(壹)公文的含義
公文，公文的簡稱，是黨政機關、社會團體、企事業單位及其他社會組織行使法定職權、處理日常事務時經常使用的壹種文體。公文有其特定的寫作程序和寫作格式，是傳達黨和國家的方針政策、發布黨規黨紀、指導和協商工作、請示和回答問題、匯報情況、交流經驗的重要寫作工具。公文是應用寫作中最重要和使用最廣泛的文體。
公文有狹義和廣義之分。狹義的公文是指《國家行政機關公文處理辦法》規定的13種行政公文和《中國黨的機關公文處理條例》規定的14種黨的主要公文。廣義公文包括所有壹般公文和特殊公文。所謂壹般公文，是指黨政機關、社會團體、企事業單位常用的公文；所謂專用公文，是指在壹定的業務範圍內，根據具體需要專門使用的公文。特種公文具有很強的專業性，如外交公文、監管公文、司法公文、經濟公文、公關公文、軍事公文等。
就法院而言，法院公文不僅包括專門的司法文書，如裁判文書、各種筆錄等，還包括正式的行政文書、黨組織的公文，以及其他的公文，如總結、報告、講話、經驗交流材料、事跡材料、宣傳、調研、簡報材料等。可以說範圍很廣。我們今天說的主要是狹義上的公文，即帶有官頭的行政公文和黨組織的公文。
公文、文件、文件是三個緊密聯系又不同的概念。公文、文件、文件在內涵上是重疊的，也就是說，同壹份書面材料既可以稱為文件，也可以稱為公文、文件。但這類書面材料在形式和內容上都有嚴格的要求，只有符合這些要求，才能作為同義詞互換使用，否則就會被誤用。公文、文書、文件，可以說有同有異，有同有異。所謂文件，就是領導機關根據自己的職責範圍發布的正式文件，具有法律效力，有特定的版本；所謂文件，就是壹切機關、團體、單位和個人為了傳遞信息、交流思想、聯系事務、討論問題、記錄情況而形成和使用的書面材料。稍加對比，我們不難發現，公文、文件、文件是壹種包含與被包含的關系。具體來說，文件只是公文的壹部分，而公文只是文件的壹部分。除了官方文件，文件還包括私人文件。
狹義的公文，和研究文章、宣傳文章也有很大區別。今天在座的同誌都聽了調研和宣傳文章寫作的交流發言和講座，應該是深有感觸的。實踐中，有的同誌寫好調研文章或宣傳文章，不壹定寫好公文；同樣，熟悉公文寫作的同誌，也不壹定擅長寫宣傳文章，因為風格迥異。從公文的特點可以找到原因。
(二)公文的特點
1，明確公務。
2.獨特的政治。
3.極具權威性。
4.作者的合法性。
5.時效性強。
6.姿勢的特異性。
7.寫作風格的簡潔。
8、嚴格的程序性。
(三)官方文件的作用
1，領導和指導。
2、規範和約束。
3.宣傳教育。
4、接觸和認識。
5.基礎和憑證功能。
以上是公文的實用效用，也有歷史效用，可以保存在歷史中。
(4)公文的分類
1，按基本使用範圍分為:壹般公文(法定公文、壹般事務性公文)和特殊公文。
2.按寫作方向可分為:上層寫作(請示、報告等。)，下筆(決定、指示、回復等。)、駢文(信等。)和壹般寫作(意見、會議紀要等。).
