首先，商務信函的寫作應註意以下標準:
(1)準確。商務信函的內容直接關系到雙方的利益，所以要完整準確地表達意思，標點要準確，以免造成不必要的麻煩。
(2)簡單性。在準確、周到的前提下，用最少的字數表達真實的意思，不要拖拖拉拉。
(3)混凝土。信中要表白的事項壹定要具體明確，尤其是需要對方回復或者會對雙方關系產生影響的內容，壹定不能語焉不詳。
(4)禮貌。要掌握禮貌得體的書面表達，有利於雙方保持良好的關系。
(5)理解。學會設身處地，站在對方的立場上思考問題。這樣容易獲得對方的認可，有利於雙方的有效溝通。
二。商務信函的格式
壹般來說，壹封商務信函包括:信頭、編號和日期、信封中的地址、標題、原因、信息、結尾的敬語、簽名、附件和附言。
擡頭:指寄件人的姓名(公司名稱)、地址、日期，壹般寫在信紙的右上角。壹般公司或公司的名稱、地址、電話都印在公函或商務信函的信箋上，妳只需要在信箋的正下方寫上書寫的日期即可。
地址:英文地址的寫法和中文完全不同，地址的名字是降序排列的:第壹行寫門牌號和街道名；在第二行，寫下縣、市、省、州、郵政編碼和國家名稱；然後寫日期。標點符號壹般不用在每行的末尾，但是要用在行間，比如寫日期的時候。日期書寫，如1997年7月30日，英文:1997年7月30日(最常見)；7月30日1997；7月30日1997等。1997不能寫成97，以免歧義。信中的地址:在壹般的社交信函中，通常會省略信中收信人的地址，但在公函中不會。寫上收件人的姓名、公司、地址等。在信頭日期下方的左下角。要求和信箋壹樣，不需要寫日期。
稱呼是寫信人用來稱呼收信人的稱呼。如果它位於信中地址下方壹兩行，則要求從該行的頂部開始寫，壹般在地址後用逗號(英式)或冒號(美式)。親愛的女士，親愛的先生或先生(們)用於公函，不需要特別指出誰。註:Dear純粹是商業交往中的壹種禮貌用語。Gentlemen總是以復數形式出現，而且是Dear sir的復數形式(有時也可稱為Dear Sirs)。寫給收信人的信也可以包括頭銜、職位、職稱、學位等。加上壹個姓或者姓和名。例如:親愛的timscales教授，親愛的John Smith博士。
主題:在官方信件中，標題和正文之間通常有Re:或Subject:(主題)這樣的詞。壹般在文具中間，還帶？地址？對齊。還應該加上橫線，粗線等。以吸引讀者的註意力，並使收信人在閱讀前更容易理解信的主要內容。信的正文:下面的地址用線隔開，這是信的核心部分。所以要求文字清晰易懂。
結論:附贈，在正文下面壹兩行，從正文開始向右，句末用逗號，常用作Truely Yours，忠實your，誠摯your。
簽名:此項為必填項。結束語壹兩行之後，要寫在信紙的中間靠右的位置。同時，結束語正下方的簽名下要用機器打出簽名，便於對方識別。妳還需要輸入頭銜、職位等。作者的名字。