社交信函和電子郵件經常用於商業領域。因為在整個商業流通領域，我們註重情感的接觸和溝通，從而增進友誼，促進貿易。以下是我分享的商業信函和電子郵件禮儀。歡迎閱讀！
商務信函的分類
所有客戶之間的商務信函都應該以他們的職務頭銜開頭，如“王博士”和“李經理”。信的結尾包括妳的聯系方式和日期。公司內部的其他書面文件也應該簡潔易讀。每個公司都有自己的壹套內部溝通格式的規範，但我在這裏不討論“辦公室備忘錄”，盡管它是員工之間最常見的書面溝通方式。這裏要註意的是公司與外部書面溝通的方式和內容，不包括法律文件和合同。
商務信函主要分為以下幾類:介紹信、推薦信、表揚信、投訴信、解決商務糾紛信、請求信、拒絕信。
1.推薦信
經常建議壹個人申請學校或者工作。內容要包括妳和對方的關系，妳們認識的時間長短，用例子說明他的特點。比如妳要說這個人勤奮，那就舉個例子說明這壹點。在離職之前，我總是讓我的老板或我的同事寫壹封推薦信。個人推薦信或提名信是贏得下壹份工作的有力工具。
2.贊美信
如果妳對對方的產品或服務感到滿意，寫壹封感謝信。雖然很多人不會這麽做，但這是彼此建立良性關系的開始。如果妳對餐廳經理的服務滿意，給他的老板寫壹封贊美信。壹方面妳對他的職業發展很有幫助，另壹方面妳可以和他建立良好的關系，以後繼續接受他的優質服務。所以大家應該願意經常寫這種自私的信，因為這樣可以帶來雙贏。
3.投訴信
首先，投訴信要寫給這個組織的高層領導。其次，避免使用情緒化的詞語，把重點放在事物上，而不是人。在投訴信的第壹段，先對原因做壹個客觀的總結，讓對方明白寫作的目的。然後說壹些具體的事實，比如發票號，事情發生的時間地點。投訴信也要盡量保持對對方鼓勵的態度，比如“我知道妳們餐廳的服務很有名，因為餐廳的服務我經常來吃飯。我覺得這個服務員的服務不能代表整個餐廳的服務水平”等話。投訴信是最難寫的，但如果寫成“服務水平”，對方會很冷靜地處理投訴。最後壹段是妳解決問題的建議。不要蠻橫貪婪，要講道理。如果對方賣給妳的商品使用壹周後壞了，妳可以提出退貨、換貨或者在規定時間內修理。最後壹句話應該是鼓勵性的，比如“我相信貴公司的服務是高水平的，也希望這件事能得到合理的解決，以後我們可以繼續合作。”
4.解決勞資糾紛的信函
由於種種原因，我們購買壹件商品後，往往需要要求對方降價，或者要求賠償或者退貨。購買商品的收據復印件應附在商業糾紛信中，以便對方在自己的文件中追查。商業糾紛信函的內容應該簡單明了。
5.請求信
請求信的內容包括要求對方開機票或者給妳發文件。這種信主要包括對方需要的最基本的信息，沒有太多其他的話。
6.拒絕信
商務溝通中的拒絕信，是樹立自己品牌，推銷自己的機會。要強調的壹點不是對方不適合妳，而是雙方不適合對方。我們也應該保持開放的心態，並表明我們仍然有興趣與您合作。如果以後有機會，可以繼續探討合作的可能性和模式。
書面交流的優勢
1.壹目了然:白紙黑字可以讓所有參與者對討論的話題、事實依據和結論、達成的* * *壹目了然，並不斷跟進，直到工作完成。當討論的結果被記錄下來，詳細討論，最後寫在紙上，投機取巧的人就沒有施展拳腳的空間了。
2.書面跟進:能夠準確及時地記錄事情的進展、討論的內容和行動的詳細規則，作為每項工作的歷史檔案。比如我要協調團隊完成壹個銷售任務，時間很有限，離規定的完成日期不遠。這個時候，為我的團隊成員、主管和合作夥伴準備壹份書面備忘錄，會讓我更清楚應該采取什麽步驟，如何與每個人壹起跟進。它促使每個人專註於壹件事，說同壹種語言，知道已經做了什麽和需要做什麽。最後，書面跟進可以保證功德的回報。可以確定區分誰兌現了承諾，誰因及時完成工作而得到肯定。
