商務傳真禮儀

　在商務交往中，經常需要把重要資料送達到異地，傳統的郵寄書信的聯絡方式，已難於滿足這壹方面的要求。在商務中，因為傳真大都面對的是領導和客戶，所以需要特別講究禮儀。

　傳真介紹

　傳真，又叫作傳真電報。它是利用光電效應，通過安裝在普通電話網絡上的傳真機，對外發送或是接收外來的文件、書信、資料、圖表、照片真跡的壹種現代化的通訊聯絡的方式。現在，在國內的商界單位中，傳真機早已普及成為不可或缺的辦公設備之壹。

　利用傳真通訊的主要優點是，它操作簡便，傳送速度非常之迅速，而且可以將包括壹切復雜圖案在內的真跡傳送出去。它的缺點主要是發送的自動性能較差，需要專人在旁邊進行操作。有些時候，它的清晰度難以確保。

　傳真使用禮儀

　第壹，必須合法使用。

　國家規定：任何單位或個人在使用自備的傳真設備時，均須嚴格按照電信部門的有關要求，認真履行必要的使用的手續，否則即為非法之舉。

　具體而言，安裝、使用傳真設備前，須經電信部門許可，並辦理相關的壹切手續，不準私自安裝、使用傳真設備。

　安裝、使用的傳真設備，必須配有電信部門正式頒發的批文和進網許可證。如欲安裝、使用自國外直接所帶入的傳真設備，必須首先前往國家所指定的部門進行登記和檢測，然後方可到電信部門辦理使用手續。　使用自備的傳真設備期間，按照規定，每個月都必須到電信部門交納使用費用。

　第二，必須清楚使用。

　使用傳真設備通訊，必須在具體的操作上力求標準而規範。不然，也會令其效果受到壹定程度的影響。本人或本單位所用的傳真機號碼，應被正確無誤地告之自己重要的交往對象。壹般而言，在商用名片上，傳真號碼是必不可少的壹項重要內容。對於主要交往對象的傳真號碼，必須認真地記好，為了保證萬無壹失，在有必要向對方發送傳真前，最好先用對方通報壹下。這樣作既提醒了對方，又不至於發錯傳真。發送傳真時，必須按規定操作，並以提高清晰度為要旨。與此同時，也要註意使其內容簡明扼要，以節省費用。單位所使用的傳真設備，應當安排專人負責。無人在場而又有必要時，應使之自動處於接收狀態。為了不影響工作，單位的傳真機盡量不要同辦公電話采用同壹條線路。

　第三，必須依禮使用。

　商界人員在使用傳真時，必須牢記維護個人和所在單位的形象問題，必須處處不失禮數。

　在發送傳真時，壹般不可缺少必要的問候語與致謝語。發送文件、書信、資料時，更是要謹記這壹條。　出差在外，有必要使用公眾傳真設備，即付費使用電信部門所設立在營業所內的傳真機時，除了要辦好手續、防止泄密之外，對於工作人員亦須依禮相待。

　人們在使用傳真設備時，最為看重的是它的時效性。因此在收到他人的傳真後，應當在第壹時間內即刻采用適當的方式告知對方，以免對方惦念不已。需要辦理或轉交、轉送他人發來的傳真時，千萬不可拖延時間，耽誤對方的要事。

　傳真註意事項

　傳真的完整性：在發送傳真時，應檢查是否註明了本公司的名稱、發送人姓名、發送時間以及自己的聯絡電話。同樣地，應為對方寫明收傳真人的姓名、所在公司、部門等信息。所有的註釋均應寫在傳真內容的上方，可以參考以下規範格式。

