書信格式壹般分為開頭、正文、結尾、署名、附信等幾部分。
1、開頭。
開頭寫收信人的稱呼，要單獨成行，頂格書寫，表示尊重和禮貌。稱呼之後加上冒號，以示領起下文。
平時對收信人如何稱呼，信上也如何稱呼。寫給長輩的，按長輩稱呼，如“祖父”、“伯父”、“伯母”等；寫給平輩的，比自己年長的稱“哥哥”、“姐姐”等，比自己年幼的，稱“弟弟”、“妹妹”等，也可以直接稱呼名字；寫給晚輩的，可以直接寫名字。
2、正文。
這是信的主要部分。寄信人要向收信人詢問、回答，敘述的內容，都在這裏表述。
正文要另起壹行，空兩格寫起，轉行時頂格。根據內容可適當分段，它包括以下幾個方面內容：
（1）、單獨成行，空兩格寫起。向收信人表示問候。
（2）、另起壹段，空兩格寫起。說明何時收到對方來信，表示謝意；或者詢問對方情況，表示關懷。總之，應首先談對方的事情。
（3）、談自己的事情。每壹件事都要分段寫，使對方壹目了然。回答對方的問題要有針對性，有的放矢。
（4）、可寫有何希望、要求或希望再聯系的事項。
3、結尾。
壹般是寫表示祝願或敬意的話。普通的信多用“祝妳健康”、“此致”、“敬禮”之類的話。祝願的話可因人、因具體情況選擇適當的詞，不要亂用。
結尾的習慣寫法有兩種：
（1）、 在寫完正文之後，緊接著寫“此致”，另起壹行頂格或空兩格寫“敬禮”。
（2）、 不寫“此致”，只是另起壹行空兩格，寫“敬禮”、“健康”、“安好”等詞。
4、署名。
是書信的最後壹行，署上寫信人的姓名。署名應寫在正文結尾的右方空半行的地方。如果是寫給熟識的親屬、朋友的，可加上自己的稱呼，如弟、妹等。後邊寫名字，不必寫姓。
如是寫給組織的信，壹定要把姓與名全部寫上。名字後邊，或在名字的下壹行右下方，寫上發信的年、月、日，以便於收信人查考。
5、附言。
有四種情況：
（1）、附告詳細地址。初次通信或寫信人的地址有變動，應把通訊處或詳細地址通知對方。
（2）、托帶問候的話。如“請代問嬸子好”。有的是別人托寫信人代向收信人問候，如“姐姐附筆問安”。
（3）、附件說明。信中附有照片、票據等，要加以說明。
（4）、附加的話。信寫完以後，發現還有內容要補充，可以加在後面。為醒目起見，常見“另”、“又”或“還有”開頭。或先寫附加內容，最後註明“又及”或“某某（寫信人的名字）又及”作為結束。
由於書信是人類借助文字交流思想感情、互通信息或聯系各種事務的壹種方式，因此在撰寫書信時，態度要誠懇，意想要鮮明，敘述要清楚，內容要具體，語言要得體，書寫要工整。這樣才能使實現交際的目的。
擴展資料：
書信分為壹般書信和專用書信兩大類。
1、壹般書信主要有家庭成員之間的家書類書信，朋友和同事之間的問候類書信、請托類書信、規勸類書信、借貸類書信、慶賀類書信等。這類書信多用於個人和個人之間。
2、專用書信主要有表揚信、感謝信、邀請信等。這類書信多用於單位與人、單位與單位之間。
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