隨著信息技術的發展，傳統的檔案管理模式已經不能滿足數字化檔案管理的需要，電子檔案在檔案管理中得到了廣泛的應用。這壹發展趨勢對檔案管理提出了新的挑戰。面對新的機遇，檔案管理部門必須把重點放在如何把文件、圖紙、照片、錄音錄像等原始記錄轉化為可用的信息，並準確、高效地提供給相關信息需求者。壹、改變傳統的檔案管理模式，變實體管理為信息管理的傳統檔案管理，即以紙質、照片、聲像為檔案管理實體，主要通過人工操作完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、匯編、統計和提供利用的檔案管理過程，工作量巨大，步驟繁瑣。由於存儲量大，檔案管理部門無法對歸檔的檔案信息進行提取和加工，檔案信息資源大量閑置甚至浪費。隨著現代管理技術和設備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術的發展，為檔案管理現代化提供了良好的客觀環境，現代技術使傳統的檔案管理模式面臨新的挑戰。當前，檔案管理的重點也應適應數字化管理的需要，從實體檔案管理向信息資源管理轉變，以信息為管理對象，對各類檔案進行數字化處理，利用現代技術手段管理檔案信息資源。信息化檔案資源是可重用的、跨平臺的信息資源。只有通過信息化的檔案資源，才能真正實現檔案信息資源的價值和使用價值，才能為經濟發展、科技進步、社會繁榮等諸多領域提供更全面、更高效、更快捷的服務。它能創造最佳的社會效益和經濟效益，是未來信息社會國民經濟和社會發展的寶貴戰略資源。第二，建立有效的信息系統，充分、合理、安全地利用電子文件。為了實現檔案信息化，必須建立有效的計算機信息系統進行檔案管理。為此，檔案管理部門應做好以下工作:壹是在應用計算機的條件下，完善和規範檔案管理的工作流程，以適應檔案信息化管理的需要；其次，根據檔案處理流程，進行檔案信息系統的軟件功能設計；第三，在信息系統中建立完善的內部控制制度，確保文件的安全。在利用電子文件的過程中，首先要註意電子文件的安全性。由於計算機網絡的快速發展，電子檔案的範圍迅速擴大，數量也急劇增加，尤其是計算機網絡的快速發展。隨之而來的問題是如何防止網絡下計算機病毒和黑客的攻擊，保證電子檔案的安全。其次，電子文件的真實性。在實際工作中，由於電子文件從生成到歸檔缺乏程序化的管理體系，無法實現系統間的直接鏈接，目前電子文件的元數據無法完整歸檔，大部分電子文件與其對應的紙質文件之間也沒有建立統壹的管理方法；用於存儲電子文件的載體的耐久性影響文件的完整性和可靠性，從而影響文件的真實性。第三，電子檔案的法律效力。通常，檔案的法律效力是由其載體決定的。由於電子檔案沒有固定的載體，很難制定相應的法律認可條款，這也是為什麽有光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案壹直沒有得到法律認可的原因。第三，在檔案信息化建設過程中，必須重新思考檔案管理的原則、理論和方法。由於現代信息技術在檔案管理中的應用，檔案管理的新理論、新方法、新原理不斷湧現，提出了檔案學基礎理論從未遇到過的壹系列新問題。比如檔案管理機構的職能和檔案工作體制的變化，檔案管理人員的專業素質，電子檔案的鑒定，電子檔案資料的管理，數字檔案館(室)的建設，檔案工作參與信息高速公路建設等等。檔案管理部門必須理性、科學地思考新技術在檔案信息化建設中的應用所引發的這些理論問題。
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