3.在有分歧和爭議的情況下充當證明:沒有人是完美的。毫無疑問，每個工作項目都面臨著特殊的挑戰，無論是運營方面還是人際關系方面。書面記錄可以幫助人們專註於事實而不是感覺，或者性格和工作風格的其他差異，並以合理的方式解決分歧和爭端。
娛樂信函的具體寫作原則
商業領域經常使用社交信函。因為在整個商業流通領域，我們註重情感的接觸和溝通，從而增進友誼，促進貿易。這類信函的禮儀要領和格式與普通信函基本相同。社交信函壹般由兩部分組成:文章和印章。寫信就是用文字的方式和收信人說話。為了使對方感到親切、自然、文明、禮貌，收到良好的溝通效果，寫信應符合書寫格式和信函語言的禮儀規範。否則會鬧出笑話，影響溝通效果，甚至誤事。
第壹，標題要合適。
稱謂就是稱謂，要符合發信人和收信人的特定關系。壹般來說，妳平時稱呼對方的話都寫在信的開頭。在格式上，地址要寫在文具第壹行的開頭，單獨做，以示尊重，有很強的禮儀功能。對於沒有血緣關系的長輩，壹般在姓氏後加職務，如李經理、張校長，或者以壹位老人相稱；寫信佩服自己的長輩，可以在稱呼前加“敬”字，盡量避免指名道姓；對同輩或晚輩可以直呼其名，或者稱其為兄弟，或者“小王”、“小李”，也可以稱其為“同誌”。
在稱呼之後，通常要加上稱謂，即用於提高稱呼的詞語，如對長輩的“敬”、“賜”、“尊”、“崇”等；同行用“太劍”、“大劍”、“會劍”；對後輩用《清鑒》、《觀瀾》；女性用“房建”、“舒健”、“簡毅”(老年人用)；夫妻間用“李健”、“同間”、“君間”。在書信中使用這種敬語時，要註意與稱謂搭配。
第二，問候要熱情。
仰視後的連接語(社交語)起到開場白的作用。無論是經常通信還是很久沒有聯系，互相問好都是必不可少的禮貌。因此，信應該以問候開始。比如“讀壹本好書，就見壹個老朋友！”或者“好久沒和妳打招呼了。不知道妳過得怎麽樣？”問候語可長可短，哪怕只有“妳好”那麽短，也要發自內心，體現寫信人的誠意，而不是“應景文章”。問候要符合雙方的關系，以簡單自然為宜。
第三，內容要準確。
正文是信的主體，即寫信人想說什麽，想說什麽，想說什麽。
正文通常從信頭的第二行開始寫，前面有兩個空格。雖然書信的內容不同，寫作方法也多種多樣，但都要以表達、準確、坦率為原則。除了言之有物、有理有據、字正腔圓、字跡工整之外，用詞也要恰當，即根據收信人的特點和寫信人與收信人的具體關系(包括敬語和謙詞的選擇、語調的掌握等。);壹般來說，妳應該先說說對方，表達妳的關心、重視或感激、尊重，然後再寫自己的故事。正文寫完後，如有遺漏，可在末尾補充；並在補語前加上“紀悠”和“有氣”進行提示。補碼不要太長。
第四，祝妳真誠的祝福。
正文後面的問候語雖然只有寥寥數語，卻表達了寫信人對收信人的祝願、尊重和鼓勵，也具有不可忽視的禮儀功能。問候語的格式有標準要求，壹般寫兩行，上壹行前面加兩個空格，下壹行頂上。祝賀語可以使用約定俗成的句式，如“為妳致敬”、“祝妳健康”，或者另辟蹊徑，表達對接受者的美好祝願。如果是長輩，可以寫“請保佑”、“請平安”、“請平安”。給同行的信，用“和時”，春天可以寫“和時”，在每壹年，都可以寫“和時”“和時”。給晚輩的信，只能用“贊刻”、“請教親疏”之類的字眼，而不能用“請”字。
