效益，是未來信息社會國民經濟和社會發展的寶貴戰略資源。
二、應建立有效的檔案管理計算機信息系統，充分、合理、安全地利用電子檔案。
為了實現檔案的信息化，必須建立壹個有效的檔案管理計算機信息系統。為此，人們應做好以下工作:壹是在應用計算機的條件下，改進和規範檔案管理的工作流程，以適應檔案化管理的需要；其次，根據檔案處理流程，進行檔案信息系統的軟件功能設計；第三，在信息系統中建立完善的內部控制制度，確保文件的安全。
此外，在利用電子文件的過程中，也要註意電子文件的安全性。由於計算機網絡的快速發展，電子檔案的範圍迅速擴大，數量也急劇增加，尤其是計算機網絡的快速發展。隨之而來的問題是如何防止網絡下計算機病毒和黑客的攻擊，保證電子檔案的安全。二是電子檔案的真實性。在實際工作中，由於電子文件從生成到歸檔缺乏規範化、程序化的管理；相當數量的草稿電子檔案處於自毀狀態，大部分電子檔案與其對應的紙質檔案之間沒有統壹的管理方法；用於存儲電子文件的載體的耐久性影響文件的完整性和可靠性，從而影響文件的真實性。第三，電子檔案的法律效力。通常，檔案的法律效力是由其載體決定的。由於電子檔案沒有固定的載體，很難制定相應的法律認可條款，這也是為什麽有光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案壹直沒有得到法律認可的原因。
第三，提高檔案管理人員的素質，實現科學的檔案管理。
現代化的設備需要人來操作，檔案工作的信息化需要人來實現。檔案工作者必須具備多元化的知識背景才能滿足要求。現代知識將成為每壹個檔案工作者知識構成的要素，同時深刻影響著檔案工作隊伍的結構和檔案工作者的知識結構。因此，建立壹支具有現代科技知識和業務知識的專業隊伍至關重要。首先，檔案工作者必須具備多元化的知識結構。現代科學成果在檔案管理中的廣泛應用，迫使檔案工作者學習和掌握理論、文化、管理等相關知識，特別是計算機、數學、生物等學科，對檔案管理的現代化、信息化有著直接的作用。其次，全面掌握檔案專業知識，如檔案學、檔案管理學、文獻學、目錄學、檔案自動化管理、檔案著錄、標引、檢索、編輯、復制、裝幀等相關專業知識和基本技能。再次，從檔案管理現代化的發展趨勢來看，檔案工作者必須具備掌握現代檔案管理技術，對檔案信息進行分析研究，提供高水平檔案信息服務和咨詢的能力。檔案工作者必須學習、學習、再學習，上級檔案管理部門要積極創造條件，有計劃地選派檔案工作者進修和脫產培訓，也可以采取帶老帶新、帶強帶弱、互助互學的方法，建立復合型人才群體和梯隊人才結構。作為檔案工作者，要看到自身素質與新形勢下檔案工作需要的差距，以時不我待的精神抓緊自身的學習和提高，盡快使自己成為壹名合格的檔案工作者。隨著設備的更新和引進，檔案管理部門不僅要註意引進豐富的檔案專業知識和實踐經驗。
，精通業務的人才，還要註意引進相關學科的專業人才，合理調整檔案人員的專業結構、年齡結構和知識結構。另壹方面，也要加強對原有工作人員的培訓和知識更新，讓更多的人熟悉和掌握相關的現代管理技術，科學管理檔案。
總之，在信息化條件下，電子檔案在檔案管理中已經占據了非常重要的地位。