第壹代辦公自動化是以數據為處理中心的傳統MIS系統。它最大的特點是使用文件系統或/和關系數據庫系統，以結構化數據為存儲和處理對象，強調數據的計算和統計能力。其貢獻在於將IT技術引入辦公領域，將紙質文檔數字化，提高文檔管理水平。但缺乏處理協同工作的能力，辦公流程主要是群體協同流程，比如收發文件。因此，第壹代辦公自動化系統的“自動化”程度是有限的。
隨著網絡建設的不斷發展，中小企業的網絡建設也如火如荼。為了提高企業的生產效率，節省時間和金錢，大多數中小型企業的辦公室都是網絡化的。如何選擇壹個合適的組網方案和合適的網絡產品成為中小企業主非常關心的問題。
筆者認為由於小企業的壹些特點，如財力有限，辦公場所有限沒有專門的IT技術人員等等。所以這些因素在選擇組網方案和網絡產品的時候壹定要考慮進去，做到足夠就好。那麽我們就拿壹個60個節點左右的網絡來分析壹下具體的網絡設計過程。在組網之前，要考慮以下幾個問題:首先是網絡的基礎設施，當然還有網絡的安全性，上網，網絡的擴容。
由於是60節點的網絡，我們可以用3個24口的交換機連接所有的機器，既滿足了端口的需求，又解決了網絡擴容的問題，保證了企業對網絡升級的需求。如果企業有新的部門或者員工增加，就會出現這樣的情況。或者壹些企業的業務增加，比如企業可能會額外增加壹臺網絡打印機或者壹些文件服務器或者視頻服務器等等。
網絡安全也是網絡建設需要考慮的問題。為了保證企業網絡的安全，我們建議購買壹個硬件防火墻來隔離企業內部網絡和互聯網。而企業可以選擇電信ADSL上網。可根據企業網絡需求選擇不同帶寬，價格可與電信協商。當然，我們需要買壹個路由器來連接ADSL線路。這樣我們就可以把路由器放在壹個辦公室，把交換機放在其他辦公室，用雙絞線連接起來，節省網線的服務長度。這樣就設計出了整個網絡的大致框架，下面是整個網絡的拓撲圖。
網絡的基本框架已經出來了，接下來的工作就是選擇適合網絡規模的網絡產品。路由器是整個網絡與外界溝通的出口。如果不合適，可能會成為網絡的瓶頸。而且網絡產品中路由器的價格也是最貴的，不同選擇的投入可能相差很大，所以選擇要從網絡流量和機器數量上考慮。在路由器的選擇上，我們選擇了Netcore 2605NR 4口路由器。Netcore 2605NR不僅可以提供簡單的寬帶享受方式，還具有壹定的安全功能，為您的互聯網應用提供可靠的安全保護。網絡地址轉換(NAT)技術可以保護您的網絡設備免受黑客攻擊。
以上已經談了壹個小型網絡的設計及其產品的選擇。構建網絡最重要的是根據企業的規模和業務需求確定網絡結構。使用上述三個24端口交換機。如果機器分布在四個辦公室，您可以選擇四臺16端口交換機來連接它們。如果企業需要VPN，需要註意選擇的路由器是否有VPN的功能，支持哪種VPN。再者，要註重產品的性能。壹般來說，壹些大廠的產品質量是有保障的，售後服務也不錯。當然，在網絡布局的過程中還需要註意壹些小細節，比如網線的制作，網絡設備所處環境的濕度和溫度等等。總之，建網是壹項非常系統的工作，只有做好每壹個環節，才能保證網絡運行的穩定流暢。
第二代是以工作流為中心的辦公自動化系統。隨著網絡技術的發展，軟件技術發生了巨大的變化。辦公自動化實現了以工作流為中心。這種方法徹底改變了早期辦公自動化的缺點。以工作流為中心的第二代辦公自動化系統以電子郵件、文檔數據庫管理、復制、目錄服務、群體協同工作等技術為支撐，包含了許多實用的功能和模塊，實現了人、事、文檔、會議的自動化管理。
第三代辦公自動化系統是以知識管理為核心的新壹代辦公自動化。在實踐中，由於網絡的便利性，人們對信息享受的需求使得企業需要越來越多的外部信息和內部知識的積累，而這些知識可以在它們之間的不斷互動和碰撞中再生和補充。辦公自動化不應該僅僅是人際辦公的計算機化，而應該在辦公自動化中融入新的管理方法和知識管理。通過新的系統，辦公自動化為領導、辦公室、人力資源部門和業務部門提供了壹種全新的、高效的工作模式。
第三代辦公自動化系統建立在企業內網平臺上，旨在幫助企業實現動態內容和知識管理，讓企業中的每壹位員工都能在協作中不斷獲得學習機會和進步。
事實上，現在的辦公室已經不再是簡單的文件處理，也不再是簡單的行政事務。現代辦公的任務是提高整個企業的運行效率，進而提高企業的核心競爭力。知識管理可以幫助企業解決知識共享和重用的問題。知識管理是壹個系統工程，其目標是幫助企業發現潛在的知識，定位具有專門知識的人，轉移知識並有效利用知識。知識管理就是在合適的時間把合適的知識傳遞給合適的人，讓他們采取最合適的行動，避免重復錯誤和工作。知識管理關註的是如何獲取、組織、利用和傳播分散在企業信息系統和人們頭腦中的知識。
第三代OA的核心是知識。與第二代相比，第三代OA不僅模擬實現了工作流的自動化，還模擬實現了工作流中各個單位和工作人員運用知識的過程。
以發送和接收文本為例。想象壹下總監審閱報告的過程。第二代OA可以在線自動發送待處理報表。在主管在上面簽署意見後，他可以點擊壹個按鈕將其發送給下壹個處理者。問題的關鍵在於“簽署意見”的過程——“人非聖賢，孰能無過”。為了科學決策，局長可以就本報告的內容征求有關專家的意見或查閱有關文件，甚至輸入信息系統；可以說這是壹個典型的應用知識的過程:采訪專家，查資料，找資料。由於缺乏知識處理手段，這壹過程在第二代辦公自動化系統中無法自動完成。然而，從第三代辦公自動化系統開始，情況發生了變化。在通過網絡向主任提交報告的同時，該系統還提供了壹個與這份待定文件相關的“知識門戶”。通過這個門戶網站，主任可以很容易地找到與報告有關的專家、材料和信息。也就是說，系統自動實現了“拜訪專家、查資料、找資料”的過程。
通過分析這個例子，我們可以看到第三代OA系統有幾個突出的特點:
1，實時交流。導演和專家可以在線實時交流。
2、信息與內容編目的廣泛整合。
3、知識門戶的結構。
其實無論是實時溝通、信息整合還是門戶建設，都是指知識管理。因此，第三代辦公自動化系統的核心是知識，基礎技術是知識管理。
綜上所述，辦公自動化系統的發展經歷了三個階段和兩次飛躍。從以數據為核心到以信息交換為核心，再提升到以知識的系統化應用為核心。知識貫穿於各種信息交換，從簡單的電子郵件、群件和協作到構建Web應用，其核心目的是獲取和應用知識。知識是在企業網絡上傳遞的最有價值的信息。知識的應用效果關系到企業的綜合發展實力。第三代OA幫助企業從“如何做”的過程轉變為“知道如何做”的過程，即辦公自動化系統將從模擬手工工作過渡到改變和提高手工工作效率。