另外，問候的話可以根據接受者的情況和職業而有所不同。比如，對於新婚夫婦或情侶，“祝妳幸福”、“祝賀妳幸福”、“祝妳幸福”、“祝妳遠行幸福”，對方寫“祝妳生病時壹切都好”。可以根據對方職業選擇文安、轉安、交安、海安、轉安、上安、籌安、彩旗。
在便條的末尾，要蓋上寫信人的名字和寫信的日期。為了表示禮貌，名字前要加上相應的自我聲明，即給受托人的自我聲明，如給老師寫信時要加上“學生”、“弟子”、“學生”等。在稱呼之下，也要選擇合適的稱呼，如“叩”、“敬”、“叩”、“拜”、“敬”等。在同行的簽名後加上“敬白”、“誠開”、“敬”和“敬”。
5.對印章使用尊稱。
信封(信封)的主要內容除了要清楚準確地標明收信人的地址和郵政編碼、收信人的姓名、寄信人的地址、郵政編碼和姓名外，還應恰當地選擇信封中的禮貌用語。首先，註意受托人的地址。信封是給郵差寫的，所以在受托人的名字後面不宜用“父親”、“丈夫”、“兒子”等親屬稱謂，而應根據受托人的頭銜、年齡，寫“教授”、“醫生”、“先生”、“同誌”、“女士”。其次，要註意“未啟封語”和“密封語”的選擇“啟封語”是壹種禮貌用語，要求收信人打開，表明了發信人對收信人的感情和態度。壹般對年長的長輩用“安琪”、“付琪”，對其余的長輩用“琦君”、“賜氣”；對於同輩，根據受托人的身份和性別，可以分別用“勛戚”(士兵)、“文琪”(師長)、“齊芳”(女士)。對晚輩用“手開”，對孩子寫“手開”、“手開”、“手開”。“沈默”這個詞的用法也有講究。給長輩的信要封好，給同齡人的，給後輩的。明信片和賀年卡沒有信封，所以沒有“開”和“封”。
第六，回復要及時。
收信人收到信後，要及時閱讀和回復，這是最基本的溝通禮儀之壹。在回信中，應寫明收到對方信件的時間。對於向自己求助的信函和商務信函，要及時給予明確答復；即使暫時幫不上忙或達不到要求，也要告知對方，以免錯過。極少數不該回的信，如求愛信、所謂的“幸運戒指”信，可以不理會，但其內容不應刻意張揚和暴露。
七、書信的宜與忌。
作為壹種交際禮儀文件，書信也有其禁忌:
毛筆和鋼筆適合鋼筆類型，禁止鉛筆；墨水顏色方面，黑色和藍色是最好的顏色，禁止使用彩色墨水，因為在很多西方國家，紅色代表分手，綠色代表求愛；為了保護通信自由，私人信件應該對他人保密。妳不應該私下隱藏或打開別人的信件。即使遇到別人看信，也不要聽，要細讀。
商務信函的版式禮儀
(1)斜形或鋸齒狀。
這種安排的要點是，信頭、結論、簽名和寄信人姓名都在右邊或右邊，而信封中的地址和標題在左邊。如果以上任何元素要按行排列，最後壹行要比前壹行縮進兩個(或三個)英文字母；正文每段開頭要縮進五個字母，段與段之間要有空行。這種形式講究對稱美，是傳統的排列範式。目前只有少數英國人喜歡用。
②豎排或豎排或遮擋形式。
這種排列的要點是每個元素都是從左邊開始排列的，每行都不向右收縮，所以整個字母左邊是豎線，右邊是凹凸不平的。這種形式雖然方便易打，不需要考慮左縮進，但是不夠對稱美觀，所以用的人不多。
③改良或修改形式。
這種排列結合了以上兩種形式的長處，信頭、結論、簽名和寄信人姓名在右邊，信封內的地址和住址在左邊，但每個元素的每壹行在分支時都不向右收縮；正文每段以五個英文字母開頭，段與段之間不能有空行。這種形式兼顧了方便、快捷和對稱，所以是目前非常流行的英文字母範式。
需要註意的事項
因為手寫有時很難識別，所以最好打印英文字母。