3.根據公文的內在屬性，可以分為:規範性公文(條例、規定、章程、辦法、細則等。)、強制性公文(命令、指示、決定等)。)、指導性公文(指示、意見等)。)、信息性正式文件(通知、通告、公告、簡報等。)，以及商業公文。
4.按發文機關性質分為:黨內公文、行政公文、群眾團體公文、聯合行文。
5.根據公文處理的時間要求，可以分為:緊急公文、緊急公文、普通公文等。
6.按密級分為:絕密公文、機密公文、秘密公文和普通公文。
7.根據公文的規範性程度和約束力大小，分為規範性公文和非規範性公文。
8.根據公文的載體，可以分為傳統紙質公文和電子公文。
(五)公文的語言文字及其適用範圍
1，命令(順序)
命令(命令)下屬寫作。《國家行政機關公文處理辦法》稱，“根據有關法律，適用於行政法規、規章的公布；宣布實施重大行政強制措施；獎勵相關單位和人員。”對發布命令(令)的主體有嚴格的限制。根據《中華人民共和國憲法》和《中華人民共和國地方各級人民代表大會和地方各級人民政府組織法》的規定，只有全國人大常委會和委員長、主席、國務院和總理、國務院各部、各委員會主任、地方各級人民政府和地方各級人民代表大會有權發布命令(令)。黨的領導機關可以與同級人民政府聯合發布命令(令)，但需要以行政文件的形式出現。就法院而言，令(令)只適用於授予司法警察軍銜和獎勵有關人員。
2.決定
決定是黨政機關的公文，但就適用範圍而言，決定在行政機關比在黨的機關要寬泛得多。在黨的機關中，決定“是用來作出決定，對重要事項作出安排的”，而在行政機關中，決定“適用於對重要事項或者重大行動作出安排，對有關單位和人員進行獎懲，改變或者撤銷下級機關不適當的決定”。
3.通告
公告“適用於向國內外宣布重要或法定事項”。壹般以國家各級領導機關的名義公布，社會團體、企業事業單位和基層組織不使用這種公文。但實際上公告的用途是非常廣泛的，而且壹直在擴大，比如開庭公告、公告等等。
4.通知；註意
通知“適用於社會各有關方面應當遵守或知曉的事項的公告”。通知和公告是類似的，就是都是面向全社會，被告知的。但是，兩者有明顯的區別。這種差異壹方面表現在制度的主體是有限的、不受限制的——公告是有資格的，任何機關、組織、單位都可以采用；另壹方面，所涉及的內容也有重要的區別——公告涉及重要的或者法定的事項，而公告涉及的是有關各方都應當遵守或者知道的事項。
5.通知；註意
該通知“適用於下級機關公文的審批，上級機關和不隸屬於下級機關的公文的轉發，下級機關需要辦理的事項的傳達，有關單位需要知道或者執行的事項的傳達，人員的任免”。通知和公告的作用類似，最大的區別是通知有特定的收件人，而通知沒有；通知具有特定參照的約束力，而通知僅具有壹般參照的約束力；通知與機關的常規工作密切相關，通知與社會事務密切相關，如此而已。
6.通知
通報“適用於表彰先進、批評錯誤和傳達重要精神或情況”。公告和通告面向全社會，具有較強的宣傳性，而通知和通告主要面向機構，具有較強的業務性。通知與告知的適用範圍有壹定的重疊，但也有各自專屬的“領地”，不能人為選擇。
7.移動
議案“適用於各級人民政府依照法定程序提請本級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會審議的事項”。法案有其獨特的特點，所以它是正式文件的重要組成部分。就法院而言，議案適用於人民法院依照法定程序提請本級人民代表大會及其常務委員會審議的事項，主要是法官的任免。
8.報告
報告“適用於向上級匯報工作，反映情況，回答上級詢問”。行政機關和黨的機關都使用報告語言，適用範圍基本壹致。
9.求指示
請示“適用於向上級請示和批準”。請示和報告的區別在於，報告只是客觀地向上級匯報了有關情況，不需要上級的答復。請示是向上級反映自己無權或無能力處理的事項及相應對策，上級必須給予明確答復。
10，回復
回復“適用於回復下級機關的請求”。下級機關用請示給上級機關寫信時，上級機關應當用復函作出相應的答復。
11，意見
意見“適用於對重要問題提出意見和處理方法”。在過去的《國家行政機關公文處理辦法》中，意見沒有被列為公文用語。由於其形式相對靈活，適用範圍廣，可以有效彌補行政機關其他法定語言在適用範圍和使用效果上的不足。因此，新修訂公布的《國家行政機關公文處理辦法》正式將其確定為公文用語。屬於通用語言，應用範圍很廣。
12，字母
該函“適用於非隸屬機關之間的協商工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項”。函件的回復功能只適用於不隸屬的機關，這是與回復的重要區別。
13，會議紀要
會議紀要“適用於記錄和傳達會議情況和議定事項”。
專門用於黨的機關的正式文件有:
14，分辨率