　在發送傳真時即便已經給予了口頭說明，也應該在傳真上註明以上內容，這是良好的工作習慣，對雙方的文件管理都非常有利。

　傳真的清晰度：發送傳真時應盡量使用清晰的原件，避免發送後出現內容看不清楚的情況。

　傳真內容的限制：傳真壹般不適用於頁數較多的文件，成本較高，且占用傳真機時間過長也會影響其他工作人員的使用。

　傳真的使用時間：如果沒有得到對方的允許，不要將發送時間設定在下班後，這是非常不禮貌的行為。

　傳真回復問題：如果傳真機設定在自動接受的狀態，發送方應盡快通過其他方式與收件人取得聯系，確認其是否收到傳真。收到傳真的`壹方也應給予及時回復，避免因任何的疏漏造成傳真丟失。在重要的商務溝通中，任何信息丟失都可能造成時間的延誤甚至影響到合作業務的成敗，這樣的細節不可輕視。

　(壹)格式規範

　正式的傳真必須有首頁，上面註明傳送者與接收者雙方的單位名稱、人員姓名、日期、總頁數等，這樣就可以讓接收者可以壹目了然。如果不是非常正式的，也必須以3—1，3—2，3—3等方式註明，讓接收者壹看就知道是三頁。如果其中某壹頁不清楚或是未收到時，可以請對方再發壹次，這樣可以節省雙方的時間。傳真最好使用白色或淺色信紙，有些人喜歡用深色信紙或是信紙上有黑色或深色的條紋，用這些信紙發傳真會浪費掃描時間。

　(二)內容齊全

　正式的傳真信件必須像寫信壹樣有禮貌，又必要的稱呼、問候語、敬語、致謝語、簽字等均不可缺少，尤其是信尾的簽字非常重要，因為簽字代表這封信是發信者同意才發出的，表示傳真信件的嚴肅性以及對對方的尊重。

　(三)及時通報。

　發送傳真之前可以向對方通報壹下，以免發錯。收到傳真後要盡快通知對方，以免對方不放心。這既是傳真的工作程序，也是壹種文明禮貌。

　商務傳真禮儀禁忌

　發送傳真時要註意語言，要禮貌不要生硬，不要說：“給我信號，我要發傳真。”或者沒有在傳真上註明是給某某部門和某某人的情況下，說：“傳真是給某某的。”不讓對方記下了就掛了電話，對方會因為匆忙之中沒有記牢而無從送達。

　當時方不能準確說出要發送傳真的部門和個人就說公司沒有這個人，()就掛斷傳真電話，粗暴地拒絕接收傳真，這樣做的後果壹是會破壞公司形象，還有可能拒絕了誠心想商務交往的時方，而失去合作的機會。

　商務傳真禮儀技巧

　當妳要接收壹份傳真時，商務對方在沒有說清楚給誰，而自己也知道對方的確是商務交往的夥伴，此時妳可以問他：“請問是送到上次您安排送達的某某手中嗎?”這樣，商務對方就會更明確地交待給妳，妳就不會找不到送處或送錯人了。

　當妳在發送傳真和接收傳真時剛好有同事或朋友來找妳，妳可以對對方說：“真不巧，我不得不先辦完手頭上的這件事。”或說：“我能壹會兒再聯系妳嗎?”有些特珠的商務傳真是不可以讓他人看見的。同時，妳在發送傳真給商務對方的時候，妳也最好先問上壹句：“請問您，現在方便接收傳真嗎?”也讓商務對方避免這方面的失誤。

　當妳正在發壹份傳真時，由於某種原因，領導改變了主意讓妳馬上中斷傳真，那麽妳可以和時方說：“時不起，傳真機突然卡住了，我待會兒再給您傳過去，好嗎?”如果妳處理不好，會讓對方誤認為妳並沒有誠意發傳真，或者認為妳並不重視這個傳真，從而引起誤會。

　拓展

　傳真使用方法

　壹、發送傳真

　1、按傳真鍵

　2、放入原稿

　3、輸入傳真號碼

　4、按啟動鍵發送傳真

　二、接收傳真

　1、接收模式設定，可以通過面板的收傳真自動/手動鍵切換至傳真自動或傳真手動模式。

　傳真自動：在指定的振鈴次數內可以接聽電話(默認振鈴4次),然後自動給傳真信號。

　傳真手動：每次都需要接通電話後，再按啟動鍵接收傳真。