(2)信封的書寫壹般是收信人的姓名和地址寫在信封正面的中央，寄信人的姓名和地址可以寫在信封正面的左上方，也可以寫在信封背面，書寫形式要與信中的風格壹致。
③字母的折疊也要註意。
電子郵件禮儀
電子郵件，或者說電子郵件，是21世紀最方便的工具，也是最容易給對方帶來不好印象的工具。幾年前，壹家著名跨國公司的總經理給自己的秘書寫了壹封措辭嚴厲的郵件，批評秘書周日來公司給自己開門時遲到(總經理讓秘書周日臨時開門)並將其辭退。秘書不甘示弱，將這封信轉發給了全公司和媒體。有很多麻煩，最後總經理被解雇了。當然，沒有其他公司敢雇這個秘書。從這件事可以看出，雖然電子郵件是兩個人之間的交流，但是當妳寫郵件的時候，妳也要意識到，這封郵件將來可能會被公開。
接下來，我們來說說寫郵件的流程。
第壹，發送郵件前，要明確識別收件人和抄送人，避免無價值的群發。如果我要群發郵件，我會在收件人壹欄寫自己的郵箱地址，在密件抄送壹欄寫別人的郵箱地址，防止有人給這些郵箱發垃圾郵件。
第二，發郵件之前，先問問自己有沒有必要發；內容是否準確；如果附件比較大，要先告知對方，詢問是否方便接收附件(因為有人接收附件不方便)。
第三，發郵件的時候要註意時間，確保時間準確。
在內容上，有壹個最大的原則——接吻:保持簡短。即確保業務往來中的電子郵件內容簡短明了。
從語氣上來說，商務郵件基本上就是商務信函，所以語氣要盡可能的正式和恭敬。
內容和格式要壹致，避免寫太多情緒化的東西。因為電子郵件不像正式的信那麽正式，所以很多人可以隨便寫，放松壹下，甚至不經過仔細思考就發出去，然後後悔發得太快。
禁忌
1.鬼臉:各種表情讓人覺得不專業，不成熟。
2.沒有重點的投訴。
3.轉發很多段子，還有公開和宣傳信息。
4.通過電子郵件表達妳的建議。因為對方看不到妳的語氣和肢體語言，很容易產生誤會。
5.跑題了。我寧願發兩三封短郵件，也不願發壹封長郵件。
回復原則
信發出後，給對方2~3天時間回復。以下是壹些回復的原則:
1.回之前看完所有郵件；避免在情緒激動的時候回信。
2.回復群發郵件時，避免發給不相關的人。
3.寫清楚主題，標註緊急程度。緊急情況有很多種:參考消息-不太重要，緊急-緊急。
4.有時候要避免內容過於簡單，因為對方很容易誤會妳讀書時有不耐煩的態度。
5.有必要用郵件回復嗎？如果對方內容包含情緒，最好當面回應。
6.最好24小時內回復。如果妳很忙，最好給對方發壹封簡單的郵件，表示妳已經收到了，但是妳需要更多的時間來準備或者處理，告訴對方壹個時間，讓他有適當的期待。
7.如果去度假，最好在自動回復裏列出其他人的聯系方式。
8.如果收到需要討論的群發郵件，最好先看完郵件的所有內容再回復，避免重復。
需要註意的事項
最後，發送郵件時，註意避免以下問題，以免給對方帶來不便:
1.簽名文件太長。
2.發送不相關的信件。
3.轉發詛咒鏈消息。
4.別管附件了。
5.帶有病毒的郵件。
6.我忘記檢查我的郵箱容量是否已滿。
7.收件人的名字拼錯了。
8.個性化信件(個性化信件，比如群裏的段子，大容量的勵誌PPT故事，最好發到私人郵箱)。
無論是正式的商務信函還是電子郵件，都是自己與他人溝通的工具，所以盡量保持對對方的尊重態度。如果妳在寫信和回復郵件的過程中壹直保持這種態度，妳會避免很多問題。
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