決議被列為黨的機關14公文之首，可見其在黨的機關公文中占有突出而重要的地位。《中國* * *黨的機關公文處理規定》指出，決議“用於會議討論通過的重要決策事項”。這裏需要註意兩點:第壹，從形式上講，決議必須經過會議討論通過，即只有拿到黨委會上，提交與會人員認真討論，表決通過，這樣的決議才是合法有效的。第二，在內容上，決議必須是重要的決策事項，也就是說壹般事項和非決策事項不能作為正式文件通過。
15，說明
指示下屬寫“用於給下級機關安排工作，提出開展工作的原則和要求。”也就是說，該指令主要適用於排版工作而非其他方面，排版工作並不是事事都講，只是提出壹些原則和要求。具體如何開展工作，必須由下級機關根據自己的實際情況來決定。因此，在批示的最後，往往會有“望結合實際，認真貫徹執行”之類的結論。
16，公告
公報“用於公開發布重要決定或重大事件”。與公告相比，公告更開放，涉及的內容壹般也更重要。如國務院公報、最高法院公報等。
17，法規
條例“是黨的中央組織用來制定規範黨組織工作活動和黨員行為的規章制度”，是規範性文件。也就是說，壹方面，法規的發布有嚴格的資格限制，下級黨組織不能發布法規，只有中央黨組織才能發布法規；另壹方面，黨章是關於黨組織的工作、活動和黨員行為的規章制度的具體化。它們是具有很大權威性和約束力的成文法規。
18，法規
規定“用於制定特定範圍內工作和事務的具有約束力的行為準則”。規定和條例壹樣，也是規範性文件。兩者的區別在於，壹方面，就制度的主體而言，條例沒有規定那麽嚴格，各級黨組織都可以制定條例；另壹方面，就適用範圍而言，法規往往與特定時期、特定條件和背景、特定問題相關聯。正因為如此，它們的時效性更強，但穩定性相對較差。實際上，法規不僅用於黨的機關，也廣泛用於行政機關和其他機關，主要用於制定規章制度。但因為不是行政公文，所以必須以通知的形式發布，而不是單獨的書面形式。
(六)公文寫作規則
公文寫作規則是對制作公文的基本原則和方法的概括和總結。
(2)不以機關名義向領導個人報送公文的原則。《國家行政機關公文處理辦法》第二十二條規定:“除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人請示、意見和報告”。《中國* * *公文處理條例》也有同樣的規定。直接向領導同誌報送公文，有損領導機關的權威，違反了公文流轉的程序，從報送者的角度看可以提高效率，但有損領導機關的效率。就法院而言，領導同誌批示、交辦的案件很多。對於交辦的案件，領導同誌明確批示“望回復”和“報告結果”的，可以以公文形式向領導同誌個人提交。此外，他們壹般不應向領導同誌個人提交正式文件。
2、寫作的關系。可以分為三類:領導者與被領導者的關系，引導與被引導的關系，以及兩者之間的關系。
3.文筆。根據發文機關的劃分，可分為單獨行文和聯合行文；按照接受機關的劃分，可以分為縱向寫作(階梯式寫作、多級寫作、越級寫作、通俗寫作)和橫向寫作。
4.具體要求。(1)遵守隸屬關系，壹般不要越級。《中國* * *黨的機關公文處理規定》規定:“黨的機關的行文關系，應當根據各自的隸屬關系和職權範圍確定。.....不得越級向上級機關請示，特別是不得越級請示；因特殊情況需要越級時，應當抄送被越級的上級機關。”《國家行政機關公文處理辦法》也有同樣的規定。允許越級寫作的情況:情況嚴重緊急；直屬上級機關的上級機關越級交辦壹些事項，同時責成上級機關報告；詢問壹些只能由該直屬上級機關的上級機關回答的重要問題或者事項，而這些問題和事項與該直屬上級機關沒有聯系的；多次要求直接上級機關解決某項工作中的緊急問題，直接上級機關長期未能解決，對工作造成嚴重負面影響或者即將造成嚴重負面影響的；等壹下。
(2)明確發帖權限，寫信給合適的對象。按照規定，黨委、政府可以寫信給各自的上壹級或者下壹級黨委、政府；黨委、政府辦公廳(室)經黨委、政府授權後，可以正式向下壹級黨委、政府行文；黨委、政府的其他下屬部門壹般不得向下壹級黨委、政府正式行文；它的寫作對象包括上壹級或下壹級黨委和政府中的對口單位，以及同級黨委和政府的下屬部門。非隸屬機關之間行文時，適用“函”，即協商性公文，不能使用強制性、指導性、規範性公文。對法院公文寫作對象的要求也是壹樣的。
(4)部門之間未就相關問題達成共識，不得自行寫文章。
(5)需要聯合行文時，作者應為同級機關。《國家行政機關公文處理辦法》第16條規定，同級政府、同級政府部門、上級政府部門、下級政府可以聯合行文；政府部門和相應的黨組織、軍事機關可以聯合寫文章；同級政府部門和人民團體以及具有行政職能的事業單位也可以協同工作。確需聯合行文的，應明確主辦部門，嚴格控制聯合行文單位的數量。
(6)關於“請示”的具體規定。“請示”應該是壹篇文章的事；請示事項涉及其他機關職權範圍內的問題時，應當與有關機關協商同意。不能達成壹致的，應當在說明書中說明；請示應提出明確的意見；壹般只寫壹個主送機關請示；請求不得抄送其下屬機關:“報告”不得包含請求。